A kilencvenes évek közepéig lényegében csak a vállalkozók fantáziája, pénztárcája és leginkább az ideje szabott határt annak, hogy hová és mennyi időre szerveztek hivatalos utazást. A kis- és középvállalkozásoknál éppúgy, mint a multinacionális cégeknél, a jutalmazás közkedvelt formája volt a hivatalos kiküldetés, amikor adómentes napidíjjal a zsebben lehetett pihenni.

Vezessünk útinaplót!

Mára azonban adókötelessé lett a napidíj jelentős része, s emellett még egy igen szigorú rendelkezés is bekerült a személyi jövedelemadó-törvénybe. Ennek a lényege a következő: a hivatali, üzleti utazások valamennyi költsége növeli az adóalapot, ha(!) az utazásra vonatkozó dokumentumok, a körülmények valós tartalma alapján akár közvetve is megállapítható, hogy az utazás csupán látszólag szolgált hivatali vagy üzleti célt. A törvény részletezi, hogy a szervezés, a reklám, a hirdetés, az útvonal, az úti cél, a tartózkodási idő, a szakmai és a szabadidőprogram aránya alapján lehet ténylegesen eldönteni, hogy turista- vagy üzleti utazásról van-e szó.
Vagyis a dokumentálás, az adminisztráció nagyon fontos az üzleti utak esetében. Adószakértők szerint érdemes útinaplót vezetni. Különösen a gyanúra okot adó esetekben, például, amikor télen síparadicsomban, nyáron tengerparton zajlik az üzleti konferencia. Vannak persze egyértelmű esetek, mint például azé a kft.-é, amelynek egy év alatt tíz üzleti útját minősítette át az adóhatóság magáncélúvá, mivel egyiknek a hivatalos jellegét sem tudta dokumentumokkal igazolni.

Mi reprezentáció?

A hivatali üzleti utazások elszámolásánál 2001. június 16-tól egy fontos változás történt. Ennek értelmében a juttató tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai, hitéleti rendezvényeken, eseményeken, valamint az állami, egyházi ünnepekkel kapcsolatos rendezvényeken részt vevők közül azon személyek utazásának, szállásának költségét, akik a program szerint ott a munkájukat végzik, nem kell reprezentációnak tekinteni, ha arra a hivatali, üzleti utazásra vonatkozó szabályok egyébként alkalmazhatók. Ebbe a körbe tartoznak a rendezők, a szervezők, a meghívott előadók, a fellépő művészek, a munkaköri feladatuk szerint az esemény által érintett meghívottak is.
Az utazás és a szállás reprezentáció keretében való biztosítása azoknál a személyeknél merül fel, akik az eseményen vendégként, tehát üzleti partnerként, díszvendégként, hozzátartozóként vesznek részt. Mindez azért fontos, mert a repiköltségek elszámolhatóságát tavaly igencsak megszigorították.

Természetbeni juttatásként

A vállalkozások – mindezek ellenére – gyakran számolnak el magánjellegű utakat hivatalos útként, mondták kérdéseinkre válaszolva az APEH ellenőrzési főosztályán. A kis- és középvállalkozásoknál főleg az ügyvezető-tulajdonos és annak családja, a nagyobb cégeknél pedig a menedzsment tagjai részesülnek ily módon juttatásban. Gyakori az is, hogy a nagyobb vállalkozások a meglévő és potenciális üzleti partnereiket igyekeznek kellemes utazások keretében rávenni az üzletkötésre.
Mindez nem ütközik jogszabályba, ha a cég tisztában van vele, hogy ilyenkor nem az üzleti útra, hanem a természetbeni juttatásokra vonatkozó adószabályokat kell alkalmazni, azaz ha megfizeti utána a 44 százalék személyi jövedelemadót, a 29 százalék társadalombiztosítási és a 3 százalék munkaadói járulékot. És ez még mindig előnyösebb, mint ha ugyanezt az összeget egyszerűen bérként fizetnék ki. A természetbeni juttatás költsége és közterhe ugyanis elszámolható a vállalkozás költségei között.

A lebukás valószínűsége

Az utazási és a kiküldetési költségek ellenőrzését egyébként esetlegesen végzik az adóhatóságnál, a költségszámlák vizsgálatán belül, ha a revizor azt indokoltnak látja. Így annak ellenére, hogy az adózók gyakran tüntetik fel hivatalosnak a magánjellegű utazásaikat, az ezzel kapcsolatos megállapítások aránya az összes adómegállapításon belül nem számottevő. (Ennél jóval nagyobb összegű adóhiányra derül fény a fiktív számlák miatt vagy azért, mert eltitkolta az árbevételét az adózó.)

Gyakran hiába a dokumentáció, mert a revizor utánanézhet a hivatalos útnak. Az utazási irodák pedig kötelesek az adóhatóság adatszolgáltatási igényét kielégíteni. Sok vállalkozó „bukik le” oly módon, hogy az utazási iroda más programról tájékoztatja az adóhatóságot, mint amit a vállalkozó állított. Az adóhatóság elmarasztaló határozata ellen természetesen fellebbezhetünk, de – mint az APEH-ban mondják – a hivatalos utak magáncélúvá minősítése esetén „nem nagyon rohannak a bíróságra a vállalkozók”.

Egy eset, amikor dokumentumokból, útinaplókból ugyan nem volt hiány, de az APEH-nak feltűnt, hogy az érintett cég 18 alkalmazottja járt együtt Brazíliában előadást hallgatni a szójatermesztésről, miközben az utazási iroda programja szerint az Amazonas folyónál jártak, és helikopteres panorámarepülésen vettek részt. Az ellenőrök így nem fogadták el az utazásokkal kapcsolatos kiadásokat a gazdálkodás érdekében felmerült költségnek, hanem természetbeni juttatásnak minősítették, és így adó- és járulékhiányt állapítottak meg.
Egy betéti társaság bel- és kültagja – férj és feleség –spanyolországi utazásukat igyekezett hivatalos jellegűnek minősíteni: elvben egy szakmai kongresszuson jártak, ám a számlákból kiderült, hogy valójában az alternatív programokra (városnézés, bevásárlás) fizettek be. Fél év múlva Svájcba is elmentek egy tíznapos üzleti útra, amivel kapcsolatban az tűnt fel az adóellenőröknek, hogy az utazás óta eltelt három év alatt semmilyen svájci gazdasági kapcsolat nem jött létre. Ez utóbbi, persze, nem feltétele a hivatalos útnak…