Az Accace szakemberei szerint a vállalatok pénzügyi adminisztrációjának hatékonyabbá tételéhez ma már olyan fejlesztések, felhő alapú szolgáltatások is rendelkezésre állnak, amelyek a cégek költségeit úgy csökkentik, hogy a különböző nyilvántartások színvonala növekszik és eközben az alkalmazottak is jobb kiszolgálást kapnak a munkaadójuktól.
A gazdasági válság kirobbanása és elhúzódása sokkal hatékonyabb működés kialakítására kényszerítette a vállalatvezetőket. Egy cég életében számos olyan terület van, ahol a jogszabályok sok adminisztrációs terhet rónak a munkáltatóra – ilyen például a számlázással, bérszámfejtéssel kapcsolatos iratok nyomtatása, kezelése, a könyvelőirodához történő eljuttatása és archiválása. Ezeken a területeken felmerülő feladatokkal akár cégen belül, akár a vállalkozás külső partnereinél (bérszámfejtőnél, tanácsadónál) rendszeresen kell foglalkozni és új megoldásokat kell kidolgozni a hatékonyság és költségcsökkentés érdekében.
A magyar vállalkozásvezetők többsége azonban sajnos a legjobb esetben is Excel táblák dzsungelével igyekszik megfelelő információkhoz jutni,ahol ugyanazt az adatot többször is rögzítik, különböző szempontok alapján, a végeredmény viszont áttekinthetetlen.
A vállalkozói terhek csökkentésére, a hatékonyság növelésére folyamatosan új megoldások jelennek meg a piacon. Ezek egyike egy olyan új, felhő alapú informatikai megoldás, amely egyszerre teszi egyszerűbbé és gyorsabbá a könyvelési, bérszámfejtési és adatszolgáltatási feladatokat. Ez a rendszer a kis- és nagy vállalatok körében gyakran felmerülő kérdésekre ad jó választ: egyszerűsíti az adatok és a dokumentációk, például a számlák archiválását, miközben a felhasználóknak nem kell másolatot készítenie például a számlákról a könyvelőcéghez való megküldés előtt, elég azt csak digitalizálni és az online felületen eljuttatni a könyvelőhöz, így nagyobb vállalatok esetében akár komolyabb adminisztratív költség spórolható meg. „Egy ilyen, titkosított internetes platform biztonságos adatcserét biztosít a cég és a könyvelő vagy adótanácsadó cég között, miközben garantálja a belső folyamatok feletti ellenőrzést és a világos jóváhagyási munkafolyamatokat” – mondja Nemecz István, a könyveléssel és adótanácsadással foglalkozó Accace Tulip platformjának vezetője. Egy ilyen rendszer ötödével is csökkentheti azokra az adminisztratív feladatokra szánt időt, amelyek általában a bérszámfejtéssel kapcsolatos munkák 60 százalékát teszik ki.
Magunk is építhetünk saját cégünk számára megbízható és hatékony információs rendszert- mondja a Piac&Profit szakértője, Bérczes István. Hogy hogyan fogjunk hozzá, ahhoz itt ad részletes tanácsokat. Tanácsa szerint olyan információs rendszert érdemes építenünk, amellyel nem csak a múltat elemezhetjük, de a jövőre vonatkozó előrejelzésekkel is segíti a munkát. Aki azt gondolja, hogy egy vezetői információs rendszer többletmunkát jelent a munkatársaknak, az téved. Ellenkezőleg: jelentős munkát lehet megtakarítani, ha a számlákkal kapcsolatos adatokat és információkat csak egyszer rögzítjük, és a kimutatásokat a rendszer automatikusan állítja elő a rendszer, úgy, hogy nem kell „könyörögni” munkatársaknak – mondja a szakértő.
