Ha nem vesszük figyelembe a vonatkozó jogszabályokat, sokkal több büntetést kell fizetnünk, mint amennyi a különféle letelepedési és munkavállalási engedélyek költsége. Bár köztudott, hogy számos cég trükközik: leginkább úgy, hogy üzleti útként tünteti fel a kiküldetést akkor is, amikor már munkavállalási engedélyt kellene igényelnie. A másik kedvelt módszer, amikor nem valós adatokat adnak meg a cégek, úgy, hogy azok a hatóságoknak éppen megfeleljenek (például lerövidítik a kiküldetés valós hosszát). Akiknél ilyen jellegű hibát találnak, az nagyon komoly büntetésre számíthat. (Okosan kell gazdálkodniuk a vállalkozásoknak ahhoz, hogy hosszú távon is versenyben maradjanak.)
Házon belül?
Ennek kétségkívül vannak előnyei, csak épp nem a költségcsökkenés. Csak akkor lehet megfelelően intézni a kiküldetéssel és bevándorlással kapcsolatos ügyeket, ha jól képzett és tájékozott munkatársaink vannak - és lehetőleg minél többen. Ha ők nem megfelelő tanácsot adnak, könnyen szabályszegést követhetünk el. De akkor is előfordulhatnak apróbb, de annál bosszantóbb hiányosságok, ha nem sértünk törvényt. Például csúszik az ügyintézés, vagy az ügyfél nem kap részletes felvilágosítást egy adott helyzetről. Mindez kikerülhető egy erre szakosodott relokációs cég segítségével.
8 tipp a spóroláshoz:
1. Mit akarunk?
Akkor is legyen tisztában a többi dolgozó és főleg a HR-es a kiküldetéssel kapcsolatos ügyekkel, ha külsős cég intézi azokat. Minden érintettnek tudnia kell, mennyi expat küldhető ki egy adott országba, hol milyen szakemberekre van szükség. A külsős cég segíthet ezt felmérni, sőt, akár külön előadást is tarthat erről a dolgozóknak. A költségcsökkentés ugyanis ezzel kezdődik: megnézzük, miből gazdálkodunk.
2. Saját program
A személyre és a vállalatra szabott program a következő lépés: tudjuk, mink van és hogy hol kezdjük a költségcsökkentést. Sok cég csak a munkavállalási engedélyekhez vesz igénybe külsős céget, a helyi engedélyeket, vagy az EU-n belüli munkavállalók ügyeit a saját dolgozók intézik. Ez természetesen csökkentheti a kiadást, de mielőtt ezt tesszük, vizsgáljuk meg, elég képzettek-e a dolgozóink, illetve tisztázzuk a külsős céggel, hogy ki miért felelős.
3. Egy vagy több segítő kell?
Egy-egy helyi relokációs céggel álljunk kapcsolatban minden országban, vagy jobban járunk egy olyannal, amelyik több ország menedzselést vállalja? Ehhez megint a saját igényeinket kell ismernünk: melyik országban vannak dolgozóink, vagy hova szeretnénk minél többet kiküldeni? Nem feltétlenül a globálisan legolcsóbbat kell megtalálnunk, hanem azt a céget, amelyik az általunk preferált országban nyújt olcsóbb szolgáltatásokat.
4. Rejtett költségek
És már megint visszakanyarodunk az első ponthoz: ha tudjuk, mit akarunk, kikerülhetjük a rejtett költségeket. Ehhez tudnunk kell, mit kínál az expatokkal foglalkozó cég: benne vannak a csomagban a regisztrációk? És a tanácsadás? Az érkezés utáni ügyintézés? A kilépési ügyek intézése? A hatóságoknak fizetendő díjak? Ezek országonként eltérnek, és nyilván nem szeretne senki felesleges dologért fizetni.
5. A hosszú üzleti utak rejtélye
Egészen biztos, hogy az üzleti úton lévő kollégák nem végeznek valós munkát egy másik országban? Ha igen, akkor ők valójában rejtett expatok ---- más szóval illegálisan dolgoznak. Nem árt néha felülvizsgálni a rövid távú szerződéseket: lehet, hogy a rendszeres utazások helyett távkonferenciával vagy más módon is megoldhatók az ügyek?
6. Felesleges megújítások
Spórolni a kiküldetések hosszán is lehet ---- több módon is. Vizsgáljuk felül a szerződéseket: van olyan köztük, ahol a viszonylag rövid távú (egyéves vagy annál rövidebb) kiküldetéseket rendszeresen meghosszabbítják? Ha igen, hosszabbítsuk meg ezeket a szükséges ideig, így máris hosszabb távra kérhetünk munkavállalási és egyéb engedélyeket és elkerüljük a megújítási költségeket.
7. Naprakész és rendszerezett adatok
Győződjünk meg arról, hogy házon belül is folyamatosan naprakész információkkal dolgoznak a HR-es munkatársak, és hogy a külsős cég is rendszeresen friss és pontos adatokkal szolgál. A változások folyamatos követése is segítheti a költségcsökkentést: ezért kell tudnunk, mennyi a kiküldetési kapacitásunk (1. pont), és azt is, hogy a megfelelő időt töltik-e külföldön a kollégák.
8. Csak törvényesen!
Végül, de nem utolsósorban, mindig maradjunk a törvény szabta kereteken belül, és kerüljük el a büntetéseket! Tartsuk szem előtt, hogy a kiküldetések sok pénzbe kerülnek, de ha kikerüljük a szabályokat, sokkal rosszabbul járunk.
HR Portal
Cziczárdi Györgyi
Expat-Center Kft.
