Digitális dokumentumokkal a GDPR-nek is könnyebb megfelelni

Nagyjából két hónapja maradt felkészülni a magyar vállalkozásoknak a GDPR-re, különösen a sok személyes adatot kezelő szakmák kerülhetnek bajba. Az új rendelkezéseknek nem könnyű megfelelni, de a digitális dokumentumkezelés sokat segíthet mindebben.

Az illúziók vége – a racionalitás kezdete –
úgy tűnik el az ESG, hogy velünk marad?

Klasszis Fenntarthatóság 2025 konferencia

2025. november 4., Budapest

Jelentkezzen most!

Alig két hónap maradt a magyar vállalkozásoknak arra, hogy felkészüljenek az új uniós adatvédelmi szabályozásra, amelyben különösen azok kerülhetnek bajba, akik sok személyes adatot kezelnek. Így érdemes lépnie például a jogászoknak, a könyvelőknek vagy a HR cégeknek is, hiszen a GDPR komoly büntetési tételeket helyez kilátásba a szabályokat be nem tartó szervezetek számára.  A szabályszerű adatkezelés, a titkosítás, a megőrzés, a megsemmisítés vagy éppen a hozzáférési jogok korlátozása lényegesen egyszerűbb feladat digitalizálva, mint a papíron tárolt iratoknál.

Ideje váltani
Kép:PP/BartosGyula

Lejárt a megőrzési kötelezettség? Azonnal törölni kell!

Fontos, hogy a jogszabályokból adódó megőrzési kötelezettség lejárata, a személyes adatokat tartalmazó dokumentumok esetén egyben a törlési kötelezettség időpontja is. Azaz, ha lejárt a megőrzési kötelezettség – és nincs ezt felülíró megállapodás –, a megőrzést a GDPR alapján nem folytathatja tovább a szervezet, a dokumentumot törölni kell.  “Az elektronikus archiváló rendszerek kiküszöbölhetik az “elfelejtett” dokumentumok miatti szabálysértéseket, amelyeket mostantól a hatóság már pénzbüntetéssel is szankcionálhat. Az archiválás időpontjában beállítható a törlési-figyelmeztetés akár évekre előre is.” – mondta el Varga Viktor a NETLOCK üzemeltetési szakembere.

Péterfalvi Attila: nem fenyegetésként mondom, de…
Május 25-étől immár kötelezően alkalmazni kell az új európai Általános Adatvédelmi Rendeletet, amelynek angol neve (General Data Protection Regulation) után előszeretettel nevezünk GDPR-nak. Péterfalvi Attila, a NAIH elnöke szerint nincs tovább, aki nem felel meg az előírásoknak, az nem számíthat a hatóság jóindulatára.
Varga Viktor hozzátette, az elektronikus archiválást végző vállalatok száma jelenleg elhanyagolható hazánkban, miközben a GDPR miatt is érdemes lenne előbbre lépni a digitális evolúcióban és minimalizálni a papíron zajló folyamatokat. A digitalizálással feleslegessé válik az irattárak fenntartása, csökkenthetőek a költségek és javítható a munka hatékonysága is.

A szkennelés nem egyenlő a joghiteles digitalizálással!

Tévhit, hogy egy dokumentum beszkennelése azt is jelenti, hogy archiváltuk is, azaz létrehoztunk egy jogilag is az eredetivel egyenértékű dokumentumot. Ehhez szükség van a dokumentumok ún. hiteles e-konverziójára. “Ahhoz, hogy egy vállalat maga végezze az archiválást, és jogilag elfogadottan digitalizálja a papírdokumentumokat, először is speciális szoftvert kell vásárolnia, és szüksége van e-aláírás- és időbélyeg-szolgáltatásra. Ugyanígy biztosítania kell az e-archivált dokumentumok védett tárolását is. Ez jellemzően többe kerül saját erőből, mintha egy erre szakosodott bizalmi szolgáltatóval végeztetné el ezt a cég. Az e-archiválás szolgáltatásként megvásárolható, előfizethető. Ez esetben nincs szükség nagy összegű kezdő beruházásra, nem kell törődni a rendszer-üzemeltetéssel, szoftverfrissítéssel, a védelmi eszközök frissen tartásával, vagy az időbélyegző, e-aláíró szolgáltatások integrálásával. Mindezért a megbízott bizalmi szolgáltató felel.” – foglalja össze Varga Viktor.

5 ok az elektronikus archiválásra a GDPR szempontjából
  • Joghiteles, papírmentes tárolást tesz lehetővé. A digitalizálás után az eredeti papír dokumentumok megsemmisíthetőek.
  • Kiküszöböli az “elfelejtett” dokumentumokból adódó szabálysértéseket. Például a rendszer automatikusan törli a dokumentumot az előírásoknak megfelelően akkor, amikor kell. Az archiválás során megadható a lejárati dátum, amikor fájl automatikusan törlésre kerül.
  • A dokumentumokhoz való hozzáférés egyszerűen korlátozható a digitális könyvtárban.
  • Biztonságot ad és egyszerű kereshetőséget tesz lehetővé.
  • Visszaélés vagy visszaélési kísérlet esetén lényegesen könnyebb az eseteket rekonstruálni egy hivatalos eljárásban.

Véleményvezér

Orbán Viktor barátjához menekült Magyarország egyik legkeresettebb, körözött bűnözője

Orbán Viktor barátjához menekült Magyarország egyik legkeresettebb, körözött bűnözője 

Nagy kérdés, miként sikerülhetett elmenekülnie a magyar maffiafőnöknek?
Burgonya kilója 30 forintért

Burgonya kilója 30 forintért 

A politikusok kedvence lesz a krumpli, rég lehetett ilyen olcsón osztogatni.
Hadházy Ákos kormányzati plakátokra ragasztja véleményét

Hadházy Ákos kormányzati plakátokra ragasztja véleményét 

A plakáthelyekre fókuszálódott a választási kampány.
Gulyás Gergely ismét egy otromba butaságot mondott

Gulyás Gergely ismét egy otromba butaságot mondott 

Gulyás Gergely Miniszterelnökséget vezető miniszter sokszor hadilábon áll a valósággal.


Magyar Brands, Superbrands, Bisnode, Zero CO2 logo