Mindhárom csalási formában közös, hogy a kifejezetten bankon keresztüli kifizetésekhez kötődik, látszólag jól szabályozott folyamatokban; ezért a legtöbb cégvezetőnek nincs kellő veszélyérzete velük kapcsolatban. Ennek sajnos számos esetben keserű tanulópénz a vége, de mindig lehet más kárból is tanulni.
A húszforintosnak tűnő kérdés
Már régebb óta fiatal olvasóink talán emlékeznek a Kapcsoltam című betelefonálós kvízműsorra, mindannyiunk Rózsa Gyurijának celebrálásában. Az első kérdés, amellyel húsz forintot lehetett nyerni, mindig valami bántóan egyszerű feladvány volt. Ezen a húszforintos kérdésen elvérezni nem volt nagy dicsőség.
- És egyébként azt honnan tudod, hogy tényleg csak azoknak utaltok fizetést, akik valóban itt is dolgoznak? – teszem fel a húszforintos kérdést Ervinnek, egy műanyagipari cég tulajdonosának. Elsőre nem is érti, ezért megismétlem. Ervin nagy levegőt vesz, szerintem úgy érzi, hogy az idejét pazarlom ilyen nevetséges kérdésekkel. De azért válaszol: elmondja a folyamatot egy új alkalmazott felvételétől kezdve egészen a bérszámfejtésig és a fizetés átutalásáig.
Miután felteszek még néhány kérdést, az értetlenkedés először tovább nő. Aztán az esetek 90 százalékban kiderül, hogy egész egyszerűen nem derülne ki, hogy olyan fiktív munkavállaló is rákerült a fizetési listára, aki valójában nem is dolgozik a cégnél.
Hogy lehet felkerülni a fizetési listára?
A fiktív munkavállaló – és így fiktív fizetés – jellegű csalás lehetőségnek kitett cégvezetők általában ott követik el a hibát, hogy csak a rendes, szabályszerű eljárásban gondolkodnak. A felvételi folyamat csak egy irányban van kidolgozva, vagyis nincs olyan kontroll pont beépítve az ügyviteli, elsősorban a bérszámfejtési folyamatokba, ami visszafelé ellenőriz vagy végez összevetést.
A normál folyamat szerint a munkaszerződés megkötése után a munkavállaló bekerül a bérszámfejtő rendszerbe, majd a bérezés típusa és egyéb munkaügyi paraméterek szerint minden hónapban megtörténik a bérszámfejtés, annak alapján pedig egyrészt a munkabér átutalás, másrészt a járulék bevallások.
A legtöbb, általunk végzett céges átvilágítás során arra derül fény, hogy a bérszámfejtő rendszerbe került dolgozók ellenőrzése visszafelé (létezik-e munkaszerződése) nem történik meg. Ennek oka egyszerűen az, hogy a fejben ez a mozzanat a felvételhez kapcsolódik és magától értetődőnek tűnik, hogy akit nem vettünk fel (nincs munkaszerződése), az nem is kerül be a bérszámfejtő rendszer adatbázisába.
A következmény ugyanakkor az, hogy ha egyszer munkaszerződés nélkül egy fiktív munkavállaló – aki létező személy, csak a cégben nem fordul meg soha – bekerül a rendszerbe, az nem fog kiderülni.
De hogy lehet ebből fiktív kifizetés?
A visszaélés tényleges kivitelezésére jellemzően két mód kínálkozik. Az egyik, amikor az egyszemélyes, kontroll nélkül ellátott bérszámfejtési munkakörben történik. Ez nem jelenti rögtön azt, hogy maga a bérszámfejtő a ludas – lehet más olyan munkatárs is, aki a gyenge információbiztonsági szint miatt hozzáfér a bérszámfejtó programhoz, főleg ha ismeri is annak használatát.
A végrehajtás tehát úgy néz ki, hogy a bérszámfejtő jogosultságát használva a fiktív munkavállaló bekerül a rendszerbe és ezzel minden hónapban a bérkifizetés lehetősége is megnyílik. A tényleges bérszámfejtés pedig vagy eleve mindenkire lefut, vagy – főleg ha eltérő munkarendek, bérezési típusok is vannak – egyenként történik. De utóbbi esetben is elegendő ugyanaz az egyetlen ember, aki valódi szerződés nélkül felvette a fiktív dolgozót a rendszerbe.
Előfordulhat még ez a fajta belső visszaélés olyan módon is, amikor munkaszerződés is készül és a fiktív dolgozó ennek alapján kerül be a munkaügyi rendszerbe. Ez a lehetőség főleg olyan cégeknél áll fenn, ahol több telephely vagy szolgáltatási hely van (pl. létesítmény üzemeltetés) és az egyes helyszínek vezetői önállóan döntenek a munkaerőfelvétel kérdésében és az ehhez kapcsolódó szerződéskötést is önállóan végzik. Tehát ha a normál ügymenet szerint is fel lehet valakit venni úgy a cégbe, hogy a központban nem találkozik vele senki. Ebben az esetben ez az önállóan intézkedő középvezető saját maga igazolja is dolgozó jelenlétét, munkáját.
Hogy lehet felderíteni és megelőzni a fiktív fizetések átutalását?
A megelőzésnek és a korai felderítésnek – sok egyéb lehetőség mellett – két fontos lépése van.
Az első, hogy a munkaügyi (bérszámfejtési) rendszerben aktívan szereplő dolgozók száma, akár szervezeti egységenként, rendszeresen legyen összevetve valamilyen más forrásból, rendszerből származó adattal. Ez a tevékenység jellegétől és a cég sajátosságaitól függően lehet a munkaügyi irattárban megtalálható munkaszerződések száma, a használt belépőkártyák száma, kiadott szerszámok és/vagy munkavédelmi eszközök (hány személyre), jelenléti íveken szereplők száma stb.
A másik lépés a kizárólag egyetlen személy által végzett lépések kiküszöbölése a havi munkabér kifizetés folyamtában. Ez lehet olyan ellenőrző pontok beépítése, ahol a négy szem elvnek kell érvényesülnie (jelenléti ívek, bérszámfejtés tételes vagy szúrópróba szerű ellenőrzése egy másik munkavállaló vagy középvezető által), vagy – ha ehhez egyébként elegendő a létszám – az egyes, önmagában egyszemélyes lépések havi forgó rendszerben, más munkavállaló általi elvégzése. Ez utóbbi egyébként a „nélkülözhetetlen” emberek kialakulásának kockázatát is jelentősen csökkenti, hiszen minden részfeladatra több ember kell.
A nyári szabadságok végeztével érdemes egy gyors önellenőrzést végezni arra nézve, hogy van-e, lehet-e fiktív dolgozó a cégben.
Róth Dénes
PS: Ha tetszett önnek a cikk, küldje tovább könyvelőjének, ügyvédjének, vállalkozó ismerőseinek!
A belső visszaélések megelőzéséről további hasznos információkat itt talál: www.tolvajacegedben.hu
A cikksorozat előző részei:
- Tolvaj a cégedben – vállalati szarkák a járvány után
- A céges belső lopások árulkodó jelei – a 7 leggyakoribb, leleplező viselkedési forma (I. rész)
- A céges belső lopások árulkodó jelei – a 7 leggyakoribb, leleplező viselkedési forma (II. rész)
- Eső előtt köpönyeg – hogyan lehet már felvétel előtt kiszűrni a potenciálisan enyves kezű leendő alkalmazottakat?
- Leltártrükkök – lopják a készleteket, de mégis stimmel a leltár?
- „Aki nem lopott még a cégtől, az nem is igazi munkavállaló” – a cégkultúra szerepe a belső visszaélések megelőzésében
- „Hibáztam, mert megbíztam az alkalmazottamban…” – bizalom és ellenőrzés a munkahelyen
- A középvezető, aki 260 millióra húzta le munkahelyét – tanulságok cégvezetőknek
