Dönteni általában akkor kell, ha valamilyen esemény megzavarja a dolgok megszokott menetét (vagy előre láthatók azok a változások, amelyekre fel kell készülni).
Hiába vannak közös megállapodások (normák, szabályok) a csoport együttműködésére, ha a döntéshozatal folyamata rossz beidegződések mentén történik. Ahogy a szabályok célja is az, hogy a csoport tagjai úgy tudjanak együtt haladni, hogy a legjobb döntés szülessen, a kölcsönös bizalom és megbecsülés fenntartásával, ebben az esetben is ez a cél.
Sorozatunk célja azoknak a meetingszabályoknak a rendszerbe foglalása, melyekkel eredményesebbé és nem utolsósorban rövidebbé lehetne tenni az összejövetelt.
A korábbi részek itt olvashatók.
6. A döntéshozatal szabályai
|
Jelentése |
Célja |
|
| 1. Klíma kialakítása, „megérkezés” | Az értekezlet tagjai különböző helyzetekből érkeznek az értekezletre. Ki ideges, ki álmos, ki lelkes, mindenki másmilyen lehet. | A cél, hogy egymásra hangolódjanak, hogy képesek legyenek egymásra figyelni, meghallgassák az érveket, és azokra reagáljanak. Ha a meetingszabályok nem ismertek, azokat is érdemes elmondani. |
| 2. Akkumuláció | A témával kapcsolatos problémák összegyűjtése. (Mi a probléma? Erre többen többféle választ fognak adni.) | A cél, hogy mindenkinek lehetősége legyen elmondani, hogy a saját szemszögéből, tapasztalatai, információi alapján milyen vonatkozásai vannak a problémának. |
| 3. Rendszerezés | A felmerült problémák logikai rendszerezése. Lehet ez a halszálkamodell szerinti ok-okozati elemzés, de lehet akár a logikailag összetartozó témák egy csokorba foglalása. | Ezzel jutunk el ahhoz a kérdéshez, hogy valójában mire is keres a csapat megoldást. Egy jól feltett kérdésre „magától” megszületik a válasz. |
| 4. Érlelés | Az érlelés gondolkodási folyamat, amire lehet, hogy elég egy 10 perces szünet, de lehet, hogy akár napokat is érdemes hagyni (pl. háttér-információk gyűjtésére, internetes kutatásra), és innen folytatni a megbeszélést. | Célja, hogy mindenkinek lehetősége legyen végiggondolni a helyzetet, és hagyni, hogy megszülessenek azok a megoldások, amelyeket a csapat keres. |
| 5. Ötletelés | A kreatív csapattagok kedvenc része. Itt lehet elővenni a fantáziát, és kreatív megoldásokat találni. Vannak a kreativitást elősegítő technikák (ezek egyike pl. a „brain storming”), melyek ebben a fázisban felhasználhatók. | Az itt leírt folyamat célja éppen az, hogy ne kezdhessenek el ötletelni a megoldáson a kreatívok, amíg még a probléma sem egyértelmű, amire megoldást keresnek. |
| 6. Valóságpróba | Fel kell tárni, hogy milyen eredményt hozna, ha a felvetett ötleteket megvalósítanák. Rendelkezésre állnak-e a szükséges erőforrások, milyen hatással lenne más területek munkájára, hogyan fogadnák a vevők, stb. | Hiába döntenek úgy a kreatívok, hogy kellene harangozni, ha nincs harang.A valóságpróba célja annak vizsgálata, hogy lehet-e, kell-e, érdemes-e a döntést végrehajtani. A közös bölcsesség és az összes résztvevő egyetértése elég erős garancia arra, hogy jó döntés születik. |
| 7. Véglegesítés | Hiába döntenek úgy, hogy „valamit végre kell hajtani”, ha az a személy vagy szervezeti egység nem ért egyet a döntéssel, akinek ezt meg kellene valósítani. | Többségi, szavazásos döntés esetén mindig megvan az esélye, hogy éppen az nem ért egyet a döntéssel, akinek végre kellene hajtani. Kiszámítható a végeredmény. |
1. Automatikus döntések – A döntések a már megszokott módon születnek – függetlenül attól, hogy az megfelel-e annak a témának, amelyben dönteni kell.
2. Dominancia – Aki a leghangosabb és legdominánsabb, arra hagyják a döntést.
3. Konformizmus – A tagok nem mondanak ellent, félelemből vagy önfegyelmezésből, mert általában a vezető döntése a helyes.
4. Frusztráció/kimerültség – A tagok, hogy megóvják magukat a vitától, és az ezzel járó feszültségektől, inkább egyetértenek a döntéssel.
Ezek miatt a döntéshozatali problémák miatt a meeting levezetője olyan döntéshozatali stílust választ, ami biztosan döntést eredményez:
5. Autoriter döntés – Erős kontroll és gyors döntéshozatal, ami nem szükségszerűen a helyes döntés.
6. Konszenzus – Sok hozzászólás és gondolkodás, de a döntések lassan születnek, ha egy facilitátor nem működik közre.
7. A többség irányít – Sok hozzászólás és gondolkodás a tagok között, de hagyja, hogy a többség átvegye az ellenőrzést.
8. A kisebbség irányít – Sok hozzászólás és gondolkodás a tagok között, de gyakran a politika vagy győzködés vezérli.
Beck György www.emberekkel-suttogo.hu
