Minden vállalkozás kisvállalkozásként vagy mikrovállalkozásként kezdi az életét, amelyek idővel növekedésnek indulnak, ehhez persze sok tényező együttes feltételére van szükség.
Abban valószínűleg mindannyian egyetértünk, hogy van olyan vállalkozási szint, amikor már nélkülözhetetlen egy megfelelően működő és valós információkat biztosító háttér rendszer, azaz egy ERP, de vajon melyik ez a szint, és ha van ilyen szint egyértelműen meghatározható-e?
Egyre több az adminisztrációs feladat, több számlát kell kiállítani, a banki és egyéb pénzügyi mozgások megszaporodnak, a döntések alapjait jelentő információkat a menedzsment már nem tudja kinyerni a számlázó- és készletkezelő rendszerekből, így mindig a könyvelőt kell bevonni. A könyvelés persze többhetes csúszásban van a valós tevékenységhez képest…
8 kérdés, amely segíthet annak eldöntésében, hogy a cégünkben szükség van-e ERP rendszerre
1. A döntéshez szükséges információt a cégen belül több rendszerből kapjuk, és az információk valóságtartalmát több forrásból kell igazolnunk.
2. Vezetőként már nem látjuk át a cég minden egyes tevékenységét.
3. Az elfekvő készletállomány óriásira duzzadt.
4. Nem ismerjük ügyfeleink vásárlói szokásait.
5. Nem tudjuk külön mérni a telephelyek eredményességét.
6. Az általunk becsült nyereségesség és a könyvelő által lejelentett értékek teljesen más adatokat mutatnak.
7. Nincsenek bázisadataink, amelyek alapján elkészíthetjük a jövőre vonatkozó terveket.
8. Heteket kell várnunk egy egyszerű kimutatásra.
Ha a 8 pontban felsorolt állítások túlnyomó részben igazak cégünkre, biztosak lehetünk abban, hogy eljött az ideje a vállalatirányítási rendszer bevezetésének. De nem elég, ha a cég mérete és működése szükségessé teszi az ERP bevezetését, a vezetőknek komoly elhatározást kell hozniuk, majd fel kell mérniük, hogy vajon a cég sikeresen tudná-e venni az akadályt.
Mielőtt belevágnánk
Mérjük fel a szükséges erőforrásokat, tervezzük meg a projektet.
Bontsuk lépésekre, szakaszokra a bevezetést.
Legyen belső projektmenedzser, aki összefogja az egész folyamatot.
Készüljünk fel vészhelyzetekre is.
Legyen megfelelő szakembergárda, projektcsapat.
Mérjük fel a kollégák számítógépes képzettségét, ha nem elég képzettek, vegyenek részt oktatáson.
Alapozzuk meg a döntéseinket.
Amikor belevágunk, a siker valószínűsíthető, ha
1. a cégvezető hajlandó elhagyni a cégen belüli apróbb problémákat azért, hogy a globális problémákra és döntésekre fókuszáljon;
2. a cégvezető kellően bízik a munkatársaiban és azok szaktudásában ahhoz, hogy feladatokat delegáljon, és felelősségi köröket határozzon meg;
3. a cégvezető ki tud jelölni helyettest vagy alsóbb szintű menedzsert, aki a kisebb ügyeket a közvetlen beavatkozása nélkül elintézi helyette;
4. a vállalkozás és a dolgozói hajlandóak áttérni egy magasabb szintű informatikai rendszerre;
5. a cég minden alkalmazottjában van igény és hajlandóság a változásra, változtatásra;
6. a cég és a cégvezetés hajlandó az ERP-rendszer érdekében változtatni a meglévő folyamatokon;
7. elfogadnak tanácsokat;
8. a cég fel tud mutatni legalább egy olyan szervezőkészséggel rendelkező személyt, akit belső projektmenedzserré lehet tenni;
9. a cégvezető vagy projektvezető a kommunikációs csatornákat megfelelően kezeli, és mindenkit informál;
10. a cég elég stabil ahhoz, hogy a kiépített rendszert működtesse.
Giller Tamás
