Fókuszban az idő
A legfontosabb tényező a költözésnél, hogy mennyi időt érdemes rászánni az ingatlankeresésre. Makkai Zsuzsanna, az Ablon Kft. értékesítési vezetője szerint a keresést a beköltözés előtt minimálisan fél évvel ideális megkezdeni tekintettel arra, hogy a lehetőségek felkutatása (6-8 hét) és a kiválasztást követően a szerződés letárgyalása (6-8 hét), majd a testre szabott bérleménykialakítás (6-8 hét) is időt vesz igénybe. A költözés során a fenti fázisok egyenkénti időigénye ugyan csökkenthető, de az ügyfél preferenciáinak módosulása miatt a folyamat el is húzódhat. Ezt a fél éves idő intervallumot nemcsak több mind tulajdonosi, mind ügynöki oldalról megkérdezett ingatlanpiaci szakember, hanem a www.iroda.hu áprilisi felmérése is alátámasztja. A kutatásban a szavazók 41.1%-a tette le voksát a fél éves időtávlat mellett.
Azonban a költözés lebonyolítására szánt idő számos egyéb tényezőtől függ, szerepet játszik a cég mérete, tevékenysége is. Nagyobb cégek esetén, esetleg "build-to-suit" megoldásoknál pedig szinte minden esetben elérheti a 18-24 hónapot is, főleg ha a bérlői igények még az építési engedélyt is részlegesen módosítják. Makkai Zsuzsanna szerint az alapvető összefüggés az, hogy a méretben, vagy funkcionalitásban, szélsőséges igények esetén a bérlők a kínálat sokkal kisebb szegmenséből választhatnak. Általában ez vagy kompromisszumokkal jár, amivel nem könnyű megbarátkozni, és a keresési fázis elhúzódik, vagy a szükséges kompromisszumokat bevállalni nem kívánók, a megfelelő megoldások generálásában érdekeltek, amelyek - tekintettel a piac sajátosságaira - azonnal nem lehetségesek. A költözés előkészítése Fontos számba venni a keresés elején, hogy a költözés kapcsán milyen szolgáltatókkal kell felvenni a kapcsolatot, külön tekintettel arra, hogy igénybe veszünk-e külső szakmai segítséget, ingatlanügynökséget, bérlőképviselőt vagy sem. Ha az önálló keresés mellett döntünk, saját időnkből kell az adott ügyre áldozni és így a piaci ismeretek hiányában a költözési idő hosszabbodhat.
A döntés
Az irodakereséssel foglalkozó személy legtöbb esetben nem egyezik meg a döntéshozó személlyel, aki általában csak a végső stádiumnál a kiválasztási, illetve döntési folyamatnál csatlakozik a projekthez - jelezte Takács Róbert az Eston International Rt. irodadivízió vezetője. A kezdeti kiválasztási folyamatban többnyire az irodavezető, vagy az ügyvezető asszisztense kerül bevonásra. A költözés azonban hosszú-távra szóló és jelentős invesztíciót igénylő beruházás, ezért a döntéshozó az ügyvezető igazgató, akit szakma-specifikus tanácsokkal támogat a menedzsment többi tagja. A pénzügyi vezető gazdasági szempontból vizsgálja a projektet, költségelemzéseket végez, összehasonlító táblákat készít és manapság egyre gyakrabban az ügynökségei bérlőképviselő közreműködésével segít a kedvezmények, díjcsökkentések elérésében. Az IT vezető feladata számítástechnikai környezet felmérése, a technikai háttér kivitelezhetőségének megállapítása. A HR vezető kulcsszerepet játszik a folyamat egészében, hiszen rálátása van a különböző divíziókra, azok optimális elhelyezkedésére, illetve a csapat egészére. A nagyobb cégeknél az ingatlan üzemeltetési igazgató az említett feladatok mindegyikét egy személyben látja el, természetesen konzultálva a szakértőkkel.
#page#
Első és legfontosabb döntés a kiválasztott ingatlannal kapcsolatos a bérleti szerződés kondícióinak véglegesítése és a szerződés aláírása, hiszen az összes többi szolgáltatóval kötendő megegyezés ennek függvénye. A bérleti szerződés aláírása, illetve az esetek zömében a bérleti szerződésben rögzített pénzügyi garancia (kaució) folyósítása azért is fontos, mert a kivitelező csak ettől az időponttól kap bérbeadói felhatalmazást az irodaterület kialakítására, mely akár 6-8 hétig is eltarthat.
Ezután, vagy akár ezzel egy időben az irodabútoros céggel is érdemes megegyezni, mert a bútorok szállítási határideje akár 3-5 hét is lehet, attól függően, hogy melyik gyártótól rendeljük meg, vagy melyik országból érkezik.
A IT kábelezés általában a bérlő feladata, ez nincs benne a bérleti díjban, viszont legtöbb esetben a tulajdonos tud ajánlani olyan szolgáltatót aki az épületben több irodában kialakította már a rendszert, így ha megfelelő a szolgáltató ez nem igényel túl sok utánajárást.
A költöztető céggel akkor fontos felvenni a kapcsolatot, ha már megvan a költözés időpontja, a költözés volumene, hiszen ennek függvényében tudnak árajánlatot adni. Manapság a költöztető tenderek kiírásánál egyre gyakrabban előtérbe kerülnek a költöztető által végzett egyéb szolgáltatások, mint például bútorszerelés, számítógép szerelés, vagy az újabban igényelt elektronikus leltár software.
A költözés kivitelezése és utána
A bérlemény kialakítása a leghosszadalmasabb feladat a költözésnél, ez magában foglalja a válaszfalazást, padlószőnyeg lefektetését, festést, új irodaépület esetében a gépészeti rendszerek kialakítását, a kulcsrakész átadást.
Az IT kábelezés a bérlemény kialakításával egy időben is történhet, hiszen ez is egy elég időigényes folyamat. Az irodabútorok szállítása, mely a szállított mennyiségtől függően 1-5 napig is eltarthat természetesen csak a padlószőnyeg lefektetése után indulhat. Ezt követően lép be a képbe a költöztető cég, aki a személyes holmik átköltöztetésén kívül elvégzi a régi irodabútor szét és összeszerelését is igény szerint.
A költözés befejeztével még koránt sincs vége a teendőknek, hiszen számtalan olyan feladat vár még ránk, amely a címváltozással kapcsolatos: pl. névjegykártyák, szórólapok, brossurák, elektronikus tartalmak, címek megváltoztatása, melyeknek nyomdaköltségét még az elején érdemes beépíteni a büdzsébe.
Az új irodát - természetesen profilunk függvényében - érdemes meghirdetni, esetleg nyílt napot tartani a vevőknek, partnereknek, beszállítóknak egyrészt, hogy tudatosítsuk bennük a címváltozást, másrészt hogy ők is részesei legyenek a fejlődésnek, amin cégünk keresztül megy.
Nem mellékes az sem, hogy a költözés alatt lehetőség van kis mértékű bevételhez jutni, pl. a régi bútorok értékesítésével, de sajnos ez a másodlagos piac még eléggé gyermekcipőben jár, így a használt bútorok ellenértéke ritkán számottevő.
