A nagyvállalatoknak tehát nemcsak az alkalmazottak által gyakran taxikban felejtett számítógépek, és a rajtuk tárolt adatok jelentenek problémát. A cégek ugyanis egyre nagyobb mértékben kénytelenek az e-maileket és a csatolt elektronikus tartalmakat archiválni, és ezek tárolása, kezelése jelentős többletköltséget jelent számukra. Ráadásul az archiválásnál fontos szempont, hogy az adatok ne sérüljenek, ne törlődjenek, és véletlen törlés esetén is megmaradjanak, illetve a jogszabályoknak megfelelően tárolják őket, védve az esetleges külső behatolásoktól.

Az alkalmazottak úgy gondolják

A Symantec megbízásából készített felmérés ugyanakkor arra mutat rá, hogy a vállalatok többségénél még mindig nem a megfelelő módon és mértékben védik a tárolt leveleket, adatokat. Többnyire még az sem tisztázott, hogy a vállalaton belül kinek a feladata az adatok védelme és tárolása. Az alkalmazottak mintegy fele gondolja, hogy az ő feladatuk az elektronikus levelekről biztonsági másolatot készíteni. Csaknem ugyanennyien vélekednek úgy, hogy ez a rendszergazdák felelőssége. A munkavállalók döntő többsége tévesen azt hiszi, hogy a küldött és fogadott leveleket a rendszergazdák archiválják, illetve a törölt levelekről is minden esetben készül másolat.

Kiemelkedő adat, hogy a cégek 94%-ánál nem azonnal és automatikusan készül biztonsági másolat a tárolt adatokról, és csupán 44%-uk készít biztonsági másolatot az alkalmazottak laptopjain lévő e-mailekről. Ezzel éles ellentétben áll, hogy a megkérdezettek több mint háromnegyede határozottan állítja, hogy a mobil eszközökön tárolt információi jelentős üzleti értéket képviselnek. A megkérdezettek közül néhányan azt állították, hogy ötmillió font (1 825 000 000 Ft) értékű információ található a laptopjaikon.

Konkoly Thege Szabolcs, a Symantec területi igazgatója szerint az elektronikus levelek értékének növekedése, kezelésük növekvő költsége, valamint sebezhetőségük csökkentésének igénye arra sarkallja a vállalatokat, hogy egy olyan stratégiát dolgozzanak ki, amely garantálja az elektronikus levelek biztonságát, és a vállalati ügymenetnek megfelelően biztosítja az archiválást és az adatok tárolását.