Egyre nőnek a vállalkozások adminisztrációs terhei, és ha a kormányzaton múlik, nem valószínű, hogy egyhamar változna a helyzet. Ez jelentősen rontja a magyar vállalkozások versenyképességét. Aki életben akar maradni a piacon, csökkentenie kell a bürokráciára szánt időt és pénzt.
EKÁER, reklámadó, ellenőrzések
– Egyre inkább rosszabb, mint jobb – kommentálta a vállalkozások adminisztrációs terheinek növekedését Jalsovszky Pál, a Jalsovszky Ügyvédi Iroda alapító ügyvezetője. A szakember szerint az elmúlt időszakban a legnagyobb többletterhet az EKÁER rendszer bevezetése hozta a Magyarországon fuvaroztatást végző vállalkozásoknak.
Ezenkívül jelentős többletterhet jelent számos vállalkozásnak a reklámadó bevezetése, ahol az adófizetési kötelezettség elkerüléséhez bizonyos nyilatkozatok kiadására van szükség, és ezek adminisztrációja minden, csak nem egyszerű. Az elmúlt egy évben számos kisebb fajsúlyúnak tűnő intézkedés is történt, amely tovább növelte a bürokráciát. Így például 2015-től az újonnan alakuló társaságoknak már havonta (és nem negyedévente) kell bevallaniuk az áfát, és a belföldi összesítő jelentés határértéke is egymillió forintra csökkent a korábbi kétmillióról. Az intézkedések alapvetően a kisebb vállalkozásokat érintik negatívan. Jalsovszky szerint arról a súlyos bürokratikus teherről sem szabad elfeledkezni, amelyet az adóellenőrzések jelentenek ma a vállalkozások részére.
– Egy-egy ellenőrzés különösen a mezőgazdasági szektorban érintett vállalkozásoknál köt le nagyon komoly energiákat, és vezet súlyos bürokratikus kötelezettségekhez. Ez sok vállalkozás életét megnehezíti – arról nem is beszélve, hogy esetenként ezek a vállalkozások az őket jogosan megillető adó-visszatérítést több hónapos vagy akár éves késéssel kapják meg – hangsúlyozta Jalsovszky Pál.
Több tervezetet, intézkedést gyorsan fogadtak el anélkül, hogy egyeztettek volna az adott szakma képviselőivel. A részletek kidolgozottsága sem megfelelő, aminek az eredménye a gyakori súrlódás, félreértés, illetve értelmezhetetlen helyzetek.
Kezeljük elektronikusan a dokumentumainkat!
És hogy ez mennyire fontos kérdés? A korábban publikált GKI eNET-kutatás szerint a magyar vállalatoknál hetente átlagosan 200 irat képződik: elektronikus és papír alapú levelek, szerződések, megbeszélések feljegyzése, tervek, dokumentációk, utasítások, EKÁER-bejegyzések stb. A magyar cégek 62 százaléka pedig még mindig hagyományos iktatókönyvben tartja nyilván a dokumentumokat, és csak 30 százalékuk használ táblázatkezelő programot.
A többség az iratok cégen belüli megosztását sem szoftverrel végzi, hanem fénymásolnak vagy esetleg beszkennelik a levelet, majd e-mailben küldik tovább. Nem véletlen, hogy gyakran fontos iratok kallódnak el valahol a munkatársak útveszőjében. A dokumentumkezeléssel kapcsolatos jogszabályoknak való megfelelés hiánya láthatóan nem kis fejtörést okoz a cégeknek: elveszett dokumentum miatt az IDC felmérése szerint 36 százalékuknak gyűlt meg a baja a hatóságokkal, 30 százalék veszített el emiatt fontos alkalmazottat, 25 százalék pedig kiemelt ügyfelet.
Nem szitokszó az ERP
Ennek ellenére a vállalkozások öt-tíz százaléka használ valóban elektronikus dokumentumkezelési rendszert. Csak azért ennyi, mert ennek bevezetése nem olcsó mulatság. Egy megfelelő időbélyegzővel ellátott, karakterfelismerésre képes rendszer akár negyvenmillió forintba is kerülhet. Aki napi egy-két számlát vagy havonta néhány teljesítési igazolást tárol, annak ez nem éri meg.
Áthidaló megoldás lehet a modern vállalatirányítási rendszer, az ERP bevezetése, ezt ugyanis nem csak dokumentumkezelésre használhatják. A modulokból felépülő alkalmazások szoftveres megoldást kínálnak a termelés, a logisztika, az értékesítés, az emberi erőforrás-gazdálkodás és a pénzügyi elszámolás tranzakcióinak valós idejű, egységes és integrált kezelésére. Ha tehát beszerzünk egy ERP-t, egy kattintással bármikor, bárhonnan, bármit elérhetünk, megtekinthetünk.
Irány a felhő!
A felhő alapú elérés hozzájárul az infrastrukturális beruházási költségek csökkentéséhez: könnyebben skálázható, emellett az alkalmazások licencdíjai, a karbantartási és támogatási feladatokra fordított költségek is kedvezőbbek – mintha kifejezetten a kisvállalkozások számára találták volna ki. Egyedül a külső adattárolással 72 ezer forinttal javulnak az egy főre jutó informatikai költségek, ami azt jelenti, hogy egy 60 fős vállalat éves szinten hatmillió forintot takaríthat meg az Eston International Zrt. és a Rendszerinformatika Zrt. elemzése szerint. Ennek ellenére Magyarországon az internetkapcsolattal rendelkező, legalább tízfős szervezetek legfeljebb nyolc százaléka veszi igénybe a felhőszolgáltatásokat.
Ennek oka elsősorban a tudatlanság: a magyar vállalkozások 44 százaléka nem elutasító a felhővel szemben, csak szimplán nem érti, mi az. Ez derül ki az Ipsos MORI 2014-es felméréséből. Ám még ha értenék is a felhőt, akkor sem tudnák használni, mert a gépparkjuk megragadt a 2000-es évek közepén: a vállalkozások 66 százaléka tízéves számítógépeket és öt évnél idősebb laptopokat használ.
