1. Legyen miből!
A tagi kölcsönhöz szükséges a kölcsön nyújtásának napján rendelkezésre álló leadózott jövedelem. Az akár több tízmillió forintos tagi kölcsönökkel kapcsolatban már az elején gondoljunk arra is, hogy aki azt a cégbe beteszi, annak a személyi jövedelemadó-bevallása alapján legyen is adózott jövedelme, amiből azt adta. Ha ez nincs meg, az adóhatóság hamar rá fog erre jönni egy kapcsolódó ellenőrzésből, és akár színlelt ügyletként büntetésre számíthatunk. A kölcsönt átutalással és készpénzben is odaadhatjuk a cégünknek. Utóbbinál viszont fontos, hogy a bevételi pénztárbizonylatot kitöltse a cég. De ami a legfontosabb és elmaradhatatlan, hogy születnie kell egy kölcsönszerződésnek is.
2. Szerződjünk írásban!
A szerződést foglaljuk írásba, minden fontos körülményt írjunk bele (összeg, futamidő, lejárat napja, fizetés és visszafizetés módja, szerződő felek, esetleg még a kölcsön célja is, ha van ilyen). Valódi szerződéssel az adóhatóság is látja majd, hogy nem „kamu” ügyletről, hanem valódi tartozásról van itt szó, így nem lesz a cég az adóellenőrzések céltáblája emiatt évekig.
A szerződésből tartsunk egy példányt a könyvelésen és egy példányt az ügyvezetésnél is, az irodában. Adóellenőrzésnél így gyorsan elővehető, és látszik majd, hogy szépen rendezett ügyletről van szó.
4. Könyveljük tisztán!
Sose hagyjuk, hogy a könyvelőnk csak úgy bekönyvelje a tagi kölcsönöket. Nem szabad hagynunk, hogy ez könyvelői rutin, pénztáregyenleg-foltozgatás legyen, hanem mindig tulajdonosi döntésből kell fakadnia. A könyvekben nyilvántartott tagi kölcsön egyenlegét (és a tartozás aktuális összegét kamatokkal növelten) félévente-évente tekintsük át, és ha van a cégben pénzeszköz, akár lejárat előtt is igyekezzünk ezt visszaadni, ha csak átmeneti pénzzavar miatt volt rá szükség. Amennyiben a tagi kölcsön lejárt, a szerződés teljesült, újabb tagi kölcsönt tehetünk be a cégbe, ha szükséges.
Az a cég, aki nem megfelelően könyveli a tagi kölcsön nyújtását, elengedését és visszafizetését, s az adóhatóság tudomást szerez erről, akár 200 százalékos adóbírságra is számíthat.
5. Gondoljunk előre a kivezetésre!
Ha a tagi kölcsönt nem tudja a cégünk visszafizetni a tagnak, a tartozást előbb-utóbb ki kéne vezetnünk a könyvekből. A tagok, valamint a kívülálló magánszemély által nyújtott tagi, illetve egyéb kölcsön elengedése kézenfekvő, de nem feltétlenül jó megoldás. Így ugyanis azt rendkívüli bevételként kell elszámolni, amely az adózás előtti eredmény részeként társaságiadó-köteles, nem beszélve a többletbevétel áfatartalmáról. (A tagi kölcsön kivezetésének nehézségeiről itt olvashat tovább.)
Ha már kivezetni nem tudtuk, legalább ügyeljünk arra, hogy a bevallásban feltüntetett tagi kölcsönnél a könyvelőnk lehetőleg ne jelölje be azt a sort, hogy „alapítókkal szemben fennálló kötelezettség”. Ez esetben ugyanis a tagi kölcsön célellenőrzésre még abban az évben elkerülhetetlenül sor kerül. A társasági adóbevallást elektronikus úton kell beküldeni, és annak feldolgozása is elektronikus úton történik meg, aminek eredményeként az adatok elektronikus adatbázisba kerültek, így automatikusan elkészült a tagi kölcsön ellenőrzés alá eső adózók adatbázisa is.
