Cikksorozatunk előző részében azt mutattuk be, hogyan tudunk bizalmat kialakítani az online térben. A bizalomépítéshez több egyéb tényezővel együtt nagymértékben hozzájárul a megfelelő e-mail cím használata a céges levelezésekhez. Hogyan lehetséges ez, és miként lehet kivitelezni? Ebben igyekszünk segíteni.
Manapság már szinte mindenkinek van e-mail címe, és használja az e-mailes üzenetváltást akár nap mint nap, úgy a magánéletben, ahogyan a munkahelyen, az üzleti életben is. Mondanunk sem kell, hogy a két eltérő célra mindenképp különböző címeket használjunk! Ez azonban nem elegendő, hiszen vannak bizonyos ajánlottan betartandó kritériumok a céges –sőt a magáncélú– e-mail cím megválasztásával kapcsolatban is. Az előbbire adunk most tanácsokat.
Mit értünk céges e-mail cím alatt?
Első hallásra eszünkbe juthat, hogy ez az az e-mail cím, amelyről intézzük a céges levelezéseket. Ez részben igaz is, viszont ha például az [email protected]-ról történik, akkor mégsem erre gondoltunk.
Ön melyik e-mail címet tekinti hitelesebbnek, mikor hivatalos ügyben levelezik? Ha az üzenet a [email protected] címről érkezik, vagy abban az esetben, ha az [email protected] a feladó? Feltételezhetően egyetértünk és az utóbbira voksolnánk.
A céges e-mail cím használata tehát azt jelenti, hogy a vállalati honlap domain neve jelenik meg a címben is. Tehát például ha a Szuper Cég weboldala a www.szuperceg.hu, akkor a munkatársak az [email protected]-ról és ehhez hasonló egyéb e-mail címekről intézik a céges levelezést. Éppen ezért igyekezzünk mi is ilyet alkalmazni, amennyiben tehetjük! Miért jó ez?
Az első és legfontosabb szempont, hogy bizalmat ébreszt az üzenet címzettjében. Mondanunk sem kell, hogy az online térben nehezebb elérnünk, hogy partnereink megbízzanak bennünk. Személyes kapcsolat nélkül nehezebben alakul ki a kölcsönös hit és lojalitás, viszont ennek elősegítése érdekében sokat tehetünk, többek között a jól megválasztott e-mail címmel, és természetesen stílussal. Sokkal professzionálisabb hatást kelt, ha egy Gmail-es vagy Freemail-es fiók helyett egy domaines címet használunk. A címzettek számára egyértelmű, hogy mely cégtől kapták a levelet, és tudatosul bennük, hogy ez egy hivatalos csatorna a vállalathoz. Nem csak Zsuzsikával beszélnek, hanem a Szuper Cég képviselőjével, akit nem mellesleg Zsuzsikának hívnak.
Másodsorban segíti a brandépítést, hiszen minden céges levelezéskor tudatosítja a címzettben a márkanevet. Sőt továbbmegyünk, a névjegykártyákon és bármilyen marketing vagy egyéb megjelenés esetén a kapcsolati adatok közt szerepel a céges e-mail cím, azaz minden kapcsolódási ponton növeli a márka vagy vállalat hírnevét.
Hogyan lehet ilyen címünk?
Az elsődleges feltétel, hogy legyen egy domain nevünk –mely jó, ha a cég nevére utal és a honlapnak ad otthont–, ezt a nevet fogjuk használni a céges e-mail címekben is. Egyes szolgáltatók a webtárhelyhez ingyen adják az e-mail címeket, míg máshol külön szolgáltatásként tudjuk igénybe venni a céges levelezést. Ennek keretében azonban általában korlátlan mennyiségű cím állítható be. Azaz nyugodtan készítsünk egy központi e-mail címet a cégnek–amely szerepét általában az [email protected] tölti be–, valamint létrehozhatunk minden részleg számára egyet-egyet, sőt akár az összes munkatárs kaphat saját címet. Így bárki és bármilyen céges ügyben levelezik, biztosak lehetünk benne, hogy megfelelő címet használ, mely professzionális hatást kelt.
Hogyan használjuk?
Az e-mailezést könnyedén kezelhetjük ezek után bármely ingyenes levelező kliens segítségével, pár beállítást követően. Továbbá akár a Gmail felületét is használhatjuk erre a célra, ott is van lehetőség a domaines e-mailek kezelésére.
Mindezekkel természetesen nem az ingyenes e-mail szolgáltatók, azaz a Gmail, Freemail és társai ellen szóltunk. Nyugodtan használhatjuk ezeket a hétköznapi életben, nagyon jó szolgálatot tesznek, csak nem feltétlenül üzleti levelezésre valók. Arra a célra inkább a domaines e-mail címeket ajánljuk!
Szerző:
Csapó Gergely
a Rackhost Zrt. alapítója és vezérigazgatója
