Jó alternatívát, inspiráló és profi körülményeket nyújtanak, ha valaki belefáradt az otthoni munkába, egy kis környezetváltozásra vágyik és egy kávézó vagy egy könyvtár nem tűnik a legvonzóbb ötletnek. Ahogyan a digitális nomádok is megtalálhatják itt azt a környezetet, ahol az ideiglenes otthonukként választott városban dolgozni tudnak.
Itt a „közösségi” élmény elegánsan és praktikusan egészíti ki a „working” funkciót, hiszen végül is ezek „üzleti terek”, ahol a jelenlét alapvető célja az üzleten, a vállalkozáson, a vállalkozásban való munka, melynek része a kapcsolatok építése és ápolása is.
Ha hosszabb vagy rövidebb ideig szívesen látott tagjai szeretnénk lenni bármely coworking közösségnek érdemes néhány elvet szem előtt tartanunk.
Egymásra tekintettel
A közösségi irodák egyik jellemzője az egy légtér, illetve a könyvtárak olvasótermeit idéző közös asztalok, amelyek mellett nemcsak a jegyzeteinket bújhatjuk és laptopjainkba öntjük az ötleteinket, hanem gyakran telefon vagy skype beszélgetéseket folytathatunk.
Egy felmérés szerint az egyik legfontosabb ok, amely miatt nem szeretik a munkavállalók az egyterű irodákat (a megkérdezettek 36%), mert akaratlanul is fültanúi mások túl hangos telefonbeszélgetésének. A másik zavaró momentum (a megkérdezettek 23%-a gondolja így), az éppen szünetet tartó kollégák a munkatárs háta mögött állva egymással beszélgetnek.
Mielőtt próbára tennénk tehát a közösségi térben dolgozók türelmét a hangos telefonálással, érdemes használni a fülhallgatót, illetve arról, hogy mi az elfogadott „zajszint” érdemes érdeklődni az első találkozás során az iroda munkatársától.
S ha az asztaltársunkkal elegyedünk beszélgetésbe, hiszen a közösségi irodák egyik felvállalt küldetése a spontán illetve tudatos ismerkedés és kapcsolatépítés, érdemes azt a megoldást választanunk, mint annak idején a könyvtárban tettünk egy-egy vizsgára készülve: folytassuk a társalgást a büfé- vagy kávézósarokban.
Ha pedig ügyfelünket fogadjuk az irodában vagy üzleti partnerünkkel, munkatársunkkal találkozunk ott, akkor arra a pár órára a tárgyaló bérlés lehet az optimális választás.
Rend a lelke mindennek
Legyen akár napi jegyünk, akár bérletünk, nincs különbség abban, mekkora területet sajátíthatunk ki a közös asztalnál. Különleges kedvezmény hiányában nem elegáns nagyobb helyet elfoglalni, ahogyan az asztalnál étkezni sem.
Étkezéseink során kerülnünk az intenzív illatú ételeket. Még akkor is, ha azokat a konyha-, kávézó- sarokban szeretnénk elfogyasztani.
Akár rövid távra, akár hosszabban hagyjuk el az asztalunkat, a viták elkerülése érdekében jelezzük valamilyen személyes tárggyal, hogy az a hely foglalt. Ugyanakkor figyeljünk arra, hogy ne az otthagyott költői káosz jelezze, hogy a hely gazdája távol van.
Ha pedig távozunk, akkor hagyjuk olyan rendben és tisztaságban a helyünket, ahogyan mi is szeretnénk találni.
Helyfoglalás
A közösségi iroda lehetőséget biztosít, hogy akár néhány órára tárgyalót béreljünk egy-egy megbeszélésre vagy elmélyültebb munkára. Figyelemmel arra, hogy gyakran több az eszkimó, mint a fóka, úgy elegáns, ha pontosak vagyunk, mert a mindössze öt perc csúszás is teljesen másként hat attól függően, hogy valaki vár vagy várakoztat.
Érdemes ezért úgy időzíteni a megbeszélések befejezését, hogy átadási határidő előtt 5 perccel végezzünk, így egy rendezett termet tudunk átadni az utánunk következőnek.
Nem elegáns „biztos, ami biztos” alapon befoglalni egy helyiséget, majd nem igénybe venni és nem is szólni róla senkinek. A közösségi iroda arról is szól, hogy figyelemmel vagyunk aziránt a közösség iránt, amelyhez ideiglenesen csatlakoztunk. Felesleges helyfoglalásunkkal ne korlátozzunk azt, akinek éppen szüksége lenne rá.
A „saját asztal” nagyon ritkán része az irodák által biztosított alapcsomagnak. Jellemzőbb, hogy ezt a lehetőséget külön díj ellenében biztosíthatjuk magunknak. Saját asztal hiányában a még szabadon álló, le nem foglalt helyek közül választhatunk. Ugyanakkor legyünk óvatosak, hosszú távú konfliktus magját lehet elvetni azáltal, ha valakitől azt kérjük, hogy a kedvünkért üljön át máshova, mert szeretjük azt a helyet és általában ott szoktunk ülni.
Kapcsolatépítés
A coworking irodák egyik felvállalt célja a közösségépítés és a kapcsolatépítés támogatása. A zárkózottabb természetűek (akik inkább kerülik a nagy rendezvényeket, üzleti reggeliket) szívesen kötnek új ismertségeket egy meghittebb közösségben, egy kávé mellett vagy a közösségi iroda által szervezett rendezvényen.
Ahogyan egy üzleti reggelire vagy konferenciára készülve van egy-egy jó mondatunk, ha megkérdezik, mivel foglalkozunk, érdemes végiggondolnunk, hogyan tudjuk röviden elmondani, hogy mi is a vállalkozásunk célja, mi a küldetésünk, ha a közösségi irodában szegezik nekünk a kérdést.
Noha a közösségi iroda csábít arra, hogy kényelmesen öltözünk, azért azt sose feledjük ezek a terek nemcsak a közösségről, nemcsak a munkáról, az üzletről is szólnak. Az alulöltözöttség, a „leugrottam egy kicsit dolgozni” lezsersége, zavaros üzenetet lehet mások számára, akik akkor és ott alakítják ki rólunk az első benyomást. Érdemes ezért, noha nem ügyféltalálkozóra megyünk, úgy öltöznünk, mintha a kedvenc üzleti partnerünkkel találkoznánk. Kényelmesen, professzionálisan, megközelíthetően.
Ahogyan egy kicsit mindig „üzlethez öltözünk”, az is természetes, hogy legyen nálunk névjegy is, minden eshetőségre
Akár könnyed beszélgetés során a kávézóban, akár egy coworking irodai partneri rendezvényen, érdemes emlékeznünk az üzleti kapcsolatépítés alapelvére: Először ismer, aztán kedvel, majd bízik bennünk végül üzletet kötünk.
Úgy tartják, aki azonnal el akar adni, az vagy saját magában vagy a termékében nem bízik. Érdemes hát elkerülni, hogy a túlzott lelkesedés vagy a türelmetlenség miatt elvesszen egy remek lehetőség.
S csak azért, mert egy közösségi térhez tartozunk, még a tolakodó kérdés, tolakodó kérdésnek számít, ahogyan a túl korai vagy túl mély énfeltárás is lehet roppant zavarba ejtő a beszélgetőtárs számára.
A legjobb coworking terek többek, mint asztalok és székek. Olyan helyek, amelyek egyszerre szolgálják az hatékony és elmélyült munkát és egyben a hasonló (üzleti) szemléletű érdeklődők inspiráló találkozóhelyei is. Érdemes hát élni az általuk kínált lehetőséggel, hiszen minden szakma és minden generáció szívesen látott partner.
Mindössze az a dolgunk, hogy betartsuk a játékszabályokat…
Szerző:
dr. Erdős Zsuzsanna
üzleti etikett tanácsadó és coach
