Egy ERP rendszerbevezetésnek mindig van valamilyen előzménye. Felmerülhet a folyamatok szabályozásának igénye a vállalkozás vezetői vagy alkalmazottai részéről. Ezek lehetnek a vezetői kontrolling rendszer hiányosságai vagy egyszerűen a hatékonyság növelése, azaz az eddig használt rendszerek integrálásából származó előnyök kihasználása is. Vagyis az ERP bevezetésről szóló döntés mögött számos különböző motivációs tényező állhat. Ezek kijelölik a célt, amelyet a rendszerbevezetéssel el kell érni. Ha ez a cél nem teljesül, vagy nem olyan mértékben teljesül akkor beszélünk sikertelen rendszerbevezetésről.
Okok és tényezők, amelyek sikertelen bevezetéshez vezet(het)nek:
1. Nincsenek megfogalmazott célok
Ahogy a bevezetőben is említettem a cél határozza meg az irányt, így ha nincsenek jól megfogalmazott célok, elvárásaink sem lehetnek. A hazai ERP bevezetések bizonyos részénél nincsenek pontosan lefektetett célok, legtöbbször csak vágyak vannak, ezek pedig irreálisak. Ilyen vágy, hogy legyünk jobbak, mint a versenytársaink, de a cél valójában az lenne, hogy a lehető legtöbb informatikai kiszolgáló rendszert (számlázó rendszer, készletkezelő rendszer, kassza program, könyvelő rendszer, stb.) egységesítsük, integráljuk, így növelve a hatékonyságot, vagy olyan értékesítési mechanizmusokat építsünk be (alakítsunk ki), amelyek segítségével növelhetjük az értékesítésünket és így jobbak leszünk a versenytársaknál.
A hibásan megfogalmazott célok, irreális elvárásokhoz vezetnek, ezeknek pedig egyenes következménye az elégedetlenség. Láthatjuk, hogy milyen fontos a valós célok megfogalmazása.
2. A rendszer kiválasztása nem megfelelő körültekintéssel történt
Egy rendszer kiválasztása bizony nem egyszerű feladat. Nagyon sok tényezőt kell figyelembe venni. (Hogy melyeket, arról itt olvashat bővebben.) De kiemelnék két pontot, amit nem részleteztem a fenti tanulmányban sem. Az egyik, hogy a döntéshozóknak végig részt kell venniük a rendszer kiválasztási folyamatban, nem hagyhatják azt csak a kulcsfelhasználókra (egy-egy terület vezetéséért felelős kollégák). A másik, hogy vonják be a kiválasztási folyamatba a végfelhasználókat is (a rendszert használó kollégák). A döntést a felsővezetőknek kell meghozniuk, de a döntés előkészítésében meg kell hallgatni azok véleményét is, akik majd a rendszert használni fogják. Ha nem közös döntésen alapul a választás, akkor valamelyik fél a folyamat végén elégedetlen lesz.
3. Belső projektvezető hiánya
A hazai kkv szektorban a projektvezető funkciója még kissé ismeretlen, vagy nem megfelelően használják ezt a szerepkört a cégen belül. Legtöbbször a legfelső döntéshozó kinevezi magát belső projektvezetőnek és kapcsolattartónak, de nem tudja ellátni ezt a feladatot a napi egyéb teendői mellett, hiszen egy céget kell üzemeltetnie, életben tartania, nem pedig „csak” egy feladatra (projektre) fókuszálni. A belső projektvezető egy olyan kolléga, aki pontosan tudja, hogy a cégnél ki mivel foglalkozik, tudja, hogy egy adott kérdésre kinél talál választ, nem feltétlenül munkahelyi vezető. Egy ERP rendszerbevezetés esetén belső projektvezetőnek kifejezetten alkalmatlan egy új kolléga, mivel nem ismeri eléggé a folyamatokat ahhoz, hogy hatékonyan támogassa a munkát, de ugyanígy alkalmatlan a cég ügyvezetője is, a fent felsorolt okok miatt. A projektvezető nem feltétlenül informatikai végzettségű, inkább üzleti szempontból kell átlátnia a céget, a folyamatokat. Ha van ilyen projektmenedzser (kapcsolattartó) az nagyban megkönnyíti a rendszerbevezető cég munkáját, hiszen az ő (külső) projektmenedzserük pontosan tudja, hogy kérdés, probléma esetén kihez kell fordulnia és a belső projektvezető szállítani fogja a választ, megoldást még akkor is, ha ő maga nem közvetlenül teszi ezt.
4. Írásbeliség hiánya
Ami nincs leírva az nem is létezik – mondhatjuk. Ez egy informatikai projekt esetén még jobban igaz. A személyes kommunikációknak is utólag írásos formát kell öltenie. A célokat írásba kell foglalni, szükség van projekttervre, amiben felvázoljuk a rendszerbevezetés menetét, a fontosabb mérföldköveket (határidőkkel). Ha valami írásban van, arra utólag mindkét fél hivatkozhat, ami számos későbbi konfliktust előzhet meg.
Korábbi cikkemben írtam egy ERP rendszer árának meghatározásáról és abban a bevezetés költségénél említettem az igényfelmérés szakaszt. Nagyon fontos, hogy az igényfelmérés, rendszerfelmérés felelősségteljesen történjen. A „mindent tudnia kell a rendszernek” rossz hozzáállás. Mi mindent? Honnan tudhatnánk, hogy a bevezetés után másnap pontosan mire lesz szüksége az ügyfélnek? Ez nem megfelelő hozzáállás. A rendszer kiválasztásakor fel kell térképezni a rendszert a vállalkozás vezetőinek, kulcsfelhasználóinak és végfelhasználóinak, hogy számukra megfelelő lesz-e, rendelkezik-e minden olyan funkcióval, jelentéssel, riporttal, exporttal, amelyekre szükség lesz. Természetesen lehetnek hiányosságok, de erről szól a felmérés, hogy tisztán lássuk, melyek ezek, és úgy határozzuk meg a bevezetés időpontját, hogy a hiányosságokat le lehessen programozni, meg lehessen valósítani. Ne a gombhoz varrjuk a kabátot. Sokszor hallom azt, hogy „legyen jövő hónapban a rendszer indulása”, anélkül, hogy bárki felmérte, átnézte volna, hogy az alkalmas lesz-e a vállalkozás számára. Akinek fontos a saját cége, veszi a fáradságot és órákat, napokat, heteket tölt azzal, hogy lepróbáljon minden olyan folyamatot az ERP rendszerben, amelyre a mindennapi munka során szükség lesz. Ennek hiánya nagyon komoly problémákhoz vezethet, amelyről a cikk második felében fogok írni.
6. Ragaszkodás a berögzült rossz folyamatokhoz
Egy ilyen rendszerfelmérés nagyon jó alkalom arra, hogy tisztában legyünk azzal, milyen folyamatok és mennyi idő alatt zajlanak le a cégünkön belül. Illetve alkalmat ad arra is, hogy átértékeljünk, jobbá tegyünk bizonyos folyamatokat. Ha valaki képes erre, akkor a rendszerbevezetés után nagyon elégedett lesz. Ha a rossz, elavult, nem hatékony munkafolyamatokat akarjuk továbbra is használni, sikertelen rendszerbevezetéshez vezethet.
7. Oktatás hiánya
Egy rendszerbevezetés során mindig megtörténnek a kulcsfelhasználói és végfelhasználói oktatás, de itt az a probléma, hogy egy integrált és komplex rendszer esetén ennek hónapokig kellene tartania , hogy minden felhasználó magabiztosan kezelje a rendszert. A rendszerbevezetés során történő oktatások nem ezért vannak. Egy céljuk van, hogy a felhasználók az éles indulás után az alapvető területeken elboldoguljanak, képesek legyenek számlát kiállítani, megrendelést leadni, stb. Ha előre nem gondoskodunk a felhasználók további képzéséről, akkor egyszer csak ott találjuk magunkat egy komplex rendszer közepén, minimális tudással.
8. Számítógép felhasználói ismeret hiányosságai
Erről a témáról is írtam már az általános számítógép felhasználói ismeret a kkv szektorban című cikkemben. Igaz, hogy ezt még 2010-ben írtam, de sajnos még mindig aktuális. És, hogy ez miért akaszthatja meg az ERP bevezetés folyamatát? Az ERP rendszer számítógépeken működik, aki nem tudja magabiztosan kezelni a számítógépet, az sajnos az ERP rendszer működtetésében is gyengébben teljesít.
9. Anyagi problémák
Pénz nélkül nem megy. Azt hiszem talán ezt kell a legkevésbé kifejteni, hiszen ha nincs pénz, vagy nincs elég pénz a bevezetés során felmerülő igények programozására, akkor sikertelen lesz a projekt. Érdemes elolvasni a Mennyibe kerül egy ERP rendszer? című tanulmányt.
10. Nem gondolunk a jövőre (üzemeltetés)
Ha megtörtént az ERP rendszer bevezetése ,utána is van élet, valakinek üzemeltetni kell, ha erre nem készülünk fel előre, akkor komoly problémáink lehetnek, erről itt olvashat bővebben.
Egy jó tanács a jövőre nézve: kommunikáljanak, kommunikáljunk sokat. Ha a projektben résztvevő két fél folyamatosan kommunikál és a változások lekövetésre kerülnek, akkor csökkenthetjük a hibalehetőségek számát és növelhetjük az elégedettséget, amely a rendszer használatából származik. Kívánok mindenkinek sikeres ERP bevezetést!
Giller Tamás www.erpblog.org
