Az e-számla nem más, mint az áfatörvényben meghatározott tartalommal bíró számla vagy egyszerűsített számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki, és fogadtak be. Az elektronikus aláírás hitelesen igazolja a számla kiállítójának személyét, továbbá biztosítja az elektronikus számla hitelességét, tartalmának megváltoztathatatlanságát, sértetlenségét, vagyis az időbélyeggel együtt eleget tesz a 2007/CXXVII áfatörvény 175. §-ában foglalt követelményeknek. Ráadásul a magyar jogszabályok alapján kiállított e-számla megfelel az európai uniós követelményeknek is.
Itt olvashat az e-számlázás szabályozásának buktatókról, amelyekre érdemes figyelni!
Ezekkel számoljon, ha online számlázóprogramot választ:
– Egy számlázóprogramnak rendszerint van saját (belső) tanúsítványa, tehát nincs szüksége külön saját tanúsítványra, használhatja ugyanis a számlázóprogramba beépített tanúsítványt az e-számláik kibocsátásakor.
– Bárki vásárolhat magának tanúsítványt (tanúsítványkibocsátótól), hogy azt feltöltse a saját fiókjába. Ezt követően az e-számlák kibocsátása a saját tanúsítvánnyal történik majd.
– A tanúsítvány célja a jogszabály értelmében "az eredet hitelességének biztosítása". Ez azt jelenti, hogy a tanúsítvány használata garantálja a számlakibocsátó beazonosíthatóságát.
Az elektronikus számla formátumára vonatkozó szabályozásból adódóan, hazánkban jelenleg elérhető e-számla-megoldások (lásd keretes írásunkat) jellemzően hordoznak valamilyen kényelmetlenséget magukban, melyek a következők lehetnek: a) az elkészült e-számla megnyitásához és olvasásához valamilyen – az e-számla megoldást szállító által készített – speciális olvasószoftver telepítésére van szükség, illetve b) maga az e-számla eleve legalább két külön fájlformátumban készül, melyek közül az egyik eleget tesz a törvényben meghatározott feltételeknek, míg a másik az emberi olvasó számára értelmezhető könnyen.
Azaz mind a számla kiállítójának, mind pedig a befogadójának biztosítani kell minden eszközt a NAV részére a számla olvashatóságához. Ezek alapján könnyen belátható, hogy milyen kellemetlen lesz, ha néhány év múlva egy ellenőrzés során nem áll rendelkezésre a számla olvasásához szükséges alkalmazás, mivel az alkalmazás készítőjénél a szoftver már nem elérhető (már nem gyártják az adott alkalmazást, formátumot váltottak, vagy éppen már maga az alkalmazás készítője sem létezik).
Így tárolja elektronikus számláit!
A hiteles elektronikus dokumentumok, e-számlák megőrzéséről, archiválásáról gondoskodhat a kibocsátó is, de azzal megbízható egy digitális archiválást szolgáltatót is. Ugyanakkor nem lehet az e-számlákat egyszerűen kinyomtatni és hagyományos módon tárolni. A számlák természetesen kinyomtathatóak, de ez nagyjából egyenértékű egy hagyományos számla fénymásolásával. Az elektronikus számlákat csak és kizárólag digitális módon lehet tárolni, hiszen azok csak az eredeti, elektronikus formában alkalmasak adóigazgatási azonosításra.
(A számlákat felhőben is lehet tárolni, gyakorlatilag kockázat nélkül, és a NAV ezt is vizsgálhatja!)
Nem árt tudni, hogy az archiválástól függetlenül egy adott e-számlából tetszőleges mennyiségű másolat készíthető, azok minden esetben eredetinek minősülnek, így szükség szerint eljuttathatóak az arra jogosultak részére. Vagyis a számlákkal kapcsolatos munkafolyamatok megtartásához, feladatok elvégzéséhez nem szükséges minden alkalommal az archív dokumentumtárban tárolt változatot letölteni, miközben eleget teszünk a digitális archiválásra vonatkozó jogszabályi előírásoknak.
