Az utóbbi években mindenki mintha egy kicsit elfoglaltabb lenne, egy kicsit elfoglaltabb lenne, egy kicsit el lenne havazva és betemetve munkával. Az utóbbi években mindenki egy kicsit többet panaszkodna a kelleténél.
Pedig az elfoglaltságra való hivatkozás és panaszkodás tulajdonképp nem szól másról, minthogy felülmúljunk másokat. Elfoglaltabb vagyok, tehát fontosabb vagyok, az én időm drágább - ez áll a folyamatos panaszkodás hátterében - állítja Meredith Fineman, a FinePoint Digital PR alapítója és vezérigazgatója, aki rendszeresen publikál olyan oldalakra, mint a Huffington Post, a Harvard Business Review vagy a Newsweek.
Egy dologról azonban nem szabad megfeledkezni: egyszerűen sértő ez a fajta kommunikáció és kapcsolattartás. Mindenki elfoglalt a maga módján. Van, aki több munkahelyen dolgozik, van, aki új vállalkozásba kezd és van, aki gyereket nevel. Miközben az idő véges, az emberi igények listája pedig végtelen, elég könnyű megtölteni a határidőnaplót elfoglaltságokkal. De ez nem feltétlenül jelenti azt, hogy kell is.
Nem "elfoglaltnak lenni" menő
Azt feltételezni, hogy "elfoglaltnak" lenni valami menő dolog, valami olyasmi, amit az ember büszkén kiír a Facebook-falára vagy megírja a barátainak sms-ben, teljesen nevetséges dolog. Miközben folyamatosan büszkélkedünk a rengeteg dolgunkkal és saját vállunkat veregetjük, mennyire elfoglaltak vagyunk fontos családi és baráti kapcsolatok csúsznak ki a kezeink közül, no meg a saját időnk is pocsékba megy. Miközben hosszasan tudunk arról elmélkedni, milyen elfoglaltak is vagyunk, elmulasztunk olyan fontos beszélgetéseket, melyek rávilágítanának arra, hogy ezt a fajta túlzott elfoglaltságot ideje lenne egy kicsit sarokba állítani.
A rengeteg munka nem egyenlő a hatékony munkával
El kell felejteni a hosszú munkanapokat; a végtelen túlórákat pedig okos munkaszervezéssel helyettesíteni. Pusztán csak azért, mert valaki napi 15 órát ül a munkahelyén kiszáradt szemekkel, hulla fáradtan, a koncentrálóképesség teljes hiányában, még nem jelenti azt, hogy ügyesen el is végezte a feladatát. Egy dolgozó átlagosan 90-120 percet képes dolgozni, mielőtt a figyelme elkalandozna. Időzített szünetek, pihenők nélkül mennyire lesz minőségi az elvégzett munka?
A különbség a hatékony munka és a rengeteg munka között óriási. Ennek pedig legfontosabb pontja, hogy tisztában legyünk azzal, mit kell elvégeznünk, szemben a rengeteg dologgal, amit tehetnénk. Ha valaki azzal büszkélkedne, milyen remekül menedzseli az idejét, szemben azzal, hogy arról panaszkodna, mennyi mindenre nincs ideje, máris tanulhatnánk egymástól valamit.
Fineman három taktikát ajánl első körben, ami hatékonyabbá teheti a munkavégzést:
- Limitáljuk a feladat elvégzésére szánt időt. "A vizsgaidőpont közeledtével exponenciálisan nő a tanulás intenzitása" - tartja a régi egyetemi mondás és ez a munka világára is igaz. Minél jobban beosztja valaki az idején a feladatokra, annál hatékonyabban megy majd a munkavégzés és annál kevesebb ideje marad az időrabló melléktevékenységekre. Ha csak 45 perc áll rendelkezésre egy feladatra, akkor 45 perc alatt meg kell csinálni, még ha nem is lesz tökéletes. De kész lesz.
- Használjunk határidőnaplót. Nem kell magyarázni. Akinek sok dolga van, vezesse a feladatait és tevékenységeit akár papíron, akár a számítógépén egy határidőnaplóba, hogy kiderüljön: hol úszik el az idő és hol lehet spórolni.
- Dobjuk ki a felesleget. Hagyjuk el minden olyan felesleges tevékenységet a cég életéből, ami csak viszi az időt, de nem kecsegtet semmilyen eredménnyel, mint a heti több órás grafikonbámuló meetingek. Ha egy kicsit kevesebb lesz a kötelező kör, több idő marad a hasznos tevékenységre, amellyel végül az egész cég jól jár. Sőt, a barátaink is, akiknek nem fogunk többet panaszkodni.
