A kis- és középvállalatoknak (kkv) igen sok cég - köztük informatikai és tanácsadó - kínál testreszabott szolgáltatásokat, figyelembe véve speciális igényeiket. De létezik számos olyan IT-üzleti folyamat is, amelytől a nagyok és a kisebbek élete egyaránt kiszámíthatóbbá, jobban finanszírozhatóvá válik. Ilyen az outsourcing, az integrált vállalatirányítási rendszer vagy az e-kereskedelem. Sőt lehet, hogy a kkv-k a versenyképességük érdekében még inkább ki tudják használni az IT-megoldásokkal elérhető átláthatóbb működésből származó előnyöket. Csakhogy sem az infrastruktúra, sem a költségek oldaláról, és valljuk meg, sokszor tudatilag sincsenek felkészülve arra, hogy bármilyen szolgáltatás adekvát legyen a számukra. Az elmúlt években ugyan érezhető a hazai kkv-k igénye a minőségi IT-szolgáltatásra, a nagyvállalatoknál végbement paradigmaváltás a kicsiknél mégis csak a kezdeteknél tart.

Felértékelődött információ Míg egy nagyvállalat talán megengedheti magának, hogy sok szakértővel, heterogén környezetben működjön, a kisebb cégeknek az egységes technológia különösen fontos. Náluk ugyanis viszonylag szűk menedzsment - sokszor a tulajdonos egy személyben - dönt a vállalat méretéhez képest nagy összegű beruházások megvalósításáról. - Az ő számukra éppen ezért sokszorosan fontos, hogy a naprakész információt könnyedén elérjék, mégpedig megfizethető áron - hangsúlyozza Papp Zoltán, a Volán Elektronika Rt. vezérigazgató-helyettese. - A korábban mindössze adatfeldolgozásra használt vállalatirányítási szoftver - még akkor is, ha az adott vállalat sem méretében, sem pedig struktúrájában nem változott - az átlátható működés eszközévé válik: az operatív döntéseket ezzel gyorsabban és az aktuális adatok ismeretében tudják meghozni. Sőt a rendszer azáltal, hogy a napi döntéseket segíti, stratégiai kérdéssé is válhat. - Míg korábban elsősorban a kereskedelem területéről kerültek ki az ügyfeleink, ma már egyre több gyártó, illetve szolgáltatást nyújtó kisvállalkozás ismeri fel az integrált vállalatirányítási rendszerekben rejlő lehetőségeket - teszi hozzá a szakember. Ez persze nem azt jelenti, hogy a kisvállalatok eddig nem használtak számítógépet és különböző, a működésüket könnyítő szoftvereket. Csakhogy az egyes részterületekre kialakított, egymástól függetlenül működő követőprogramok a mai kihívásokra már nem jelentenek megoldást. Az igények körvonalazódásával mintha az integrált vállalatirányítási rendszerek piaci kínálata is tisztulna. A szállítók specializálódnak, és egy-egy nagyobb fejlesztő alaprendszerhez kapcsolódnak, tehát egyfajta szabványosodás figyelhető meg e téren. Ez megkönnyíti a biztonságos választást, de azért még így is maradnak kérdések, például a beruházás megtérülését illetően.

Ugyanazt kérik, másképpen

 - Tévedés azt gondolni, hogy a kisebb vállalkozás kevesebbet vár el az integrált vállalatirányítási rendszertől, mint a nagyvállalat. A fő különbség a rendszert használók számában és a döntési folyamatok gyorsaságában van - állítja Biber Attila, a Microsoft Business Solutions üzletágvezetője.

Tehát hiába kisebb a vállalkozás mérete, az ERP rendszernek ugyanúgy számos funkcióját - internetes megjelenés, kulcs üzleti indikátorszámok (KPI), döntést támogató eszközök, grafikonos eredménymegjelenítés, CRM funkciók - használja, sőt.

- Kifejezetten olyan komplex, erősen testre szabható alaprendszert szeretnének, amely az igények változásával extraköltség nélkül bővíthető, és biztonságos. Nem egy nagy rendszer csökkentett funkcionalitású változatát szeretnék megvásárolni - hangsúlyozza a Microsoft szakértője. A Microsoft CRM rendszere például meg tud jeleníteni a call centerhez szükséges adatokat. Szükség esetén maga a rendszer is kiépíthető, még akkor is, ha jelen pillanatban ennek a technikai költsége túl magas a kkv-szegmensnek, valamint valós igény sincs rá.

A kicsik - gyenge cash flow-ellátottságuk okán - minél kedvezőbb árral és rövid megtérülési idővel szeretnének kalkulálni.

- Racionálisan az éves árbevétel egy százaléka költhető informatikára, és egy kisebb vállalat, maximum tizenöt felhasználó esetében célszerű, ha a beruházás egy-két éven belül megtérül. Egy harminc-negyven egyidejű felhasználót kezelő rendszer esetében persze ez az idő akár öt-nyolc évre, de lehetőleg még a hardver elavulási idején belülre tolódhat ki - elemzi a helyzetet Papp Zoltán. A megtérülés záloga a magasabb szintű vevőkiszolgálás és számlakibocsátás, a logisztikai támogatás vagy az operatív döntéseket segítő naprakész információ lesz.

Ezek a rendszerek persze nem olcsók. Papp Zoltán szerint ERP rendszer bevezetésekor az egy felhasználóra eső komplex díjat és a költségstruktúrát érdemes vizsgálni. Általában a hárommillió és a százmillió forintos projektről is elmondható, hogy összköltségéből a jogdíj, a bevezetés élőmunkadíja és a hardverköltség egyenlően részesedik.

- Míg a nagyvállalat költségvetése elvisel egy viszonylag magasabb tanácsadói díjat, a kis- és középvállalatok erre szűkmarkúbban fordítanak - osztja meg tapasztalatait Biber Attila. Mint ahogyan ebben a körben a bevezetés sem tarthat tovább két-három hónapnál, legfeljebb két-három ember közreműködésével. Az üzemeltetéshez egy informatikus szaktudásának elegendőnek kell lennie.

Költségcsökkentő outsourcing

Jellemzően azonban még egy száz számítógéppel rendelkező cégnél sincs több, mint egy-két rendszergazda. S tudásuk sok esetben nem elegendő egy komoly ERP rendszerhez. De van költséghatékonysági probléma is. Mert például a routerhez ritkán kell hozzányúlni, ám ha meghibásodik, megbéníthatja a cég működését. Viszont a kezelésére cégen belül kiképezni egy embert nem érné meg. A probléma megoldása az informatikai feladatok részben vagy egészben való kiszervezése. Egyes cégek - például a Humansoft - olyan virtuális informatikai szervezetet kínál a kkv-k részére, amelyen keresztül egy nagyvállalati IT-szervezet szolgáltatásait élvezhetik. Így az általános ismeretek mellett az erre szakosodott cégnél lévő speciális tudás jut el hozzájuk is, előre kiszámítható, tervezhető havi díjért.

A tevékenység kihelyezésének csak egy területe a számítástechnikai eszközök és rendszerek külső partnerre bízása. Egy cég működésében még számos olyan rész van, amely nem tartozik szorosan fő tevékenységi körhöz, és így leválasztható a törzsről. A Xerox nemrégiben készített felmérése - ebben harmincöt nyugat-európai és tizenöt magyar vállalatot vizsgált - szerint például egy ötszáz fős cég nagyjából évi százmillió forintnak megfelelő összeget költ másolásra, nyomtatásra, faxolásra, szkennelésre, irodán belüli digitalizálásra. A vizsgálat eredményei egy területen mutattak eltérést: az átlagos magyarországi középvállalatnál száz felhasználóra hetvenhét irodatechnikai eszköz jut, épp a duplája a nyugat-európainak. Irodai dokumentumkezelésben tehát outsourcinggal jelentős hatékonyságnövekedés és költségcsökkentés érhető el. Részleges vagy teljes kihelyezéssel pedig még az olyan nehezen számszerűsíthető kiadások, mint az eszközgazdálkodás hatékonysága, az IT-infrastruktúra és a help desk szolgáltatások, illetve a felhasználói produktivitás is átláthatóvá válnak.

De bármely típusú integrált vállalatirányítási rendszer bevezetésénél, illetve a tevékenység kihelyezésnél a sikerhez szükséges, hogy a vállalat vezetői egyértelműen elfogadják és dolgozóikkal is elfogadtassák az új környezetet, eljárásokat. A problémák zökkenőmentes kezeléséhez intenzív belső kommunikációra és maximális vezetői támogatásra van szükség.