Menedzser cucc, vagy topis öltöny?
Hazánkban a legtöbb üzleti tárgyalásra már megfelelő öltözékben érkeznek a felek. Persze még mindig ki-kivillan néhány fehér zokni, de sokat konszolidálódott a helyzet az elmúlt tíz esztendőben. A legfontosabb, hogy az üzleti öltözet megválogatásánál nem saját személyiségünket, hanem azt a szerepet kell hangsúlyoznunk, amit megkíván a szerepünk. A számítástechnikai pultban szinte tradicionális szokássá lett a farmer és a flanel ing, míg a bankszakmában a sötétkék öltöny és a bordó nyakkendő.

Profi randevú
Partnerünket ne csupán megfelelő ruhában, és forró kávéval vagy üdítővel várjuk, hanem előkészített módon. Biztosítsuk parkolóját, ha erre mód van a munkahelyen. Értesítsük recepciósunkat minden vendég érkezéséről, hisz nekünk is kellemes dolog, ha úgy jelentenek be minket; – „Megjött akit vártál!” Rossz példa erre az Emke building ahol például túlméretezett védekezésként elkérik az érkező vendég személyi igazolványát. Az embereket a tárgyalás előtt érzelmeik is befolyásolják, és az akadályoztatástól, „igazoltatástól” mindenki frusztrációt él meg. Az ilyen túlzó ellenőrzés negatívan befolyásolhatja tárgyalásunkat.

Térkép, támpont, pontosság
Készítsük elő vendégünk érkezését oly módon is, hogy pontos tájékoztatást adunk arról, hogy talál el hozzánk. Ha megérkezett, segítsük le a kabátját, kínáljuk meg valamivel, és éreztessük vele vendégszeretetünket. Vendégünket nem illik várakoztatni, de ha erre kényszerülünk, akkor feltétlen személyesen kérjük türelmét, vagy értesítsük munkatársainkat (titkárságunkat) arról, mennyi ideig kell várakoznia ránk. Persze a vendégre ugyanez vonatkozik, nem illik késnie.

Székfoglaló – helyesen
A helyes protokoll szerint a házigazda jelöli ki, hogy ki melyik székre foglal helyet (ráutaló magatartással, például rámutat a székre, vagy a hölgy vendégnek kihúzza, alá segíti azt). Ha ezt nem tenné, bátran megkérdezhetjük, hová üljünk le. Érdemes figyelni arra, hogy a tárgyaló felek másfél méteren belül üljenek egymáshoz képest. Ha olyan helyzetbe kerülünk, hogy partnerünk távolabb ül le tőlünk, nyugodtan kérjünk engedélyt, hogy közelebb húzódjunk, és mindketten „lássuk a monitort” vagy a papírt.

NO bagó, semmi pia!
A szigorú üzleti protokoll szerint (Európáról beszélünk!) tilos a dohányzás, de illik olyan időközönként szünetet tartani a tárgyalásban, amennyi időnként a dohányosok külön vonulhatnak. Nem szigorú protokoll szerint a dohányzást az asztalra helyezett hamutartó szabadítja fel. Szintén nem illik partnerünket alkohol tartalmú itallal kínálni, – persze kivéve, ha bort akarunk eladni neki – se rövid, se hosszú italokat ne ajánljunk. Helyes kínálás: kávé, tea, ásványvíz, üdítő (szénsavas, vagy szénsav nélküli). Persze erre helytelen felelet az, hogy ebben a sorrendben jó lesz! Egy dolgot azonban illik, érdemes elfogadnunk.

A kávé illemtan 4 pontja:
• Nem illik dobni a cukrot. (Kanalunkkal helyezzük a csészébe a kockákat.)
• Nem illik csörömpölve kavarni és a csésze széléhez veregetve lerázni, vagy lenyalni a kanalat.
• Alacsonyról kell beletölteni a tejet. (Ne fröcsögjön ki)
• Használjunk csészealjat, vagy alátétet. (A csésze nyomot hagy az asztalon!)

Vendéglátás irodában és étteremben
Az irodai környezetben nem lehet teli szájjal tárgyalni, így csak az egész napos, szünetekkel megszakított hosszú tárgyalásokra szokás apró falatokkal készülni. (Pogácsa, apró szendvicsek, chipsek, vagy egyszerű hidegtálak formájában.) A vendéglátás helyszíne az étterem. A vendégünket úgy illik meghívni, hogy előtte tudakozódunk étkezési szokásairól. (Például moszlim vendégünket nem visszük a csülök csárdába.) és jó előre tudakozódunk az étteremről, akár előre rendelhetünk menüt is, ha többen megyünk. Ha bennünket hívnak meg vendégnek, ugyancsak illik előre jelezni diétánkat, vagy hogy vegetáriánusok vagyunk, különben nem illik fanyalognunk, ha vendéglátónk nem készül fel erre, és utólag különleges igényeinket se illik előhozni. Az üzleti partnereknek szánt ajándékot az étkezés végén, a távozás előtt illik átadni, vagy a partner szállodájába kell küldetni. A hölgyeket illik virággal köszönteni, amin ne legyen még celofán csomagolás sem! Az uraknak ilyenkor illik bort, vagy italt adni, ám azt díszdobozban. Akit vendégül láttak, annak másnap egy köszönő kártyát illik küldetni a meghívóhoz, futárral, vagy más elfogadott módon.

Belső kapcsolatok, kulturáltan
A cég belső vezetése, munkatársai is megfelelő kapcsolatban kell álljanak egymással, egymást is meg kell, hogy tiszteljék. Ha a cég tradicionalista, úgy a titulusokat a belső tárgyalásokon is használhatják, még akkor is, ha egyébként tegeződnek. (igazgató úr, légy szíves, stb.) Ha a légkör oldottabb, úgy egymást a keresztnevükön szólítják a munkatársak.

10 pont a jó értekezletek szervezéséhez
• Ne kezdődjön késő délután és ne tartson sokáig.
• Előre osszuk szét a napirendet, hogy mindenki tudja, mivel kell készülnie
• Hagyjunk időt a közben felvetődő kérdésekre is
• Mindig pontosan kezdjük el, hogy a későket is pontosságra szoktassuk. (Ne késsünk!)
• Tudassuk előre, mikor lesz a szünet. (45 percenként legyen!)
• A szünetben oldott hangulatban pihenjünk, ne folytassuk az imént hallottakat.
• Az értekezlet résztvevőit előre meghatározott koreográfia szerint zavarhatják üzenetekkel. (Például a titkárságról beadott üzent formájában, amit csak írásban válaszolhatunk meg.)
• Értekezleten tilos sztorizni.
• Legyen az értekezletnek vezetője, és tartsa magát a napirendhez
• Illetlen dolog itt kimutatni szélsőséges érzelmeinket. (örömünket, vagy dühünket)

Aki nem lép egyszerre...
...az nem csak az esti rétesről marad le. Az üzleti életben, vagy akár egy felvételi interjún is komoly lemaradásokra számíthat. Ezért érdemes inkább elmenni egy protokoll tanfolyamra (két-három napos tréningek) vagy olvasson utána a témának, mielőtt végzetes hibákat követ el. Ha mégis hibázunk, – mivel emberek vagyunk, és ez természetesen előfordul – humorral, a helyzet megnevezésével oldjuk az ebből adódó feszültséget, így tudathatjuk partnerünkkel, hogy az illemszabályt ismerjük ugyan, de most véletlenül ezt megszegtük, és nézze el nekünk.

V. T.