Ha törvény iratnak vagy okiratnak a megőrzését, illetve eredeti példány megőrzését írja elő, a megőrzési kötelezettséget elektronikus úton a rendelet szerint kell teljesíteni.

Mire nem terjed ki a rendelet hatálya?

A rendelet hatálya - a Magyar Közlöny és a Hivatalos Értesítő elektronikus dokumentumként kiadott lapszámainak digitális archiválása kivételével - nem terjed ki az állami vagy helyi önkormányzati feladatot vagy jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy által végzett elektronikus archiválásra.

Milyen módon kell megőrizni az elektronikus dokumentumot?

A megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentum megőrzése olyan módon történjen, amely védi az elektronikus dokumentumot

• a törlés,
• a megsemmisítés,
• a véletlen megsemmisülés,
• az utólagos módosítás és sérülés, valamint
• a jogosulatlan hozzáférés

ellen.

A megőrzésre kötelezett köteles biztosítani, hogy az őrzött elektronikus dokumentum értelmezhetősége, olvashatósága - például a dokumentum megjeleníthetőségét lehetővé tevő szoftver- és hardverkörnyezet biztosításával - a megőrzési kötelezettség időtartama alatt megmaradjon.

Milyen módon lehet gondoskodni az elektronikus dokumentum megőrzési követelményeinek teljesítéséről?

1. Legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás alkalmazásával
2. Zárt rendszer alkalmazásával (szoftver vagy más informatikai megoldás)
3. Elektronikus adatszolgáltatással érintett számlák esetében a számlához tartozó hash kód csatolásával
4. EDI (elektronikus adatcsere rendszer) alkalmazásával létrehozott dokumentum esetén EDI-vel történő archiválással

Ezeknek a megoldásoknak az alkalmazásához az AdóOnline cikkében részletes útmutatás található.