Bár a cégek számára központi kérdés a működési költségek csökkentése, az e-számlázás egyelőre nem nagyon terjedt el. A Számlaközpont szakértője segít megtudni, hogy milyen konkrét előnyöket remélhet, aki vált!
A cégek életében két szempont jelentősége növekedett az elmúlt években: a költségek csökkentése, valamint az adószabályoknak és NAV-előírásoknak való megfelelés. A költségek visszafogása mindig fontos szerepet játszott: a válság óta ezt főként a belső folyamatok hatékonyabbá tételével érik el. Ezt szolgálja például a digitalizálás, amelynek kényelmi funkciói is vannak – például a könnyebb, gyorsabb keresés. A céges működés is összetettebbé válik, ezért a vezetőknek szükségük van a folyamatok jobb átláthatóságára. Mára a vállalatok napi életének részévé váltak a felhő alapú szolgáltatások, amelyet a mobilitás és az adatok folyamatos elérése iránti igény fűt.
Az e-számla kibocsátás:
Minden számlának – elektronikus vagy hagyományos – hármas feltételrendszernek kell megfelelnie. A kiállítástól az előírt megőrzési idő végéig biztosítani kell az eredet hitelességét, a tartalom sértetlenségét és az olvashatóságot. A törvény szerint ezek a feltételek bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással biztosíthatóak, amelyik a számla és a termékértékesítés vagy a szolgáltatásnyújtás között megbízható ellenőrzési kapcsolatot biztosít.
A törvény azt is meghatározza, hogy mi minősül e-számlának: „Az elektronikus számla (e-számla) nem más, mint az áfa-törvényben (2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról) meghatározott tartalommal bíró számla vagy egyszerűsített számla, melyet elektronikus formában bocsátottak ki, valamint fogadtak be.
Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy elektronikus kibocsátás az is, ha egy kinyomtatott papír számlát beszkennelnünk és pdf-formátumban e-mailben továbbítunk mindenféle hitelesítés nélkül. A jogszabályváltozás következtében nem kötelező a kiállítás idejében elektronikus aláírást és minősített időbélyegzőt elhelyezni az elektronikus számla dokumentumon, de ez esetben biztosítani kell a megbízható ellenőrzési kapcsolatot. E-számlák esetében a törvényben korábban is szereplő módszerek, így például a fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott számla vagy az EDI rendszerben létrehozott és továbbított számla továbbra is elfogadható ennek biztosítására.
Annak ellenére, hogy Magyarországon 2004 óta a jogszabályi háttér adott, a vállalkozások csupán elenyésző része élt eddig az elektronikus számlázás nyújtotta előnyökkel. Az elmúlt években elsősorban a nagyvállalatok vezettek be digitális bizonylatolást, többnyire a magas költségek miatt, azonban mára a kis és közepes méretű cégek is egyre inkább nyitottak. Ennek oka elsősorban a bevezetési költség csökkenése, az azonnali megtakarítás, illetve az egyszerű alkalmazhatóság.
Becslések szerint itthon éves szinten kb. 600 millió papír alapú számla mellett csupán 12–15 millió elektronikus számla készül. Ez 2-3 százalékos penetrációt jelent, míg az Európai Unió átlaga eléri a 20 százalékot.
Amit talán kevesen tudnak; éves szinten akár 75–80 százalékos megtakarítást eredményezhet a papír alapú számlázásról való áttérés az elektronikusra, ugyanis ez utóbbi esetében nincs nyomtatási és postázási költség. A közhiedelemmel ellentétben egy vállalkozás számára az elektronikus számlázás bevezetése nem igényel hosszadalmas és bonyolult előkészítő szakaszt, mindössze arra van szükség, hogy a társaság megbízzon egy e-számla-szolgáltatót, és a számlát befogadó partner nyitott legyen a papíralap helyett az e-számlára.
Kép: Számlaközpont
De lássuk, milyen konkrét előnyökkel jár az e-számlázás?
Hitelesítés: a cégeknek nincs szüksége olyan egyedi fejlesztésekre vagy tanúsítványra, aláírásra, amelyek plusz költséggel, valamint többletmunkával járnának. Nem elvárás az e-számlát használóktól az elektronikus aláírás sem.
Az e-számla befogadása és tárolása
A 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról 175. § (3) b) bekezdése alapján az elektronikus számlázáshoz a befogadó beleegyezése szükséges, ami azonban lehet formális, informális vagy hallgatólagos is. „Az elektronikus számla alkalmazásának feltétele a számlabefogadó beleegyezése, kivéve, ha jogszabály ettől eltérően rendelkezik.”
Az online számlázóprogram rendszerén keresztül küldött elektronikus bizonylatokat a befogadó a saját számlaátvételi oldalán egy – SSL titkosítással védett – letöltő link megnyitásával tudja átvenni. A letöltéssel a befogadó automatikusan beleegyezését adja az elektronikus számla befogadásába, amelyről a letöltő link mellett tájékoztatjuk – azaz nem szükséges külön megállapodásban rögzíteni azt!
Az e-számla tárolása: A 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól kimondja: „A megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentumok megőrzése olyan módon történjen, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen.”
Tárolás: egyre nő azoknak a rendszereknek a száma, amelyek képesek a könyvelési feladást kezelni. A számlaszolgáltató gondoskodik a számlák tárolásáról a törvény szabta T+8 évig. Azaz, sem a befogadónak, sem a kibocsátónak nincs ezzel teendője és költsége. Az adatbázisban a bizonylat egy pillanat alatt rendelkezésre áll, számtalan keresési, leválogatási kritérium beállítható. Nincs elveszett számla, minden példány eredeti, bármikor tetszőleges példányszámban letölthető online módon.
Biztonság: E-számla továbbításánál a számlaértesítőben direkt link található, ami biztonságos adatkapcsolatot garantál a szerver és a befogadó számítógépe között (https, SSL titkosítás). Ilyen módon kizárt, hogy idegen kézbe jusson a számla.
Számlastátusz-figyelés: a számlaszolgáltató rendszerének köszönhetően a kibocsátói fiókban visszajelzést kapunk arról, hogy a befogadó mikor nyitotta meg az adott bizonylatot. Prezentátor, azaz online számlázóprogram nélkül ez csak úgy lenne megoldható, ha a befogadó is hozzájárulna, illetve ebben az esetben minden kiküldött számla (e-mail) után válaszlevelet kapna a kibocsátó – ez havi szinten elérheti akár a több száz e-mailt! –, amit tárolnia kellene.
Számlakezelés funkciók: a számlaszolgáltató gondoskodik a vállalkozó helyett a különböző rendszerüzenetekről, ilyen az automatikus számlaemlékeztető küldése, az automatikus fizetési felszólító vagy a lejárati figyelmeztető. Kezeli a könyvelési adat export-import funkciót, valamint az online bankkártyás fizetést a számlaátvételi oldalon. Ilyen módon egyszerűsödik és gyorsabbá válik a banki átutalás.
Ügyfélszolgálat: a prezentátor/online számlázóprogram kezeli a befogadók részéről beérkező kérdéseket, ami óriási terhet vesz le a vállalatokról.
Automatikus hozzájárulás a befogadáshoz: nem jár többletmunkával a vállalat számára, hiszen automatikus, azaz a kibocsátónak nem kell külön megállapodni a befogadóval.
