A cég életében vannak olyan szakaszok, amikor a vezetés állandóan a sok felbukkanó zavar, probléma, párhuzamosság, szervezeti lyukak kezelésével foglalkozik. Megáll a szervezet fejlődése, és a cég működési pályáját a keletkezett szervezeti tehetetlenségi nyomaték visszaveti. Ez az a pont, amikor szervezni kell! Ám sok vezető azt gondolja, hogy ez rengeteg munka, és különben sincs erre idő, hiszen a termelés a sok probléma miatt visszaesett. Szóval róka fogta csuka!
Ügyfeleim közül egy pont ezzel a gondolatmenettel érkezett hozzánk. Aztán rögtön folytatta: igaz, eddig rosszul tenni volt időm, most időt kell szakítani arra, hogy javítsak ezen. Nézzük csak meg, hogy milyen akadályok állnak a vezetés előtt, amikor elkezd szervezni!
- Idő, amit ki kell szakítani a vezetők munkaidejéből, akár az operatív munka, termelés terhére.(Ennek megoldásában egy ERP rendszer is segíthet.)
- Szembenézés kényelmetlensége az akár évek óta eltakart, elfedett szervezetlenségekkel, szekrénybe zárt csontvázakkal.
- Konfrontálódás a szervezetbe beégett rögeszmékkel. Mi mindig így csináltuk, miért változtassunk rajta? – elképzeléssel.
- Elsődleges és megállító hiba, hogy nem közlik a munkatársakkal a szervezés célját, elérendő célkitűzéseit. Ezzel nem válnak partnerré, résztvevőkké a munkatársak, hanem „STOP” táblákat fognak tartani felénk. (Pedig a cél teszi csapattá a munkatársakat, nem a tréningek.)
- Bármilyen rendrakást mindig megelőzi a káosz – ha visszaemlékezünk egy tavaszi, őszi nagytakarításra – rögtön tudjuk, hogy milyen állapot ez. Tehát számíthatunk burkolt ellenkezésekre, „most nem érek rá”, „most éppen más prioritással dolgozom”, „Főnök, inkább vegyük meg azt a jó gépet vagy szoftvert, „most melyik utasítást hajtsam végre” mondatokra.
- Találkozni fognak a szervezés során olyan üres betöltetlen funkciókkal, amelyek hiánya alapvetően gátolja a cég fejlődését, terjeszkedését. Azonban ennek a betöltése extra kapacitások igénybevételét követelik, amelyek váratlan erőfeszítéseket kívánnak.
- Fellázadnak a munka során olyan „fontos” munkatársak, akikről kiderül, hogy a személyes PR-jukkal ellentétben nincs semmi érdemleges feladatuk, sem eredményük. Ezek a munkatársak sokszor azt a megoldást választják a felbukkanó vészhelyzet kezelésére, hogy nyíltan kritizálnak mindent, főleg a szervezést. Mottójuk: „ A legjobb védekezés a támadás!”
Ezek a felmerülő „akadályok” sok esetben megállítják, de biztosan lelassítják a szervezési folyamatokat. Erre nem érdemes sok figyelmet helyezni, mivel itt egy alapvető és megfigyelt törvényszerűség működik. Megállítások, akadályok jelentkeznek, és amit ilyenkor tenni kell, az a szervezés folytatása. Kitartóan és következetesen haladni a kitűzött, felállított szervezési célkitűzések irányába. Közben nem adni figyelmet a megállító tényezőknek, de annyira kezelni, megoldani őket, hogy ne veszélyeztessék a haladást.
A szervezési munka közepén szembesülünk további megállításokkal, problémafelvetéssel:
- „Ez szerintem felesleges!”
- „Mi speciálisak vagyunk, és nálunk ez nem így működik!”
- „Mi ezt eddig nem így csináltuk, és működött, miért változtatnánk rajta?”
- stb.
Ahogy haladunk és építkezünk, megjön az eredmény:
- A csapat egy irányba áll, a közös célok mentén.
- Mindenki érti és tudja, hogy mi a saját és mi a többi munkatárs feladata.
- Eltűnnek a rendszerből a kóborló, kószáló feladatok, kezeletlen reklamációk, azonosíthatatlan fecnik, megszűnik a nem jó helyre küldött e-mailek tömege.
- Megjelenik a szervezetben a rendszerszemlélet, ami logikus és ésszerű mindenkinek.
- S utoljára, de nem utolsósorban: mióta elkezdtük a szervezést – a kezdeti nehézségek leküzdése után – azóta a forgalmi számaink soha nem látott mértékben nőttek! Olyan partnereink jelentkeznek megrendelésekkel, akik az utóbbi években eltűntek! Valahogy most a termékeink kívánatosabbak és érdekesebbek a piacon, mint azelőtt!
Pénzes Zsuzsa Comline Budapest Kft.
