A 2003. novemberében elfogadott 2003. évi XCIV. számú, az Egységes Munkaügyi Nyilvántartásról (EMMA) szóló törvény szerint 2004. május elsejétől a foglalkoztatóknak a munkaviszony létrejöttére és megszűnésére új adatszolgáltatási kötelezettséget kell teljesíteni. A törvény felhatalmazása alapján kibocsátásra került az Egységes Munkaügyi Nyilvántartással kapcsolatos bejelentés és nyilvántartási kötelezettség szabályozásáról szóló 67/2004. (IV.15.) Korm. rendelet és az Egysége Munkaügyi Nyilvántartás keretében használt azonosító kódok képzéséről, kiadásáról és alkalmazásáról szóló 18/2004. (IV.25.) FMM rendelet. E rendelet értelmében – a munkaadó telefonon vagy interneten tehesse meg a munkaviszony létrejöttére, illetve megszűnésére vonatkozó bejelentési kötelezettségét – saját adataihoz történő hozzáférést biztosító kódot kell igényelnie.

Az EMMA nyilvántartást a Munka Törvénykönyvének hatálya alá tartozó munkaviszonyokra terjed ki, de azokat az adatokat is tartalmazza, amikor a munkaadó a munkavállalóval olyan munkaviszonyt létesít, ahol a munkaadóra a Munka Törvénykönyve nem terjed ki.

A köztisztviselői (közszolgálati) jogviszonyokra, a közalkalmazottakra, a Magyar Honvédség hivatásos és szerződéses állományú katonáira, a bírókra és az ügyészekre ez a nyilvántartás nem terjed ki, mivel más nyilvántartási kötelezettség vonatkozik rájuk.

Az EMMA felé a munkaadók bejelentési kötelezettségüket a Foglalkoztatás elősegítéséről és a munkanélküliek ellátásáról szóló 1991. évi IV. törvény mellékletében közölt adatlap kitöltésével teljesíthetik.

Az Adatlap a munkaadókról és munkavállalókról az alábbi adatokat tartalmazza:

Munkaadó adatai:

- adószám/adóazonosító jel,
- megnevezés,
- székhely címe,
- telephely címe,

Munkavállaló adatai:
- TAJ szám,
- személyi adatok: név, születéskori név, nem, anyja neve, születés helye, dátuma),
- állampolgársága,
- iskolai végzettség,
- szakképzettség megnevezése,

Munkaviszonyra vonatkozó adatok:
- munkaviszony kezdete, vége,
- munkaidő hossza,
- heti munkaidő hossza,
- személyi alapbér összege, fajtája.

A munkaviszony létrejöttének időpontját a munkaszerződés megkötését követő napon, de legkésőbb a munkába állást követő napon kell bejelenteni. A munkaadónak az első bejelentést követő bejelentések során saját adatai közül csak az adószámát/adóazonositó jelét, székhelyét és telephelyét kell közölnie.

A munkaviszony megszűnésének időpontját legkésőbb a munkaviszony megszűnését követő napon kell bejelenteni és ekkor elég csak a munkavállaló TAJ számát közölni. Ha ez a nap szombat, vasárnap vagy munkaszüneti nap, akkor az azt követő munkanapon kell bejelenteni.

Ezt a bejelentést a munkaadó személyesen vagy képviselője útján teljesítheti a fővárosi, illetve megyei munkaügyi központ bármelyik kirendeltségén, írásban postai úton tértivevénnyel vagy kézbesítő segítségével a Központ részére, de – mint már említettem – teljesítheti telefonon, vagy interneten is. Ezért van szükség a saját adataihoz történő hozzáférést biztosító kód megszerzésre.

A Munkaügyi Nyilvántartó Központnak a beérkezett kérelmek és az abban közölt adatok valódiságának megvizsgálására öt nap áll rendelkezésére. Amennyiben a kérelmezőnek az adatok hozzáféréséhez való jogosultsága fennáll, akkor a Központ létrehozza az azonosító kódot és a kód átvételének időpontjáról a kérelmezőt értesíti. Amennyiben az igénylő nem felel meg a jogszabályban előirt előírásoknak, akkor a kérelmező adatokhoz való hozzáférési kód jogosultságát nem adja meg. A határozattal szemben fellebbezéssel lehet élni, melyet a Foglalkoztatási Hivatal főigazgatója bírál el.

A foglalkoztatói illetve munkavállaló kód kérelem benyújtásakor illetéket nem kell fizetni, és a leírtakból látható, hogy a kérelem benyújtása egyszerű ezért ne várjuk meg a birság kiszabását.