Tévhit az, hogy a feladatok megosztása megegyezik a feladatok delegálásával. Delegálás esetén a vezető a feladattal járó felelősséget és a hatáskört is átadja beosztottjának, tehát döntési jogkörrel ruházza fel és bizonyos határig szabad kezet biztosít neki a munka elvégzéséhez szükséges út és mód megválasztásában.
Jelentős kockázatot jelent az, ha a vezető nem, vagy csak nehezen vonja be, hatalmazza fel a munkavállalóit: egy olyan rendszert építhet fel maga körül, mely jelentősen függ személyétől és távollétében működésképtelenné válik. Vagy nem olyan hatékonysággal működik. Egy 40 munkavállalót foglalkoztató hotel vezetője például kiszámolta, hogy vállalkozása naponta átlagosan 30 százalékkal kevesebb nyereséget realizál távollétében.
A jó vezetőt nem az határozza meg, hogy olyan titkos tudás birtokában van, amit senki más nem tud. Nem az a feladata, hogy minden szakmai problémát megoldjon, minden feladatot elvégezzen. A jó vezető sokkal inkább arra figyel, hogy irányítása alatt emberei is egyre képesebbé és motiváltabbá váljanak minderre.
Ezt ismerték fel egy másik vállalatban, ahol a középvezetőket egyhetes szabadságra küldték. A középvezetők távolléte alatt világossá vált az, hogy mely részlegnél bénult meg a mindennapi munkavégzés és mely részleg működésében nem volt feltűnő a középvezető hiánya.
Tapasztalataink szerint a legtöbb vezető számára nehézséget jelent a delegálás, mert ez számukra egyes feladatok elengedését jelenti. Tipikus vezetői mondatok/gondolatok a következők:
"Gyorsabb lesz, ha magam végzem el a feladatot. Több időmbe kerülne, amíg megfelelően delegálnám." „Nem akarok kockáztatni: tulajdonképpen én értek a legjobban ehhez a feladathoz, valószínűleg jobban tudom megcsinálni, mint bárki más. Ezért én fogom megcsinálni, az még mindig egyszerűbb, mint mások hibáit kijavítani.” „Még vezetői előléptetésem előtt is én csináltam ezt a feladatot- ez az egyik kedvencem. Inkább túlórázom, de akkor sem szeretném kiadni ezt a kezeim közül.”
Fontos ezeknek a vezetőknek is megélniük azt, hogy a hatékony delegálás win-win szituációt teremt. A munkatársak elkötelezettebbé és elégedettebbé válnak, miközben a vezetőnek több ideje marad vezetői feladatainak ellátására. A feladatok delegálásával gyorsabb és sokszor jobb döntések születnek; a vezető és a munkavállalók között kölcsönös bizalmon alapuló kapcsolatok alakulnak ki.
A felhatalmazás és bevonás mértékénél vegyük figyelembe a munkavállaló szakmai tudását, a vállaltban eltöltött idejét, motivációját. Másrészről a feladat jellemzőit: az elvégzésére rendelkezésre álló időt, a feladat komplexitását és kritikusságát. Egy lelkes, de kezdő munkavállalónak, aki például még nem tud hatékonyan priorizálni a feladatai között, érdemes sürgős, de nem fontos feladatokat delegálni, miközben szorosabb kontroll alatt tartjuk. Az évek során munkatársunkat azzal fejlesztjük, ha folyamatosan növeljük a felhatalmazás mértékét: egyre fontosabb feladatokat adunk számára és a feladat megvalósításának menetét és módját rábízzuk, egyre csökkenő kontroll mellett.
Ha vezetőként pótolhatatlannak érzi magát, akkor érdemes elgondolkodnia azon, hogy Ön mit tett/nem tett meg azért, hogy ez a szituáció kialakuljon, és hogyan tud változtatni ezen. A saját és a vállalata hosszú távú érdeke az, hogy folyamatosan fejlesztve, felhatalmazva munkatársait egy olyan csapatot alakítson ki maga körül, akikre számíthat, és akik Ön nélkül is tudni fogják a dolgukat.
Láng Alina
