Ma már egyetlen cég sincs meg informatikai háttér nélkül. A vállalatirányítási rendszer pedig arra is képes, hogy a kis- és középvállalkozások általános problémájának – tudniillik, hogy sok a költségük és kevés a bevételük – okát feltárja. A kis- és középvállalatoknak először arról kell dönteniük, hogy milyen megoldásra van szükségük, amely ár–érték arányban optimálisan kiszolgálja az igényeiket, majd ki kell választaniuk a szállítót. Egyik sem könnyű feladat, ráadásul a döntés hosszú évekre szól.
Sorra jelennek meg a kisebb vállalatok igényeire butított verziók, de a kkv-tudás mégis gyakran hiányzik ezekből a rendszerekből, hiszen alapvetően nem a klasszikus kisvállalatok működési szisztémájára fejlesztették őket. Bizonyos árbevétel, tudás és felhasználószám alatt egy nagyobb vállalatirányítási megoldás megöli a céget. Sokan erejükön felül vállalják a bevezetést, de a működési hatékonyságuk helyett a terheik nőnek. Ráadásul a nagy nemzetközi megoldások esetében a frissítés vagy a verziókövetés olyan magas költséget ró az üzemeltetőre, hogy azt egy kkv nem engedheti meg magának. Ezért érdemes lehet hazai megoldást választani, még akkor is, ha megvan az a furcsa szokásunk, hogy jobban bízunk a külföldi termékben.
Egy rendszer bevezetése mindig több szereplő együttműködésén alapszik, ezen az együttműködésen múlik az eredmény is, hogy mennyire lesz sikeres a projekt. Egy komplex rendszer bevezetésénél a szolgáltató cég birtokában van a szakmai tudás és felkészültség, hogy hogyan lehet egy szoftvert hatékonyan bevezetni, de ez csak a siker egyik összetevője. A szoftver megfelelő implementálása során ugyanekkora szerep jut a vállalkozásnak is, ahol a rendszert majd használni fogják. A saját vállalkozásunkat mi ismerjük a legjobban, mi tudjuk, hogy mi hogyan működik, mi vagyunk az információk birtokában, nem pedig a szoftvert szállító cég. Nekik legfeljebb egy megfelelő bevezetésmódszerük (know-how) van - mondja szakértőnk, Giller Tamás. (Ezért valójában a sikeres szoftver bevezetéshez két projektmenedzserre van szükség.)
A sikeres szoftverbevezetés 7 pontja
1. Döntsük el, hogy milyen problémára várunk választ a hazai IT-megoldástól, és keressük meg a piacon az alkalmasakat erre.
2. Szedjük össze pontokba, hogy mit szeretnénk az informatikával megoldani.
3. Konzultáljunk a szállítókkal, vagy keressünk független tanácsadókat.
4. Nézzük végig a referenciákat: azok mennyire hasonlítanak a mi cégünkre, mit mondanak a szoftverről azok, akik már évek óta azt használják.
5. Kérjünk specifikációt a kiválasztott szállítóktól: ők hogyan oldanák meg az adott problémát.
6. Az így elindult párbeszéd alapján lehet árajánlatot kérni. A jó árajánlat skálázható, tételesen felsorolja, hogy mit ad és mennyiért. Tisztán kell látnunk a bevezetési struktúrát, a várható tanácsadói órákat, a később esedékes költségeket, hogy hitelesen tudjuk összehasonlítani az ajánlatokat.
7. Kérjünk demóbevezetést azoktól a szállítóktól, amelyeknek a megoldása szóba jöhet. Ez három-négymillió forint feletti megrendeléseknél éri meg a feleknek, ebben az esetben ugyanis a fejlesztő már munkaórát fektet be. Ezen a ponton derül ki az is, hogy ki mennyire rugalmas, és kialakul-e a bizalom a szállítóval szemben. Az ár mellett ez is nagyon fontos!
