Digitális dokumentumokkal a GDPR-nek is könnyebb megfelelni

Nagyjából két hónapja maradt felkészülni a magyar vállalkozásoknak a GDPR-re, különösen a sok személyes adatot kezelő szakmák kerülhetnek bajba. Az új rendelkezéseknek nem könnyű megfelelni, de a digitális dokumentumkezelés sokat segíthet mindebben.

Alig két hónap maradt a magyar vállalkozásoknak arra, hogy felkészüljenek az új uniós adatvédelmi szabályozásra, amelyben különösen azok kerülhetnek bajba, akik sok személyes adatot kezelnek. Így érdemes lépnie például a jogászoknak, a könyvelőknek vagy a HR cégeknek is, hiszen a GDPR komoly büntetési tételeket helyez kilátásba a szabályokat be nem tartó szervezetek számára.  A szabályszerű adatkezelés, a titkosítás, a megőrzés, a megsemmisítés vagy éppen a hozzáférési jogok korlátozása lényegesen egyszerűbb feladat digitalizálva, mint a papíron tárolt iratoknál.

Ideje váltani
Kép:PP/BartosGyula

Lejárt a megőrzési kötelezettség? Azonnal törölni kell!

Fontos, hogy a jogszabályokból adódó megőrzési kötelezettség lejárata, a személyes adatokat tartalmazó dokumentumok esetén egyben a törlési kötelezettség időpontja is. Azaz, ha lejárt a megőrzési kötelezettség – és nincs ezt felülíró megállapodás –, a megőrzést a GDPR alapján nem folytathatja tovább a szervezet, a dokumentumot törölni kell.  “Az elektronikus archiváló rendszerek kiküszöbölhetik az “elfelejtett” dokumentumok miatti szabálysértéseket, amelyeket mostantól a hatóság már pénzbüntetéssel is szankcionálhat. Az archiválás időpontjában beállítható a törlési-figyelmeztetés akár évekre előre is.” – mondta el Varga Viktor a NETLOCK üzemeltetési szakembere.

Péterfalvi Attila: nem fenyegetésként mondom, de…
Május 25-étől immár kötelezően alkalmazni kell az új európai Általános Adatvédelmi Rendeletet, amelynek angol neve (General Data Protection Regulation) után előszeretettel nevezünk GDPR-nak. Péterfalvi Attila, a NAIH elnöke szerint nincs tovább, aki nem felel meg az előírásoknak, az nem számíthat a hatóság jóindulatára.
Varga Viktor hozzátette, az elektronikus archiválást végző vállalatok száma jelenleg elhanyagolható hazánkban, miközben a GDPR miatt is érdemes lenne előbbre lépni a digitális evolúcióban és minimalizálni a papíron zajló folyamatokat. A digitalizálással feleslegessé válik az irattárak fenntartása, csökkenthetőek a költségek és javítható a munka hatékonysága is.

A szkennelés nem egyenlő a joghiteles digitalizálással!

Tévhit, hogy egy dokumentum beszkennelése azt is jelenti, hogy archiváltuk is, azaz létrehoztunk egy jogilag is az eredetivel egyenértékű dokumentumot. Ehhez szükség van a dokumentumok ún. hiteles e-konverziójára. “Ahhoz, hogy egy vállalat maga végezze az archiválást, és jogilag elfogadottan digitalizálja a papírdokumentumokat, először is speciális szoftvert kell vásárolnia, és szüksége van e-aláírás- és időbélyeg-szolgáltatásra. Ugyanígy biztosítania kell az e-archivált dokumentumok védett tárolását is. Ez jellemzően többe kerül saját erőből, mintha egy erre szakosodott bizalmi szolgáltatóval végeztetné el ezt a cég. Az e-archiválás szolgáltatásként megvásárolható, előfizethető. Ez esetben nincs szükség nagy összegű kezdő beruházásra, nem kell törődni a rendszer-üzemeltetéssel, szoftverfrissítéssel, a védelmi eszközök frissen tartásával, vagy az időbélyegző, e-aláíró szolgáltatások integrálásával. Mindezért a megbízott bizalmi szolgáltató felel.” – foglalja össze Varga Viktor.

5 ok az elektronikus archiválásra a GDPR szempontjából
  • Joghiteles, papírmentes tárolást tesz lehetővé. A digitalizálás után az eredeti papír dokumentumok megsemmisíthetőek.
  • Kiküszöböli az “elfelejtett” dokumentumokból adódó szabálysértéseket. Például a rendszer automatikusan törli a dokumentumot az előírásoknak megfelelően akkor, amikor kell. Az archiválás során megadható a lejárati dátum, amikor fájl automatikusan törlésre kerül.
  • A dokumentumokhoz való hozzáférés egyszerűen korlátozható a digitális könyvtárban.
  • Biztonságot ad és egyszerű kereshetőséget tesz lehetővé.
  • Visszaélés vagy visszaélési kísérlet esetén lényegesen könnyebb az eseteket rekonstruálni egy hivatalos eljárásban.

Véleményvezér

Egy magyar szervezet is részt vett egy olyan gyűlésen, amelynek célja az Orosz Birodalom helyreállítása

Egy magyar szervezet is részt vett egy olyan gyűlésen, amelynek célja az Orosz Birodalom helyreállítása 

Az Orosz Birodalom helyreállítása sok ember álma Keleten.
Fellélegeztek Európában, buktak az oroszbarátok

Fellélegeztek Európában, buktak az oroszbarátok 

EU-párti győzelem a moldovai választásokon.
Török Gábor előkapott egy dokumentumot, amikor Orbán Viktor egy politikustársa nemi identitásán élcelődött

Török Gábor előkapott egy dokumentumot, amikor Orbán Viktor egy politikustársa nemi identitásán élcelődött 

Elfajzott-e a Fidesz, ez a kérdés uralja a közbeszédet.
Orbán Viktor patrióta barátja egyszerűen lelőtte volna az Észtországba behatoló orosz vadászgépeket

Orbán Viktor patrióta barátja egyszerűen lelőtte volna az Észtországba behatoló orosz vadászgépeket 

A cseh miniszterelnöki szék várományosa váratlanul kemény oroszellenes gondolattal állt elő.
Orbán Viktor és Hadházy Ákos háborúja új szintre emelkedett

Orbán Viktor és Hadházy Ákos háborúja új szintre emelkedett 

A harang, mint fegyver?


Magyar Brands, Superbrands, Bisnode, Zero CO2 logo