A probléma akkor kezdődik, amikor a vállalat működése túlnő azon a szinten, amit táblázatokkal biztonságosan és pontosan lehet kezelni. Egyre több raktárhely, rendelés, ügyfél, beszállító és munkatárs jelenik meg a folyamatokban, miközben az adatok továbbra is külön fájlokban és sokszor manuális frissítéssel mozognak. Ilyenkor az Excel már nem segítség, sokkal inkább kockázati tényezővé válik.

Amikor a táblázat már nem a valóságot mutatja

Az egyik legfontosabb jel, hogy eljött a váltás ideje, amikor a táblázatban szereplő adatok egyre gyakrabban valótlanok. A rendszer szerint készleten van egy termék, a raktárban mégsem található. Vagy épp ellenkezőleg, a weboldalon nem rendelhető egy termék, mivel készlethiányt észlel a rendszer, azonban a valóságban rendelkezésre áll az adott termék a raktárban.

Ez különösen a kereskedelemben és a logisztikában okozhat komoly problémát. Legyen szó kis- vagy nagykereskedelemről, e-kereskedelemről vagy hagyományos bolti értékesítésről, már egyetlen pontatlan készletadat is elég ahhoz, hogy hibás döntések láncolata induljon el.

A manuális munka egyre több időt visz el

Az Excel egyik előnye a rugalmasság, de ez egy bizonyos pont után hátránnyá válik. Ha a munkatársaknak naponta több táblázatot kell frissíteni, adatokat másolni egyik fájlból a másikba, e-mailekből keresniük információkat, majd ezeket kézzel összesíteniük, akkor a vállalat működése túlságosan nagy mértékben függ az emberi pontosságtól.