Adóvizsgálati ellenőrzések során a revizorok első kérése a belső pénzkezelési szabályzat bemutatása, így a házipénztár ellenőrzése esetén ezt be kell tudni mutatni. A házipénztár kezelésének ellenőrzése során a NAV ellenőrei azt vizsgálják, hogy a mindennapok gyakorlata mennyire felel meg a szabályzatban leírtaknak, tekintettel arra, hogy a vállalkozónak az abban leírtak szerint kell eljárnia, működnie. A pénzkezelési szabályzat keretében a következő területeken kell átgondolt és a tényleges gyakorlatnak megfelelő szabályokat lefektetnie a vállalakozásnak – figyelmeztet legfrissebb blogbejegyzésében Héhn Miklós az RSM-DTM számvitel üzletágának vezetője.
A társaság sajátosságait, azaz azokat a speciális dolgokat, amik a vállalkozásra vonatkoznak. Ilyen lehet többek között az is, hogy mondjuk külső könyvelés végzi a társaság könyvelését.
A házipénztár működtetésére vonatkozó szabályokról részletesebben itt olvashat!
A készpénzkezelés szabályai alatt értjük az egyes pénztárak működtetését, az elszámolások nyilvántartását, a pénztári bizonylatolást, a pénztárzárásokat. A szabályzatban ehhez kapcsolódóan rögzíteni kell:- a pénztárak fajtáit (központi, telephelyi), pénznemét (forint, EUR , stb);- pénztári rendet, azaz, hogy milyen napokon, mikor van nyitva a pénztár:- pénztár kezelésére jogosult személyek körét, az ő helyettesítésüket. Velük írásban meg kell ismertetni a jogaikat és kötelezettségeiket, azt, hogy milyen felelősséggel tartoznak a rájuk bízott értékét;- pénztár ellenőrzésére jogosult személyek körét, az ellenőrzések gyakoriságát;- a pénztárban tartható maximális készpénzmennyiséget, illetve ennek túllépése esetén a többlet elhelyezésével, elszállításával kapcsolatos teendőket;- a készpénz szállításának és őrzésének módját;- hamis pénz kezelésére vonatkozó szabályokat.
A bankszámla forgalommal kapcsolatos feladatok kiterjednek azon személyekre, akik rendelkeznek a bankszámla felett, használják azt. Nagyon fontos, hogy a bankszámla-mozgással összefüggő gazdasági esemény rögzítve legyen, és bizonylattal alá is kell azt támasztani. A pénzintézeti fizetési módokat is itt szabályozzuk, például kinek van jogosultsága utalást kezdeményezni, ki és milyen összeghatárig rendelkezik önálló utalási joggal.
A banki utalás kezdeményezésének jóváhagyásával kapcsolatos szabályozások illetve a többes jóváhagyás fennállása esetén annak szabályai, a céges bankszámlához kapcsolódó bankkártya használatára ki, milyen keretek között jogosult, részletesen kitérni a maximálisan felvehető készpénz összegére, a kártyás tranzakciókhoz kapcsolódó bizonylatok elszámolására.
A vállalkozásnak javasolt saját dokumentum formátumokat is készíteni, amiket a gyakorlatban használhatnak. A pénztári feladatokkal megbízott személynek pontos munkaköri leírást érdemes adni a későbbi félreértések elkerülése végett, hiszen ezen keresztül ismerheti meg a feladatait. Fontos, hogy a pénzkezelési szabályzat, illetve ezen munkaköri leírás átvételéről, megismeréséről átvételi elismervény is készüljön.
Ha készen van a szabályzat, leírás és megismertük akkor a legfontosabb teendő annak betartása. Az ellenőrzés során az első vizsgálati ponton átmentünk, hiszen van szabályzatunk, mely mindenre kiterjed. Most meg kell felelni a többi vizsgálati pontnak is, amelynek keretében az adóhatóság azt vizsgálja, hogy mindent úgy csinálunk-e a gyakorlatban , mint ahogyan az le van írva elméletben - és nem érdemes félvállról vennünk az adóellenőrzéseket!
