Az ELZETT SOPRON Felületkezelő Kft. a stuttgart-leinfeldeni székhelyű Roto Frank AG cégcsoport a tagja. Magyarországon jelenleg három Roto leányvállalat működik. A Roto Elzett Certa Vasalatgyártó Kft., amely különböző vasalatokat gyárt nyílászáró szerkezetekhez, a Roto Elzett Vasalatkereskedelmi Kft., amely a termékeket értékesíti a délkelet-európai régióban és az ELZETT SOPRON Felületkezelő Kft., amely a termelő vállalat számára végez felületkezelési, galvanizálási tevékenységet bérmunkában. A kft. bútorkapcsokat is gyárt és forgalmaz az ország bútoripara részére, húsipari kapcsokat pedig a Pick, Herz, Ringa és más magyar húsfeldolgozók számára értékesít. Az ELZETT SOPRON Felületkezelő Kft. 2003-ban 81 fővel, összesen 1,2 milliárd forint árbevételt ért el.

A probléma

A két nagyobb hazai Roto vállalat (a Roto Elzett Certa Vasalatgyártó Kft. és a Roto Elzett Vasalatkereskedelmi Kft.) üzleti folyamatainak a támogatásához SAP-t használ, Microsoft Office termékekkel kiegészítve, Lotus Notes kommunikációs bázissal. Ez a megoldás azonban a viszonylag kicsi cégméret miatt az ELZETT SOPRON Felületkezelő Kft.-nél szóba sem kerülhetett.

A ma már Microsoft Navisiont használó vállalat korábban bérelt szolgáltatásként AS/400-on futó szoftverrel oldotta meg az adminisztrációs feladatokat.

- A meglévő rendszer stabil és megbízható volt, de a funkcionalitás fejlesztése túl költséges lett volna, és a szolgáltató által esetlegesen megvalósított verzióváltások kényszerű követésének többletköltségét pénzügyileg kockázatosnak éreztük - mondta Huber Ferenc pénzügyi igazgató. - Saját kezünkbe akartuk venni a rendszert! Igyekeztünk olyan megoldást keresni, amely minden szükséges területet lefed, integrált, és támogatja a cég fejlődését is.

Az új rendszer kiválasztásánál az elsődleges szempont a költséghatékonyság volt. Fontosnak tartották, hogy ne csupán a beszerzést és a bevezetést, de az üzemeltetést is viszonylag olcsón lehessen megoldani, ne például külön üzemeltető személyzetre ne legyen szükség. A vállalat vezetői úgy döntöttek, hogy az új megoldás a bevezetés költségeivel együtt sem kerülhet többe 10 millió forintnál.

- A Microsoft Navision melletti legfontosabb érv a költséghatékonyság volt. Fontos volt még, hogy a rendszer integrált legyen, teljes működésünket lefedje, és ne követelje meg a napi ügymenet számottevő változtatását - mondta Huber Ferenc.

Az újonnan bevezetendő szoftver működését egy teljes funkcionalitású, ügyletszámban azonban korlátozott tesztverzió segítségével tudták kipróbálni. A 2003 nyarán meghozott döntés után következett a helyzetfelmérés és az implementációs terv elfogadása, majd ezután a tesztverzió működésének értékelése. A rendszer feltöltését a törzsadatokkal 2003. november 18-án kezdték meg. A VT-SOFT Kft. által végzett bevezetés mindössze másfél hónapot vett igénybe, 2004. január 1-jén a vállalat használatba vehette a komplex új rendszert. A váltást nagymértékben megkönnyítette az AS/400-as rendszer és a Navision közti hasonlóság, amelynek köszönhetően a törzsadatok konvertálása viszonylag egyszerűen ment. A Navision bevezetését követő első hónapot egyfajta ellenőrző periódusnak tekintették, ez idő alatt a két rendszer még párhuzamosan működött.

Az ELZETT SOPRON Felületkezelő Kft.-nél a Navision vállalatirányítási rendszer - moduláris felépítésének köszönhetően - egyelőre a pénzügy, a számvitel, a kontrolling, a logisztika, a beszerzés, a raktározás, a saját anyagon és a bérmunkában végzett termelés, a készáru-raktározás és az értékesítés területeit fedi le. Az emberi erőforrás-gazdálkodás szoftveres támogatását a VT-SOFT által fejlesztett OPUS for Navision bér-munkaügyi és tb-moduljával oldották meg, mely kifejezetten a Navision rendszer kiegészítésére hivatott.

A rendszer működése

A Navisionnel 100 Mbps sebességű helyi hálózaton keresztül összesen 15 kliensgépről tucatnyi felhasználó dolgozik. Két kiszolgálón egyszerre két Navision rendszer is fut párhuzamosan, mindkettő Windows 2000 Server alatt. Az éles implementáció kétprocesszoros IBM Netfinity 5600 szerveren működik, egy másikon pedig olyan tesztrendszer fut, amelyen a felhasználó kipróbálhatja az adott műveletet anélkül, hogy az az éles rendszert befolyásolná. A tesztrendszer jó szolgálatot tesz, amikor új kollégát kell betanítani, vagy új Navision modult vesznek használatba. A tesztrendszert Windows Terminal Serverrel érik el, így csökken a hálózat terhelése, mert a terminálszerver jóval kisebb forgalmat generál a Navision kliensnél. Az éles rendszert minden hétvégén átmásolják a tesztkiszolgálóra. A terminálszerverre a rendszer menedzseléséhez is szükség van, mert ezt a feladatot Lövőről, távolról látják el a másik két Roto cégnél dolgozó rendszergazdák.

A kiszolgáló oldal egyszerűen paraméterezhető, az adatbázist naponta merevlemezre mentik, hét végén pedig teljes mentést végeznek szalagra, amely mindössze 20 percet vesz igénybe. A rendszer kis mérete és kompaktsága lehetővé teszi a lemásolását akár egy noteszgépre is, amelyet így a vezetők elemzések céljára magukkal vihetnek, és szerver nélkül is használhatnak.

Az elemzőeszközökkel a Navisionben nyomtatón vagy képernyőn megjeleníthető jelentések generálhatóak, az utóbbiakat HTML állományba lehet menteni. Az ODBC kapcsolat révén az adatbázis kompatibilis az Excellel és az Access-szel, így az egyedi kimutatásokkal kényelmesen a megszokott felületen lehet dolgozni. A Navisionben a bevezetés során kialakított jelentések mellett később újak készíthetők a beépített riportgenerátor modullal.

A VT-SOFT és a Roto informatikusai olyan módon osztották meg a rendszer kiszolgálási munkálatait, hogy a napi működtetéshez szükséges feladatokat és a végfelhasználói támogatást a Roto vállalatok két jól képzett, Navision-oktatáson felkészített informatikusa látja el, míg a ritkábban felmerülő bonyolultabb problémákra a VT-SOFT biztosít forródrótos ügyfélszolgálatot fix havidíj ellenében. Ennek az egyedileg összeállított havidíjas szolgáltatáscsomagnak a része a kedvező áron lekötött szakértői kapacitás is, mely évközi konzultációkra és kisebb fejlesztésekre vonatkozik. Ezáltal a rendszer üzemeltetési költségei alacsony szinten tarthatók, és több évre előre tervezhetők.

Huber Ferenc a Navision kiépítése kapcsán két különösen lényeges tényezőre hívta fel figyelmünket. Az első a bérmunka speciális kezeléséhez kapcsolódik, amelyre a legtöbb középvállalati piacra tervezett szoftver nem képes. A VT-SOFT szakemberei azonban erre a problémára is találtak megoldást a Navision segítségével: a rendszert úgy alakították ki, hogy az kezelni tudja értékektől függetlenül is az anyagi folyamatokat. A másik nagy előnye, hogy zökkenőmenetesen sikerült megoldani vele az Európai Unióba való belépéssel járó adózási, jelentési és egyéb adminisztrációs változásokat is.

További tervek

Az ELZETT SOPRON Felületkezelő Kft. még az idén további lépéseket tervez a Navision használatában. A jelenleg zajló, szeptemberre befejeződő második lépcsőben a vállalatcsoport egyedi jelentési rendszerét alakítják ki. Év végéig a házipénztár és az elektronikus mérlegen alapuló automatikus termelési visszajelentés rendszer beállítása szerepel a tervek között. Kiemelt feladat a Roto-specifikus fedezetszámítás kialakítása, kiegészítve a tervezéssel. 2005-ben a termelésvezérlés és a kapacitásprogramozás modulok kerülhetnek sorra. A bevezetés egyik fontos feladata a termelésben dolgozó, számítógépet korábban nem használó alkalmazottak felkészítése, az új módszerek elfogadtatása lesz.

Az eddigi működési tapasztalatokat összegezve Huber Ferenc úgy véli, hogy jó választás volt a Navision. Az eredményeket az is igazolja, hogy a frissen alapított, idén már 5 millió euró forgalmat bonyolító romániai kereskedelmi leányvállalatnál - amelynek az irányítása és pénzügyi menedzselése Magyarországról történik - szintén Navision rendszert vezetnek be. Az új rendszer bevezetését ismét a VT-SOFT szakemberei végzik, akik projektvezetéssel és minőségbiztosítással garantálják a cégcsoport igényeinek való megfelelést.