Közösségi adószámot – általánosságban – csak azoknak a vállalkozásoknak kell igényelniük – a beszerzés előtt -, amelyek más uniós tagországban lévő adóalanytól (aki szintén rendelkezik közösségi adószámmal) terméket vásárolnak és ez a termék belföldre kerül, vagy pedig közösségi adószámmal bíró külföldi adóalanynak értékesítenek terméket vagy szolgáltatást, vagy ilyen adóalanytól vesznek igénybe szolgáltatást.

A szolgáltatások közül - áfa törvény 15. § (5) bekezdése - az alábbiak igénybevétele illetve nyújtása esetén kötelező a közösségi adószám:

• termék (kivéve az ingatlant, bármely közlekedési eszközt és járművet) bérbeadása
  
• szerzői alkotáshoz, találmányhoz, szabadalomhoz, védjegyhez, ipari árumintához, kereskedői névhez fűződő jogok, továbbá más ezekhez hasonló jogok átengedése
  
• reklám és propagandaszolgálatások
  
• tanácsadási, ügyvédi, számviteli, adóügyi, számítástechnikai, fordítói és tolmácsolási szolgáltatások, olyan mérnöki szolgáltatások, amelyek nem kapcsolódnak sem termékhez, sem ingatlanhoz, továbbá más, ezekhez kapcsolódó szolgáltatások
  
• adatok, információk feldolgozása és közlése
  
• banki, biztosítási, viszontbiztosítási és egyéb pénzügyi szolgáltatások (kivéve a széfügyletet)
  
• személyzet átadása, munkaerő kölcsönzése,
  
• telekommunikációs szolgáltatás
  
• rádiós és televíziós műsorszolgáltatás
  
• elektronikusan teljesített szolgáltatásnál a felsorolt szolgáltatások teljesítésében való közreműködésnél (közvetítés), ha az más nevében és javára történik, még akkor is, ha a közvetítő jognyilatkozattételi jogosultságával nem jár együtt
  
• valamely üzleti tevékenységtől vagy ez előzőekben felsorolt szolgáltatások, jogok gyakorlásától való tartózkodás.

Kötelező továbbá a közösségi adószám

• közösségen belüli teherközlekedés
  
• közösségen belüli teherközlekedéshez járulékosan kapcsolódó szolgáltatások (különösen a rakodás, raktározás, közlekedési eszközök őrzése, és más, ezekhez kapcsolódó szolgáltatás)
  
• közösségen belüli teherközlekedés közvetítése
  
• közösségen belüli teherközlekedéshez járulékosan kapcsolódó szolgáltatás közvetítése, ha az más nevében és javára történik
  
• közösségen belüli más nevében és javára történő szolgáltatás közvetítés
  
• termék (kivéve az ingatlant) szerelése, javítása, karbantartása, felújítása, megmunkálása
  
• termékhez – kivéve az ingatlant – közvetlenül kapcsolódó szakértői tevékenység esetén

A közösségi adószámmal rendelkező adóalany nem lehet éves bevalló. Ezért, ha az adóalany még nem rendelkezett közösségi adószámmal, és éves bevallóként kezdte az évet, akkor azon negyedév utolsó napjával adóelszámolást kell készítenie az (U04651-es számú nyomtatványon), amikor az adóhatóság közösségi adószámot állapított meg a részére. Azt követően negyedéves (U04650-es) illetve a pozitív elszámolandó adó nagyságától függően havi bevallás nyújtására kötelezett.
Az általános forgalmi adóról negyedévenként bevallás nyújtására kötelezett adózó, ha részére az állami adóhatóság 2004. június 30-ig közösségi adószámot állapított meg, 2004. április 1. és 2004. április 30. közötti adómegállapítási időszakról 2004. július 20-ig rendkívüli (650-es számú) adóbevallás benyújtására köteles. A május 1-jétől június 30-ig terjedő időszakról szintén július 20-ai esedékességgel az U04650-es számú bevallást kell benyújtania. Annak az adóalanynak, akinek június 30-áig nem adott ki az adóhatóság közösségi adószámot, a második negyedévről is csak egy áfa-bevallást, az U04650-est kell benyújtania.

NEM KELL KÖZÖSSÉGI ADÓSZÁMOT KÉRNIE a kizárólag tárgyi mentes tevékenységet végzőként bejelentkező adóalanynak, az alanyi áfa mentesnek, a kompenzációs felárat érvényesítő mezőgazdasági termelőnek, a nem adóalany jogi személynek, és az eva alanynak – ha a közösségen belüli beszerzéseinek összege az előző illetve a tárgyévben a 10 ezer eurót nem érte el. Az értékhatár 2003. illetve 2004. évi számításainak azon országokból történő importbeszerzéseket kell összegezni, amelyek 2004. május 1-jén az Európai Unió tagjai (tehát a most csatlakozott országokat is). Közösségen belül lebonyolított értékesítésnél az alanyi áfa mentesnek egyáltalán nem kell közösségi adószámot kérnie, csak az új közlekedési eszköz EU-n belüli értékesítését megelőzően.
KÖTELEZŐ A KÖZÖSSÉGI ADÓSZÁM a kizárólag tárgyi mentes tevékenységet végzőként bejelentkezett adóalanynak és az eva alanynak – közösségen belüli értékesítés esetén.