Az ERP kifejezést azon rendszerekre szokás használni, amelyek egyetlen számítógépes adatbázisra építve igyekeznek átfogni egy vállalat irányításának összes főbb tudnivalóit; a pénzügyi, az anyag- és eszközgazdálkodási, a humán erőforrások, a dokumentációs, a könyvelési és a kereskedelmi tranzakciók információit. A fókusz tehát a vállalaton van, illetve az integrált adatbázison. Ezért valamivel jobb elnevezés a magyar VIR (Vállalatirányítási Rendszer), vagy – a sokak által javasolt, de révbe nem ért – kifejező BPM (Business Process Management), azaz az Üzleti Folyamatok Kezelése.

Lázadás

Valódi integrált ERP rendszer nem olyan sok van a világon; két kezünkön megszámolhatjuk őket (Oracle, SAP, JD Edwards, Peoplesoft, Baan, Scala, Exact, a magyarok közül Infosys, Libra4GA). Az üzleti alkalmazási modulokat valamely nagy adatbázisgyártó (Oracle, Microsoft, SAP) alapjaira építve fejlesztették ki. A fejlesztői eszközök tehát különböző platformokról és generációkból származnak, az egyes rendszerek így nehezékként cipelik magukkal a zárt, gyakran erkölcsileg elavult, a korszerűsítést nehezen vagy költséges módon engedő eszközöket. A rendszerek nettó ára nagyon magas – többnyire csak a legnagyobb vállalatok által kifizethető –, és különösen sok az úgynevezett teljes élettartamra eső költség (TCO – Total Cost of Ownership). Ez utóbbiba a beszerzési ár mellett beleértendő a felhasználók betanításától kezdve a rendszernek megfelelő, általában erős hardverigényen át a konzultációig, a garanciális és szervizszolgáltatásokig, jogszabály- és programverzió-követésig sok minden.

A mai, bonyolult rendszerek bevezetési ideje rendkívül hosszú. A CIO Magazin (www.cio.com) például arra figyelmezteti olvasóit, hogy kezeljék fenntartással a gyártók ígéreteit a 3–6 hónapos bevezetési időt illetően. Ha ugyanis ennyi idő alatt valóban sikeres a bevezetés, akkor nem nagyvállalatról van szó, vagy nem a teljes ERP rendszerről, hanem csak egy – mondjuk pénzügyi – alrendszerről. Utóbbi esetben például csupán egy nagyon drága könyvelőszoftverről... A rendszerek bevezetésének szokásos időtartama inkább 1–3 évre tehető – beleértve a dolgozók munkamenetének átszervezését, szemléletének átalakítását is.

És általában ez utóbbi bizonyul az ERP rendszerek legnagyobb buktatójának. Az ERP rendszerek ugyanis soha nem igazodnak a megrendelő jól bevált vagy csak egyszerűen megszokott munkamenetéhez. Mi több, amit lehet, felborítanak. Jobb helyeken ezt úgy hívják: Business Process Reengineering – merthogy a rendszerintegrátorok szívesen csinálnak további szép pénzt a hatékonyság növekedésére hivatkozva, ám valójában abból, hogy a megvásárolandó szoftverrendszerhez igazítják a vállalat összes munkafolyamatát. Ez azonban sok esetben szabályos lázadáshoz vezet.

Esettanulmány

Mint tudjuk, hibátlan szoftver nincs, csak növekvő verziószám van (állandó javításokkal, tökéletesítésekkel). Az alapjaiban felforgatott vállalati működés során azonban a legkisebb hiba is jelentős mértékben fokozza az amúgy is meglévő ellenérzéseket. Nem is szólva a nagyobb hibákról, amelyek akár az üzletmenetet veszélyeztethetik. Ebből a szempontból valóban jobb az előre elkészített, igazodást követelő szabványszoftver. A fejlesztők gyakran készen állnak az úgynevezett (jó drága) „testre szabásra”, ami azonban magában hordozza a rendszer instabilitásának, a hibák szaporodásának veszélyét. Igaz, még mindig könnyebb a szoftvert a felhasználók igényeihez szabni, mint az utóbbiak hozzáállását gyorsan megváltoztatni. Annyi bizonyos; nem könnyű megtalálni az arany középutat a felfordulást okozó szabványszoftver, illetve a hirtelensült „egyedi” megoldás között.

Szakemberek szerint száz ERP bevezetésből mindössze tíz sikeres. A 90 százalékos kudarc riasztó eseteiről azonban sokkal inkább csak hallhatunk, mintsem esettanulmányokban olvashatunk. Érthető; a hatalmas összegeket felemésztő kudarcokat nem rakják ki az ablakba sem a fejlesztők, sem a megrendelők. Ám tekintettel arra, hogy az ERP teljes élettartamának átlagos költsége nem kevesebb, mint 15 millió dollár (a Meta Group vizsgálatának eredménye 63 különböző nagyságú cégnél, a minimális összeg 400 ezer, a maximális 300 millió dollár volt), igazán kifizetődő lenne mindenki okulására összeszedni a tanulságokat.

A publikus példák ritka esete a Nestlé Odüsszea (forrás: ugyancsak a CIO Magazin). A Nestlé USA 1997-ben 210 millió dolláros, a nemzetközi vállalat egészére kiterjedő, SAP alapú ERP projektbe kezdett. A befejezést 2003-ra tervezték. A munkát az Y2K rosszemlékű tévútjával kezdték. A CIO (Chief Information Officier, azaz főinformatikus) összeállított egy munkabizottságot 50 érintett csúcsvezetővel és 10 IT vezetővel – ám egyetlen szakembert sem vett be azok közül, akiknek majd használni kellene a rendszert... S ők hamar fellázadtak. Erkölcsi válság alakult ki, s a help desk részleghez egy idő után napi 300 hívás futott be. A Nestlé 2000 júniusában leállította a projektet. Újraszervezték a vezető csapatot, áttervezték a projektet, kidolgozták a felhasználói visszajelzések tudatos figyelését és az azokra adandó válaszokat, beleértve az új kommunikációs, illetve oktatási tevékenységeket is.

Magyar megoldás

Az eddigiekből az is kiolvasható, hogy a megrendelő bizony joggal érzi magát alaposan kiszolgáltatottnak. Ha változás történik saját nemzeti törvénykezésében – ami bizony gyakori – , ha új üzleti folyamatot akar bekapcsolni vagy pláne szeretne korszerűbb rendszerre átállni, hát ilyenkor bizony nem elég a fejlesztők istenéhez fohászkodnia. Jobbik esetben ismét csak mélyen a zsebébe kell nyúlnia, rosszabbik esetben pedig kénytelen lenyelni a kissé elöregedett, lelassult békát.

Talán ez az a szempont, ahol a legtöbbet mutathatja fel az új magyar fejlesztésű ERP rendszer, az Ecobit Informatikai Kft. által bejelentett Talentum. Illetve még egy, ezzel összefüggő szempont válhat előnyére, mégpedig az úgynevezett lefelé skálázhatóság. Az ismert rendszereket ugyanis nem utolsó sorban költségeik miatt jóformán csak a nagyvállalatok engedhetik meg maguknak – a kis- és középvállalatoknak vajmi kevés esélyük van jó integrált információs rendszer kiépítésére. A Talentum rendszert viszont nem csak a nagyvállalatok, de a közepes méretű vállalatok, illetve LITE formájában a kisvállalatok is elérhetik.

A teljes nevén Talentum harmonizált Vállalati Információs Rendszer nyitottságát, kisebb méretű használhatóságát elsősorban a Microsoft új platformjának, a Microsoft .NET rendszernek köszönheti, amit fejlesztői és üzemeltetői történelmi jelentőségűnek mondanak. A Microsoft Magyarország ügyvezető igazgatója a bemutató konferencián következőt mondta: „Tíz évvel ezelőtt a Visual Basic 1.0 fejlesztők milliói számára forradalmasította az alkalmazásfejlesztést. Most pedig a Visual Studio .NET teremti meg a következő évtized fejlesztési tevékenységeinek kereteit.” A Microsoft ennek megfelelően világszerte óriási kampánnyal vezette be a .NET rendszert; a szó szerint kimerítő alapinformációkhoz és az induló fejlesztői készlet 60 napos próbaverziójához gyakorlatilag ingyen juthat hozzá bárki (http://www.microsoft.com/hun/net/starterkit.asp).

A Talentum azt ígéri a felhasználóknak, hogy a rendszer nyitottságánál fogva csökken a kiszolgáltatottságuk, bármily nagy rendszer esetében sincsenek végzetes módon a szállítóhoz kötve. Ebbe bele érthetők a vállalati igényekre szabott módosítások is; vagyis elérhető, hogy a felhasználók a lehetőségek adta keretek között megmaradhassanak a megszokott üzleti feldolgozási szokásaikban. Más kérdés, hogy ha az üzletmenet amúgy korszerűsítésre szorul – de a Talentum fejlesztői ezt nem kezelik saját rendszerük kényszereként. A fejlesztőeszközök rugalmasságának köszönhetően a javítások, bővítések nagyságrendekkel kisebb összegekbe kerülnek, vagyis könnyebb az áhított arany középutat megtalálni. Fejlesztői szempontból a rendszert logikailag és fizikailag három jól elkülöníthető részre osztották: a megjelenítési szolgáltatásokra, az üzleti logikára és az adatszolgáltatásokra. A komponensek szétválasztásából eredően az alapvetően objektumorientált rendszer megbízhatóbb, robusztusabb, könnyebben karbantartható és kezelhető lett. Utóbbi esetében fontos szempont, hogy a felhasználók az Excel, a Word esetében már megszokott környezettel találkoznak. Mind a beszerzési árat, mind a teljes élettartamra eső költséget a szokottnál legalább egy nagyságrenddel kisebbre tartják az Ecobit szakemberei. Azt pedig talán mondani sem kell; a bevezetés ígért időtartama mindössze néhány hónap.
Természetesen a Talentum rendszerrel is el kell nyerni a felhasználók kegyeit, méghozzá egy olyan piaci környezetben, ahol nem csak a nagy nevekkel kell megküzdeni, de ráadásul az informatika iránt némileg csökkent általános bizalommal is.

Mérd fel és ne feledd!

1. ERP projekt tervezését ne kezdd a befejezési határidő kitűzésével. Mérd fel a projekt szükségleteit, s hogy a végrehajtásához mennyi időre lesz szükséged.

2. Rendszeresen vizsgáld felül a költségtervet. Egy hosszú projekt alatt nagyon sok minden történhet. A rendszeres felülvizsgálat komoly meglepetésektől kímélhet meg.

3. Az ERP nem egyszerűen egy szoftver, hanem egy új üzleti rendszer. Nagyon oda kell figyelni azokra, akiknek az új rendszert majd használni kell.

4. Senki nem szereti a meglepetésszerű változásokat, különösen, ha nem tudja, mi vár rá. A projekt kommunikációs vonalai mindig legyenek nyitottak, s mindig igyekezz felmérni a felhasználók hozzáállását.

5. Sose feledkezz meg az integrációs pontokról. Nem elég az alrendszereket üzembe helyezni, gondoskodni kell azok kapcsolatairól is.

k. t.