A legtöbb munkáltató előnyként értékeli, ha a pályázó megemlíti, rendelkezik referencia-listával, tehát olyan személyekkel, akiktől a leendő munkáltató véleményt, ajánlást kérhet. A lista mellett konkrét ajánlólevéllel is erősíthetjük pályázati anyagunkat. A Jobpilot karriermagazinjának összeállításában Kiss Gabriella tanácsadó segít a minél tökéletesebb ajánlólevél megírásában.
Bár hazánkban a munkaerő-kiválasztási eszközök közül a referencia-listát illetve az ajánlólevelet egyelőre nem alkalmazzák olyan gyakorisággal, mint az önéletrajzot vagy a motivációs levelet, ennek ellenére bármikor előfordulhat, hogy a leendő munkáltató igényt tart rá a kiválasztási folyamat során. A veszély tehát fennáll, és mivel akár nagyon rosszul is elsülhet, ha a jelölt az utolsó pillanatban, kapkodva verbuválja össze az ajánlókat, ezért mindenképp érdemes alaposan átgondolva előre összeállítani egy lehetséges listát.
Az utóbbi két-három évből válasszunk ajánlót
A referencia-listán olyan személyeket célszerű feltüntetni, akikkel a jelölt az utóbbi 2-3 évben munkakapcsolatban állt, akik ismerték feladatait, eredményeit, teljesítményét, képességeit, hozzáállását, és mindezekről képesek írásban és szóban egyaránt objektív képet festeni. Olyan ajánlót, akivel nem álltunk munkakapcsolatban akkor válasszunk, ha befolyásos, hiteles személy és jól ismer bennünket.
A volt főnök akkor is megfelelő, ha időközben alacsonyabb pozícióba került. Attól még ugyanolyan hitelesnek tartják jellemzését. Az a munkáltató is jó ajánló, akinél a megcélzott álláshoz képest más jellegű feladatokat végeztünk. Ha például marketing-területről képeztük át magunkat PR-területre, és a munkáltató egy PR-est keres, volt marketing-vezetőnk is tökéletes referencia. Az ajánlólevelet kérők elsősorban nem a jelölt szakmai tudására, hanem főként egyéb tulajdonságaira kíváncsiak. Kerüljük viszont a rokonok, velünk egykorú barátok említését, foglalta össze tapasztalatait Kiss Gabriella karrier-tanácsadó.
A listán szereplőket előtte meg kell kérdezni
A lista összeállításánál először természetesen az összes a lehetséges ajánlót meg kell kérdezni, hajlandó lenne-e szóban vagy/és írásban jellemezni bennünket. Igenlő válasz esetén egyeztessük le, mely időpontokban hívhatja őket a leendő munkáltató. Fontos tisztázni azt is, idejük engedné-e az ajánlólevél elkészítését. Ha nincs ajánlónk, és a leendő munkáltató kérné, akkor őszintén mondjuk el az okokat.
A jó ajánlólevél általános jellemzés, és arra ad választ, milyen munkaerő volt a jelölt. Kiss Gabriella szerint az ajánlólevélben mindenképp szerepelnie kell annak, hogy az ajánló mennyi ideig dolgozott együtt a pályázóval, és annak is, hogy miért őt tartja megfelelőnek az állás betöltésére.
A legtöbb munkáltató emellett főleg arra kíváncsi, hogyan látta el a munkáját a jelölt, mennyire volt megbízható és terhelhető, hajlandó volt-e kompromisszumokat kötni, illetve, hogy mennyire volt pontos/pontatlan. Mindezek megválaszolása mellett a levélben érdemes kitérni arra is, miért hagyta el a vállalatot. Az objektivitás miatt a pályázó esetleges hibáit is szükséges, sőt kötelező megemlíteni, habár ez esetben érdemes azonnal megjegyezni, miként kezelhetőek a kevésbé pozitív vonások.
A formátumát tekintve az ajánlólevél - nevéhez híven - levél formátumú, elkészítésekor ugyanazon formai eszközöket kell alkalmazni, mint a hivatalos levelek írásakor. Hosszúságával kapcsolatban Kiss Gabriella elmondta, a legjobb, ha fél oldalnál nem hosszabb a levél, kivéve, ha a régi munka jellegéből adódóan (pl. project manager) példákkal szükséges, illetve lehet alátámasztani a jellemzést.
Őszinteség mindenek felett
Mivel az ajánlólevél célja, hogy a jelölt személyiségét fesse le, az öt-hat éves referencia nem megfelelő. Túl távoli ahhoz, hogy hitelt érdemlő legyen - véli Kiss Gabriella. Az objektivitás pedig egyrészt azért fontos, mert a pályázónak is kellemetlen, ha az ajánlólevélben a valóságtól elrugaszkodott jellemzés szerepel, majd néhány hét után útilaput kötnek a talpára. A túlzott dicséret azért sem előnyös, mert elbizonytalanítja a munkáltatót: tisztában van azzal, hogy senki sem tökéletes, és azzal is, hogy csak kivételes esetekben fordul elő, hogy a pályázó rendelkezik mindennel, ami az adott munkakör betöltéséhez szükséges.
Az ajánlólevelet - ha nincs külön előírva - elegendő egy nyelven megíratni volt munkáltatónkkal. A tapasztalatok ugyanis azt mutatják, még úgy is nehéz rávenni az elfoglalt vezetőket az ajánlólevél megírására, ha azt csak magyarul kell megfogalmazniuk.
