Kollektív döntés
Hendrik van Loon szellemes megjegyzése szerint az értekezlet egy olyan csoport, amely kizárólag akkor ér el eredményt, ha három tagja közül az egyik hiányzik, egy másik pedig véletlenül beteg. Ez sokat sejtet abból, mennyire hatékony tud lenni egy-egy értekezlet.

Egy átlagos munkahelyen az alkalmazottak idejük 30 százalékát töltik értekezleten, míg ez az arány egy vezető esetében elérheti a 70 százalékot is. A napjainkban elszaporodott értekezleteket a teammunka előtérbe kerülése, és a hatékonyság növelésének igénye indokolja. No és persze arról se feledkezzünk meg, hogy az értekezleten kollektív döntések születnek, melyek megosztják az egyébként egyetlen személyre terhelhető felelősséget.

Az értekezlet típusai
• Tervmegbeszélő, eligazító
• Problémamegoldó
• Informáló, tájékoztató
• Végrehajtó, igazgatósági
• Ötletkereső (ritka)
• Motivációs (ritka, általában krízishelyzetekben)

Mikor hívjunk össze értekezletet?
Mivel a munkavállalók az idejük egyre növekvő részében ülnek értekezleteken, érdemes az értekezlet automatikus összehívása előtt annak indokoltságát megvizsgálni.
Ennek során a következő kérdéseket tehetjük fel magunknak:
– Valóban olyan horderejű a téma, hogy mindenképpen ki kell kérni több ember véleményét?
– Várhatóan olyan eredmény születik, amely megéri a ráfordított időt és munkát?
– Ebben a témában kikkel érdemes együttműködni, hányan vannak ilyenek a cégnél?

Csak a megfelelő válaszok esetén hívjunk össze értekezletet. Egyébként feleslegesen fecséreljük az időnket egymás meghallgatására.

Mire figyeljünk egy értekezlet kapcsán?
– Legyen az értekezletnek konkrét célja, amelynek alapján kidolgozzuk napirendjét.
– A megfelelő embereket hívjuk össze, akik valóban érintettek az adott témában és ahhoz hozzá is tudnak szólni.
– Készüljünk fel rá előzetesen, és erre a résztvevőket is kérjük meg. Ezáltal mindenki érdemlegesen tud hozzászólni a témához, és egyben optimális döntés is születhet.
– Határozzuk meg a résztvevők megfelelő létszámát! Gyakran nem fordítanak figyelmet a létszámra, ami pedig elengedhetetlen. A konszenzus megszületésének érdekében ugyanis minél több embert kell meghívnunk, ugyanakkor figyelembe kell vennünk, hogy legfeljebb 15 tagú csoportok döntésképesek.
– Ne hagyjuk, hogy a résztvevők feleslegesen hosszan fejezzék ki magukat, és az értekezleten éljék ki szereplési vágyukat!
– A hogyan kérdését tartsuk szem előtt a miért helyett. Vagyis ne arra koncentráljunk, miért kellet összehívni az értekezletet, miért alakult ki a probléma, hanem inkább arra, hogy mindezt hogyan olthatnánk meg.
– Az értekezlet eredményét ne hagyjuk elveszni, annak későbbi végrehajtására is fordítsunk kellő figyelmet! Jelöljünk ki felelőst, akinek előre meghatározott időre és formában végre kell hajtania az értekezleten született döntéseket. E nélkül az értekezletek elvesztik értelmüket. A résztvevők úgy érzik feleslegesen ültek órákat, hiába születtek jó határozatok, amikor azokat nem ültetik át a gyakorlatba. Ez hosszú távon akár demoralizáló is lehet.
– Pontosan kezdjük az értekezletet, és az előzetesen megtervezett időhöz tartsuk magunkat!

Az értekezletvezető feladatai
A legfontosabb feladata az értekezlet levezetőjének van, hiszen rajta múlik az ülés sikeressége.

Ő határozza meg az értekezlet célját és napirendjét, amelyet ismertet, és annak betartatására ügyel. Gondoskodik az értekezlet zavartalan lefolyásáról, a szünetek beiktatásáról. Ugyanakkor mindenképpen ügyelnie kell arra, hogy minden résztvevő hozzászólhasson a témához anélkül, hogy személyeskedéssé fajulna a megbeszélés.

Mikor jó egy értekezlet?
Akkor jöhetünk ki elégedetten egy értekezletről, ha az csakis a témához szükséges időre szorítkozott, és megfelelő megoldást találtunk a felvetett problémára. Ezenkívül a megfelelő döntések és a konszenzus érdekében fontos, hogy a résztvevők ki tudjanak bontakozni, véleményükkel hozzájárulhassanak az eredményhez, amelynek a gyakorlatban történő megvalósulására is megfelelő figyelmet kell fordítanunk.

Az értekezlet során felhasználható eszközök
Egy megbeszélés folyamán a kommunikáció minden eszközét felhasználhatjuk.
A résztvevők meggyőzése során segítségül hívhatjuk a verbális kommunikáció – gesztusok, mimika, testtartás, hangsúly – összes fajtáját. Ugyanakkor az észérveket írásos anyagokkal – diagramm, jelentések – támaszthatjuk alá. Fontos, hogy az eszközök kiválasztásánál ne essünk felesleges túlzásokba.

Ha konszenzus elérése a cél, először az érzelmekre hassunk, mivel az emocionális elkötelezettség után nem állnak szkeptikusan a racionális indokok elé. A jövőben várhatóan az egyes személyiségtípusoknak megfelelően fogják megválasztani a kommunikáció eszközét, hiszen nem ugyanazok a technikák győznek meg egy melankolikus és egy szangvinikus egyént.

Problémás emberek az értekezleten
Gyakran találkozhatunk a résztvevők között olyanokkal, akik megakasztják az értekezlet lefolyását és hátráltatják az eredmény megszületését. Ezt természetesen több módon érhetik el, például keresetlen kommentárokkal szakítják meg az értekezletet, kérdésekbe burkoltan kiselőadást tartanak, és kiélik szereplési vágyukat. Gyakran előfordul, hogy egyszerre több kérdést vagy provokatív kérdéseket tesznek fel, de az sem ritka, hogy magánvita felé terelik a beszélgetést. Ezekre azonban előzetesen felkészülhetünk, így megfelelően kezelhetjük őket.

A jövő értekezlete
Mivel napjainkban a munkavégzés során a csoportos döntés és a konszenzus iránti igény egyre nő, az értekezletek tartása elengedhetetlen lesz egy vállalat életében. Ez azonban rengeteg időt vesz igénybe, amit a számítástechnika nyújtotta lehetőségekkel ellensúlyozhatunk.

Vállalati levelezőrendszeren, belső e-mailek segítségével tarthatjuk meg az értekezletet, ahol mindenki a saját számítógépe előtt ülve szól hozzá a témához, illetve a többiek észrevételeit is elolvashatja. Hosszú távon pedig a videokonferencia segítségével egymástól távol levő emberek vehetnek részt ugyanazon az értekezleten, és így használhatják a verbális kommunikáció eszközeit is.