Százmillió forint - a harmincöt nyugat-európai és tizenöt magyar vállalat megkérdezésével készített Xerox-felmérés szerint egy ötszáz fős cég nagyjából ennyit költ évente másolásra, nyomtatásra, faxolásra, szkennelésre és irodai digitalizálásra. Az irodatechnikában nem a létszám a költségtényező, így ez alapján arányosítani sem lehet, de ennek az összegnek a töredéke is nagy ráfordítást jelent egy magyar kis- és középvállalkozásnak (kkv).

A beszerzési ár és az üzemeltetési költségek mellett természetesen a minőség is nagyon fontos, amikor valaki irodatechnikára költ, de mint a Piac és Profit által megkérdezett gyártók válaszaiból kiderült, Kelet-Közép-Európában az árérzékenység felülkerekedik. Így a kiscégek az igényekhez képest gyengébb teljesítményű - és olcsóbb - eszközöket vesznek, és nem mindig az eredeti kellékanyagokat preferálják. Holott éppen a kopó- és kellékanyagok mennyisége és persze a szervizelések gyakorisága dönti el, hogy a megfelelő eszközt választotta-e a cég vezetése. Rosszabb esetben egyedül, a jobbikban azonban - a kínálati és keresleti oldal erős szegmentáltsága miatt - szakértő segítségével.

- A kisvállalkozásokat ebből a szempontból nem is kettő, hanem három szegmensbe kell sorolni - mondja Barabás György, a Lexmark ügyvezetője. Az ötfős körüli mikrovállalkozások nagyon keveset nyomtatnak, jellemzően kevés személyi számítógépük van, és keveset fénymásolnak. Ennek a körnek ajánlottak a kis teljesítményű tintasugaras nyomtatók. A tízfős cégekre sem jellemző a hálózatba kapcsolt számítógép, nő viszont náluk a nyomtatott oldalszám, ami egy kategóriával magasabb eszközt követel meg. A 20-50 fős kisvállalkozásoknál a hálózatba kötött számítógépeket a munkacsoportos használatot lehetővé tevő eszközöknek kellene kiszolgálniuk. Itt már megjelenik a fénymásolás, faxolás, sőt egyre hangsúlyosabban a szkennelés igénye is. Az ezeket a funkciókat mind magukban foglaló multifunkciós irodatechnikai eszközök a múlt század végén elsősorban a havi tíz-százezres oldalszámokat nyomtató nagyvállalatokat szolgálták ki, de az informatika robbanásszerű fejlődésével a kommunikáció integráltsága iránti igény a kicsiket is a sokat tudó gépek célcsoportjába sodorta.

Ma már nincs olyan gyártó, amelyik ne kínálna közepes - 10-20 ezer oldalszámos -teljesítményű, kompakt és ergonómiai szempontból is a kkv-kra szabott multifunkciós gépeket. Ezeknek a házi nyomtatóknál nagyobb a kapacitásuk, kisebb az üzemeltetési költségük, és van személyi és munkacsoportos kialakításuk. Pár ezres havi oldalszámnál tintasugaras, e fölött pedig lézertechnológián alapuló gépeket érdemes venni az ellentétesen mozgó beszerzési ár és üzemeltetési költségek miatt.

- Bár még nem tömegszerű jelenség, de a multifunkciós irodatechnikai eszközök iránt a magyar kkv-k részéről is egyre nagyobb az igény - osztotta meg lapunkkal tapasztalatait Haraszti László, a Kyocera Mita készülékeket forgalmazó Global Union Irodatechnika Kft. kereskedelmi igazgatója. Megmagyarázza ezt az egyébként távolról sem meglepő kijelentést a Xerox felmérése, mely szerint a legszembetűnőbb különbség a nyugati és a hazai cégek irodatechnikai felszereltsége között az eszközök számában van: az átlagos magyarországi középvállalatnál száz felhasználóra hetvenhét irodatechnikai eszköz jut, épp a duplája a nyugat-európainak. Az adminisztrációs költségkímélés tehát mindenképpen a multifunkciós gépek irányába mutat. Márpedig a keresletre a gyártók már egy jó ideje berendezkedtek, sőt, Érdi-Krausz Gábor, az OKI vezérigazgatója szerint a multifunkciós gépek esetében 2004-től pontosan a kkv-k az elsődleges célcsoport.

A termékkínálat mellett a szolgáltatások körében is egyre hangsúlyosabban érvényesülnek a kisvállalkozói igények. Ezekre elsősorban az értékesítés és tanácsadás területén kell felkészülniük a gyártóknak.

- Mindenképpen más módon kell eladni egy terméket ennek a felhasználói körnek, mert jellemzően nem alkalmaznak IT-szakembert, a cégvezető pedig felhasználói szemmel dönt - mondja Barabás György, hozzátéve, hogy a Lexmarknál külön tréningeket tartanak a kkv-értékesítésről a forgalmazásban részt vevő partnereknek. A tanácsadásra főként a multifunkciós gépek esetében van szükség, itt ugyanis sok gyárilag beépített hasznos funkciót tudatosítani kell a kisvállalkozókban. Egy hálózati nyomtatásnál például óriási előny, hogy az eszközök külön menedzselhetők, és, bár ingyen van, ezt a funkciót az ügyfelek jellemzően nem alkalmazzák.

A papírmentes(ebb) iroda iránti igény első jele viszont az, hogy egyre több kicsi érdeklődik a szkennelési funkció iránt. Igaz, Haraszti László szerint ezt a lehetőséget a cégek jellemzően egyelőre csak archiválásra használják.

- Az ügyfeleink a szerződéseiket és egyéb fontos dokumentumaikat szokták külön számítógépre vagy szerverre archiválni, így azok könnyen rendszerezhetők, egyszerre elérhetővé válnak a jogosultak számára, és nem kallódnak el - sorolja a papírmentes iroda néhány pozitívumát a szakember. Sőt a multifunkciós gépek többsége e-mailben jelentést is tud küldeni a szakszervizbe saját állapotáról, így a hibákat időben fel lehet fedezni és kezelni. Ez a funkció elsősorban azért fontos, mert az ügyfelek egyre nagyobb hányada nem megveszi, hanem üzemeltetésre kéri a gépet.

Ha a cég a kihelyezést, az outsourcingot választja, mindössze a másolatszámért kell kifizetnie az oldalankénti 2-2,5 forintos átlagárat, az összes többi költség az eszköz forgalmazóját terheli. Az outsourcing költséghatékonysági küszöbéről megoszlik a szakértők véleménye. A Global Union kereskedelmi igazgatója szerint a kkv-nak akkor éri meg élni ezzel a lehetőséggel, ha egy eszközön több mint tízezer oldalt nyomtatnak havonta. Ezzel szemben Érdi-Krausz Gábor pár ezer oldalnál húzza meg a határt. Ahol több telephely van és több eszköz, ott az outsourcing azért tűnik a legmegfelelőbb megoldásnak, mert így a költségeket allokálni lehet. Sőt, például egy sok papírt felhasználó ügyvédi irodánál ezeket tovább is lehet számlázni a kuncsaftnak.

Az elhangzott vélemények szerint a tevékenységi kör, a vállalati méret és egyéb tényezők miatt nehezen mondható meg, hogy a kihelyezés valóban olcsóbb-e, mint a saját üzemeltetés. Vannak viszont közvetlen és közvetett előnyei, amelyek közül az egyik legfontosabb, hogy teljes mértékben leveszi az irodatechnika menedzselésének terhét a vállalkozók válláról. Igaz, az üzemeltetés esetében speciális kisvállalkozói termékekről még aligha lehet beszélni, de az értük folyó, erősödő verseny előbb-utóbb kialakítja és az árakat is mérsékelni fogja.

Az informatika robbanásszerű fejlődésével a kommunikáció integráltsága iránti igény a kis cégeket is a sokat tudó gépek célcsoportjába sodorta

Ma már nincs olyan gyártó, amelyik ne kínálna közepes - 10-20 ezer oldalszámos - teljesítményű, kompakt és ergonómiai szempontból is a kisvállalatokra szabott multifunkciós gépeket.

Az átlagos magyarországi középvállalatnál száz felhasználóra hetvenhét irodatechnikai eszköz jut, épp a duplája a nyugat-európainak. Az adminisztrációs költségkímélés tehát mindenképpen a multifunkciós gépek irányába mutat.

Nyugat-Európában 2002 és 2004 között 46 százalékkal nőtt a nyomtatott oldalak száma, 2004 és 2007 között pedig további egynegyeddel nőhet - derül ki az IDC felméréséből. Vagyis a 2002-es 1,2 milliárd oldal tavaly 1,77 milliárd nyomtatott oldalra nőtt, 2007-ben pedig meghaladhatja a 2,2 milliárdot. A fő papírfogyasztók a köz- és a versenyszféra szervezetei, amelyek elsősorban nagyobb sebességű, sok munkaállomást hálózatból kezelni képes nyomtatókkal elégítik ki igényeiket. Érdekes módon, az elmúlt két évben a papírfogyasztás nem nőtt arányosan a nyomtatott oldalak számával, és a kutatások további eltérést jeleznek. A piackutató cég szerint Nyugat-Európában tovább nő a kinyomtatott oldalak száma, a papírfelhasználás terén viszont lassul a növekedés.