A manuális adatkezelés nemcsak hogy lassú, hibalehetőségekkel teli is. Egy-egy elütött szám, rosszul beillesztett sor komoly következményekkel járhat. Minél több ember dolgozik ugyanazokkal az adatokkal, annál nehezebb biztosítani, hogy mindenki ugyanazt, ugyanakkor és ugyanúgy lássa.
Amikor nincs egyértelmű felelősség és visszakövethetőség
Egy vállalati folyamatban sok esetben az is fontos, hogy mikor, ki és milyen döntés alapján módosított egy adatot. Az Excel-alapú működésben ez csak korlátozottan követhető vissza. Ha több verzió kering ugyanabból a fájlból, vagy ha nincs egységes adatkezelési szabály hozzárendelve a folyamatokhoz, akkor egy hiba eredetét nehéz megtalálni.
Ez különösen akkor válik problémává, amikor a vállalat növekedni kezd. Egy kisebb csapatban még működhet az informális egyeztetés, de több telephely vagy a munkavállalók számának növekedése esetén már nem lehet kizárólag személyes tudásra és szóbeli megállapodásokra építeni. A működésnek átláthatónak, ellenőrizhetőnek és skálázhatónak kell lennie.
Dobozos rendszer, egyedi fejlesztés vagy egy harmadik út?
Az ERP bevezetésére többféle megközelítés létezik. A dobozos rendszerek előnye, hogy gyorsabban elérhetők és sok általános, vállalati folyamatra kész megoldást adnak. Hátrányuk ugyanakkor, hogy a cégnek sokszor alkalmazkodnia kell a rendszer logikájához, még akkor is, ha a saját működése ettől eltér.
A teljesen egyedi fejlesztés nagyobb szabadságot biztosít, hiszen pontosan a vállalat folyamataira építhető. Ez viszont jellemzően hosszabb, költségesebb és nagyobb tervezési fegyelmet igénylő út. Nem minden vállalatnak van szüksége arra, hogy nulláról építsen fel egy komplex vállalatirányítási rendszert.
