A települési önkormányzatok kulcsszerepet játszanak Magyarország gazdasági és társadalmi modernizációjában: ez a szektor a gazdaság egyik legnagyobb megrendelője, és szolgáltatásai révén a vállalkozások versenyképesebbé tehetők. Lényeges kérdés, hogy mekkora tranzakciós költségekkel járnak az önkormányzati szakigazgatással folytatott kapcsolatok. Egyre inkább elvárás az is, hogy az önkormányzati szakigazgatás - csakúgy, mint az állami intézményrendszer - határokon átnyúló, EU-kompatibilis közszolgáltatásokat nyújtson, s hogy gyorsan, személyre szabottan, felhasználóbarátan, a felhasználók igényeihez igazítva dolgozzon. Az is jogos igény, hogy az adófizetők befizetéseit átláthatóan használja fel, a helyi és a térségi fejlesztésekben demokratikusan vegyen részt.

Az önkormányzatok alapvető feladata - ha úgy tetszik, előttük álló kihívás - a rendelkezésre álló, de korlátozott erőforrások hatékony felhasználása: az, hogy a jövőben szolgáltatásaikat a jelenlegivel azonos nagyságú vagy annál kevesebb forrásból biztosítsák. Ugyanis a népesség öregedésének következményeként szembe kell nézni azzal is, hogy a kevesebb foglalkoztatott kevesebb adót fizet.

Új eszközök, új szervezetben

Az e-közigazgatás lényegében az infokommunikációs eszközök alkalmazása az önkormányzati szakigazgatásban. Ez szervezeti átalakulással is jár. Ám ha végül jobban hozzáférhetővé válnak az önkormányzati információk, nyitottabbá az önkormányzati intézmények, ha a polgárok és a döntéshozók között közvetlen lesz a kommunikáció, akkor nő a lakosság életminősége. Ennek azonban előfeltétele, hogy ezek az eszközök mindenki számára hozzáférhetők legyenek.

A polgárok számára biztosítani kell a megfelelő szintű digitális felkészültséget az ICT (info communication technology) használatára. Az új típusú társadalmi kettészakadás elkerülése érdekében a multiplatform-megközelítést át kell ültetni a gyakorlatba. Ennek fontos eleme, hogy az önkormányzati e-közigazgatás akciótervei átadják a legjobb gyakorlatot (best practice).

Az e-közigazgatás létrejöttének feltétele a szélessávú infrastruktúra kiépítése, amellyel több és jobb minőségű információ érhető el. Ám a keresleti oldal fejlesztésekor figyelni kell, hogyan reagálnak a polgárok és a vállalkozások arra, hogy a szolgáltatásokhoz többféle csatornán férnek hozzá.

A bizalom fontossága

Fontos előfeltétel a bizalom megteremtése is. Ehhez az önkormányzatoknak a digitális tranzakciókat, kommunikációt és a személyes adatok védelmét biztonságossá kell tenniük, mégpedig úgy, hogy a polgárok mindig hozzáférhessenek személyes adataikhoz, és információval rendelkezzenek arról, miként tárolják, illetve használják fel azokat.

Az állam a Magyar Információs Társadalom Stratégia (MITS) keretén belül átfogóan kidolgozza az adatvédelem, a hálózat- és információbiztonság elősegítésének, a cyberbűnözés leküzdésének módját. Számos K+F projekt - amelyeket az Európai Unió IST programja és 6. keretprogramja támogat - szolgálja ezt a célt. Kérdés, hogy mindez elegendő-e.

Az e-közigazgatás alapvetően átalakíthatja a közbeszerzést is. A hagyományos közbeszerzési eljárás ugyanis bonyolult, idő- és erőforrás-igényes, és emiatt szignifikáns termelékenységveszteséget okoz. Az ICT használata e téren is növeli a hatékonyságot, a minőséget, és kimutathatóan adómegtakarítást eredményez.

A világos hazai szabályozás hiánya miatt eddig nehézségeket okozott az elektronikus közbeszerzés kiépítése Magyarországon. Az erre irányuló jogalkotási csomag elfogadása azonban választóvonalat jelent majd: lehetőség nyílik az önkormányzatok modernizálására.

Mint arról már szó volt, megnőtt a határokon átnyúló szolgáltatások iránti igény, hiszen a polgárok és a vállalkozások szabadon telepedhetnek le az unió tagállamaiban, és gyakrabban kerülnek kapcsolatba saját, illetve a befogadó ország közigazgatásával, így önkormányzati szakigazgatásával. Ezzel kapcsolatban merül fel az úgynevezett interoperabilitás, ami egyrészt a különböző számítógépes rendszerek technikai összekapcsolását jelenti, másrészt szervezeti problémákat is felvet. Ugyanis meg kell szüntetni az intézmények közötti együttműködés útjában álló, az önkormányzat hivatalán belüli akadályokat, mégpedig az egyes folyamatok koordinálásával.

A magyar állam már felfigyelt erre, és a téma része a MITS-nek. Az átalakulás fő iránya a felhasználóközpontúság, amely egyben az új önkormányzati menedzsment fő eleme.

Az e-közigazgatás hatékony bevezetéséhez az önkormányzati szakigazgatásban évente több milliárd forint befektetésére van szükség. Az állami és az uniós forrású pályázati támogatások célja az állami szinten megvalósuló jóval nagyobb volumenű befektetések közötti szinergia megteremtése, ami révén elkerülhető a kiadások megkettőzése.

Az elérendő célok tehát: szélessávú hozzáférés kiépítése a közszféra számára; az önkormányzati szolgáltatások részére keretszabályozás kidolgozása; interaktív, multiplatform-közszolgáltatások; elektronikus közbeszerzés; nyilvános internet-hozzáférés; elektronikus szolgáltatások a kultúra és turizmus területén.

Fókuszban a hatékonyság

Az e-közigazgatatás bevezetési stratégiájának fókuszában áll az is, hogy az önkormányzatok hatékonyan, megbízhatóan és konzisztensen valósítsák meg a szükséges IT-fejlesztéseket. A hosszú távú eredményesség és a reális igény szerinti alacsony költségszint megtartásának alapvető feltétele pedig a standardizált IT-környezet megvalósítása és az integrált alkalmazások használata. Hiszen a lokális innováció fajlagosan mindig drágább a centralizált fejlesztéseknél, ezért a - mindig ki-, illetve előretekintő - stratégiai megközelítés érezhetően csökkenti a beruházás és a fenntartás költségeit egyaránt.

Az informatikusok a rosszul megfogalmazott célokra egyszerűbb, mindent igényt egyformán kielégítő platform kiépítésével válaszolnak. Nem meglepő tehát, hogy a stratégia nélkül indított IT-fejlesztések esetében a kiadások nem hozzák meg a várt előnyöket.

A kiszervezés szempontjai

Ugyanez igaz akkor is, ha úgy tesszük fel a kérdést: nem olcsóbb megoldás-e a szolgáltatáskiszervezés. Ha nem átgondolt, és nincs megfelelően kezelve a stratégiában, könnyen elégedetlenséget szülhet, különösen, ha az önkormányzatok igényei változni kezdenek.

Lehetséges, hogy a szolgáltatók olyan IT-képességeket nyújtanak, amelyek nem elég rugalmasan alkalmazkodnak a változó követelményekhez, és túl lassan reagálnak a problémákra. Mivel a szolgáltató meghatározó tényezővé válhat az önkormányzatok költségvetésében, így az e-közigazgatás bevezetési stratégiájának a megvalósításában is az lehet. Ha a polgármesterek az IT-funkciók kiszervezése mellett határoznának, részben saját hatáskörükbe tartozó fontos döntések felelősségét is kihelyezik. Az önkormányzatok a legfontosabb IT-képességeket próbálják meg házon belül tartani, és szelektív kiszervezést folytatnak. Ennek területei lehetnek az alapszolgáltatások - például a telekommunikáció - és az olyan technológiák, amelyekre vonatkozóan az önkormányzatok informatikai egysége nem rendelkezik megfelelő szakértelemmel.

Milyen IT-fejlesztésekre költsenek hát az önkormányzatok? Biztosan káros, ha a prioritásokat az informatikusok úgy határozzák meg, hogy az összes szóba jöhető projekt valósuljon meg, vagy ha a polgármesterek annyi prioritást választanak ki, amennyi már nem lesz menedzselhető.

Az IT-fejlesztések centralizálása és az IT-infrastruktúra standardizálása viszont költségmegtakarításokkal és egyéb előnyökkel járhat. Így jobban kiaknázható az informatikában lévő technológiai szakértelem, eredményesebb szerződések köthetők a beszállítókkal, illetve sikeresebb lehet az e-közigazgatás térségi szintű elterjedése. A túlzott standardizálás azonban megint csak korlátozhatja az önkormányzatok egyes szervezeti egységeinek rugalmasságát és alkalmazkodását az állampolgári igényekhez.

A minőség garancia

A megbízhatóság, a válaszadási képesség és az adatokhoz való hozzáférés pénzbe kerül. Az önkormányzatoknak el kell dönteniük, mennyit áldoznak a különböző IT-fejlesztések bevezetésére és a szolgáltatásokra. A nagyobb, városi önkormányzatoknál a csúcsminőség nem lehet vita tárgya. A minőség garanciát jelent arra, hogy a számítógépek árvíz, vihar, áramszünet vagy telekommunikációs zavar esetén is működjenek. Mérlegelni kell azonban, hogy a problémákból származó költségek vagy a problémák megelőzési lépéseinek költségei a magasabbak-e.

Ha az IT-fejlesztések nem hozzák meg a kívánt eredményeket, az önkormányzatok jellemzően az informatikusokat teszik felelőssé. Az átmeneti eredménytelenségnek azonban általában az az oka, hogy a hivatal vezetői nem megfelelően menedzselik az IT által lehetővé tett szervezeti változásokat az önkormányzat hivatalában. Ezért az a helyes, ha az új rendszer bevezetését eleve bizonyos ügyintézési vagy ügyviteli folyamatok kiszolgálására tervezik, nem pedig a fejlesztést követően szervezik át az önkormányzatot.