A Clearswift, az információbiztonság egyik vezető vállalata felmérésben vizsgálta a munkahelyi e-mail használatot. A 2004 decemberében 4500 dolgozó által kitöltött online kérdőív tanúságai szerint Egyesült Királyságban, az Egyesült Államokban és Németországban a munkavállalók közel 40 százaléka naponta legalább egy órát tölt azzal, hogy munkaidőben barátainak, rokonainak leveleket ír, vagy vicceket és más - az üzletmenet szempontjából - kevésbé lényeges dolgokat küldözget a vállalati levelezőrendszeren keresztül. Csak minden tizedik dolgozó állítja, hogy soha nem használja személyes célokra a vállalati levelezőrendszert. A Clearswift felmérése kimutatta, hogy a vállalati termelékenység körülbelül hét százalékkal javulna, ha a dolgozók munkával töltenék azt az időt, ami jelenleg magáncélú levelezéssel telik el.
A felmérés jelentős eltéréseket mutatott ki a különböző munkakörök és országok között. Az IT munkatársak 29 percet, így átlagosan öt perccel kevesebbet töltenek naponta a magánlevelekkel, mint más dolgozók. Azonban - akár informatikai, akár más területeken - az amerikai dolgozók fordítják a legtöbb időt a személyes levelezésre. A nem informatikával foglalkozó munkatársak Amerikában évente legalább 21 napot töltenek magánlevelezéssel, ami az összes ország között a legmagasabb. A németországi IT dolgozók töltik ugyanakkor a legkevesebb időt személyes ügyeikkel, évente 12,5 napot. A német IT alkalmazottak közel 30 százaléka saját bevallása szerint soha nem használta a vállalati levelezőrendszert magáncélra.
"A vállalati rendszerek személyes levelezésre történő használata csak egy fajtája a vállalati szektort sújtó jogosulatlan e-mail tevékenységnek." - mondta el David Guyatt. "A nem megfelelő e-mail használat egyebek mellett munkahelyi zaklatási perekhez, illetve levélszemét és vírusok megjelenéséhez vezet. A vállalatoknak világos házirendek formájában kell lefektetniük a dolgozók web- és e-mail használatának szabályait annak érdekében, hogy a termelékenység ne szenvedjen hátrányt. A MIMEsweeper for Web például testre szabható olyan módon, hogy bizonyos idősávokban csak az üzleti célú internet-használatot engedélyezze, míg más időszakokban a magáncélút is. Így az alkalmazottak - például ebédidőben vagy munkaidő előtt és után - lebonyolíthatják magánlevelezésüket, de ezeken az időszakokon kívül csak munkahelyi ügyekkel tudnak foglalkozni." - tette hozzá David Guyatt.
