Az Egyesült Királyság Kincstára 1997-ben kezdeményezte az Állami Beszerzési Kártyaprogram (GPC) elindítását, amely a Nemzeti Számvevőszék (National Audit Office) vizsgálatának eredményeire reagálva és a Védelmi Minisztériumban az olcsó termékek vásárlásával kapcsolatos programmal összhangban született meg. A vizsgálatból kiderült, hogy a vásárlás költségei, a használati díj, a számlakivonatok költsége, és az átutalási megbízás kibocsátása sok esetben meghaladták a vásárlás összegét. (A szóban forgó áru valójában egy 80 pennys lakat volt, ami végül a számítások szerint összesen 90 fontba került!) A kiírt pályázat eredményeképpen a Kincstár a Visa Internationalt és öt kibocsátó bankot bízott meg a kártyaprogram kidolgozásával és működtetésével.

A GPC elfogadását megelőzően a Finance and Resource Management Directorate (FRM) egy független tanulmányt készíttetett a KPMG-vel, amely a programból fakadó és a minisztériumnál jelentkező megtakarításokat prognosztizálta. A tanulmány végkövetkeztetése szerint a program használatával a tranzakció költsége több mint a felére csökkenne minden átutalásnál. A minisztérium a Barclays Bankot jelölte ki a GPC szolgáltatójának. Ezt követően hat hónapon keresztül tesztelték a kártyát (írószerek, könyvek, irodai felszerelések és más apróbb értékű tárgyak vásárlása kapcsán), s mivel a próbaidő sikerrel zárult, a minisztériumi dolgozók megkezdhették a kártya igénylését. A minisztérium az Egyesült Királyság kormányával közösen, minden rutinbeszerzés elektronikus módon történő megvalósítását tűzte ki célul.

A kártya jellemzői

A GPC terheléses kártya, amelyet annak a szűk körű vásárlóközönségnek fejlesztettek ki, akik alacsony árú termékeket és szolgáltatásokat kívánnak vásárolni közvetlenül a gyártótól. A kártya megszünteti a megrendelési bizonylatok, szerződések vagy egyéb követelésekkel kapcsolatos rengeteg papírmunkát. A pénzügyi bizottság minden kártyahasználóval megegyezik az egyes tranzakciók során maximálisan elkölthető összegben, illetve a havi limitben. Az előbbi jellemzően 500 font, míg utóbbi maximum 1000 font lehet. A limit összegét könnyedén lehet akár felfelé, akár lefelé módosítani – mindössze egy telefonhívásba kerül. A módosítás akár egyetlen tranzakcióra is vonatkozhat.

Hogyan működik?

Először jóváhagyják az igénylő kérését: a kártyaigénylő űrlapot kitöltik és elküldik feldolgozásra, majd onnan továbbítják a Barclays-hoz, amely többek közt egyénre szabott fizetési limitet határoz meg minden egyes kártyatulajdonos egyéni helyzetének megfelelően. Az adatok feldolgozása után, a Barclay öt munkanapon belül megküldi a kártyát az igénylőnek. A kártyatulajdonosok ezt követően már közvetlenül használhatják kártyájukat a Visa elfogadói hálózatában. A megrendeléseket közvetlenül a szállítók veszik fel személyes találkozás során, illetve telefonon, faxon, email-n vagy akár interneten keresztül. A szállító ezután betáplálja a tranzakciót egy terminálba az egyedi kártyatulajdonos azonosító számával együtt. Amint azt elfogadják, az áru vagy a szolgáltatás kiadását jóváhagyják, az árút pedig kiszállítják. Az összeget a szállító számláján, 2-4 napon belül írják jóvá. A kártyatulajdonosok havi számlaegyenleg értesítést kapnak, amelyket a pontosság érdekében összevetik a tranzakció nyomtatvánnyal.

Kinek kedvez a GPC?

A kártya fő előnye az idő és ráfordítás megtakarítása az alacsony értékű beszerzések esetében. A kártya értékes forrásokat szabadít fel más felhasználók számára, a szállítók számára pedig gyorsabb fizetést eredményez – 2-4 napot az általános 28 nap helyett.

A tapasztalatok szerint a végfelhasználók szeretik a kártyát, mert egyéni igényeiknek megfelelő szolgáltatást kapnak és közvetlen kapcsolatban állnak a szállítókkal. Mindamellett nyomon követhető az alacsony értékű beszerzés teljes folyamata, kevesebb a készpénz a folyamat során, kevesebb a papírmunka és az adminisztráció, csökkennek a hibák, lehetővé válik az azonnali fizetés, magasabb szintű a szállítókkal való kapcsolat, gyorsabb szállítás, valamint a hivatalos szervezeteknek automatikusan utalható az ÁFA.