A logisztikai és szállítmányozó cégek számára manapság a munkaerő-hiányon túl talán a legnagyobb nehézséget a rendkívül sok papírmunka jelenti: fuvar- és szállítólevelek, számlák, a tachográf-kimutatások, valamint ezek adminisztrációja időigényes, költséges és a térbeli különbségek miatt bonyolult feladat. 

Kép: Pixabay

Sokan fellélegezhetnek: aláírás toll és papír nélkül, tableten vagy telefonon

Az elektronikus aláírás egyik legnagyobb hozadéka, hogy szükségtelenné teszi a papír alapú dokumentumok használatát, miközben mind a magyar, mind az európai jogrendben azonos értékű a papíron és tollal történő aláírással.

Ez a technológia biztonságosan segíti a cégen belüli folyamatok digitalizálását, automatizálását, miközben kizárja a visszaélés, csalás lehetőségét is az aláírt okmányokkal.

A rendszer egy szállítmányozó vállalat esetén lehetővé teszi például, hogy a sofőrök vagy a logisztikai munkatársak elektronikusan írjanak alá eddig papír alapú dokumentumokat bárhol, bármikor, akár egy okostelefonon is.

A technológia több mint kétszázezer, a szegmensben dolgozó munkavállaló mindennapjait könnyíthetné meg: ha csupán a tachográf-kimutatásokat vizsgáljuk, 100 sofőr esetén évi 4-6 ezer oldalnyi dokumentumról is szó lehet.

Számokban mérhető előnyök: e-alírással a fuvarlevél e-mailen is hiteles

Fontos üzleti előny, hogy az e-aláírások használatával előbb számlázhatóak a fuvarok is, nem kell ugyanis megvárni, hogy a tollal szignált, papír alapú fuvarlevél beérjen a cég pénzügyi osztályára, ami jelenleg – külföldi szállítmány esetén – akár hetekig is eltarthat. Az elektronikus aláírást követően azonnal továbbítható a dokumentum, és már készülhet is a számla. A hazai szállítmányozó vállalatok  közül is egyre többen ismerik fel, hogy megéri váltani és digitalizálni” – mondta el Somkuti András, a Docler Csoport elnöke és az e-aláírás-specialista NETLOCK vezetője. 

Az e-aláírások legújabb generációja már semmilyen speciális segédeszközt – csipkártyát vagy kártyaolvasót – nem igényel. Így nemcsak költséghatékony, de rugalmas és kényelmes megoldás lehet az okostelefonon is alkalmazható elektronikus aláíró rendszer bevezetése egy szállítmányozó vállalatnál. A sofőr leszállítja az árut, majd egy tableten vagy telefonon aláírja a szállítólevelet, tachográfot, amely így azonnal bekerülhet a szállítmányozó vállalat rendszerébe. 

5 ok, amiért érdemes bevezetni egy szállítmányozó vállalatnál az okostelefonos e-aláírás-rendszert

1. A sofőrök bárhol, bármikor aláírhatják elektronikusan a szükséges dokumentumokat egyszerűen és kényelmesen, amely így azonnal bekerülhet a cég saját rendszerébe, jelentős időmegtakarítást biztosítva például a gyorsabb számlázás érdekében is.

2. Az e-aláírt dokumentum jogilag egyenértékű a papíron, tollal történt aláírással, teljesen feleslegessé teszi a nyomtatást, és egyszerűsíti, gyorsítja az adminisztrációt, költségmegtakarítást eredményez az üzleti folyamatokban.

3. Az aláírt dokumentumokat digitálisan archiválhatják, az így kezelt állományokkal lényegesen könnyebben felelhet meg egy vállalat az új adatvédelmi szabályoknak (például a GDPR szabályozásának), és a „papírhalmok” megszüntetésével egyszerűsíti az archívállományok kezelését is.

4. A felhőalapú e-aláíró szolgáltatás számítógépen, okostelefonon, tableten operációs rendszertől függetlenül, bármilyen webböngészőn keresztül elérhető bármilyen fájltípus (például: pdf, doc, xls stb.) aláírható segítségével.

Használata egyszerű és biztonságos: az aláírás a webes felületen keresztül, PIN-kód megadásával történik, a hamisítás lehetősége kizárt.