Az EU 2001-ben adta ki az első, az E-számlázás szabályait tartalmazó direktívát, mely 2004. január 1.-től tagállami szinten szabályozta annak tartalmát. 2007. január 1.-től került sor a következő lépésre egy új irányelvben meghatározott megújított tartalom szerint, azonban még így is lényeges különbségek mutatkoztak az egyes tagállamok előírásai között. Így például az Egyesült Királyságban nincs szükség e-aláírásra, míg Németországban igen, de nagy eltérések mutatkoztak az iratmegőrzés kötelező időtartamában is; Franciaországban csupán 3 év, míg Németországban 10 éves megőrzést írt elő a szabályozás. „Az EU célja az egységes szabályozás megteremtése, így 2009 végére született meg az az ajánlás, mely megteremti ennek kereteit."- összegezte Kalocsai Zsolt, az RSM DTM Hungary vezérigazgatója.

Az egységes rendszer az áttekinthetőség mellett költségmegtakarítást jelenthet, s megteremti a lehetőséget a számlák kiegyenlítésének felgyorsítására, jótékony hatást gyakorolhat a tartozások behajtásának hatékonyságára is. A rendszer bevezetése - mint minden új szisztémára való átállás esetében -, egyszeri beruházást kíván a vállalatoktól, s az új rendszer használata oktatási feladatokat ró a felhasználókra is. A bevezetés mindig különös körültekintést kíván, de gondos tervezéssel, kellő informálással a kezdeti idegenkedés minimalizálható.

„Az E-számlázás európai gyakorlata miatt a külföldi vevők már E-számla kiállítására kötelezik magyarországi partnereiket. Az E-számla formátuma tetszőlegesen alakítható, a számlatartalom megfeleltethető a magyar jogszabályoknak, ugyanakkor nem kerülhető meg a magyar számlázási rendszer sem."- emelte ki Kalocsai Zsolt.

Az E-számla kibocsátás két típusa

Az E-számlát legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel kell ellátni. A számla ily módon egy elektronikus adathalmaz, ami igazolja a dokumentum tartalmát, valamint azt, hogy az adott időpillanatban valóban létezett. Az e-aláírást, és az annak az alapját képező tanúsítványt az erre engedéllyel rendelkező szolgáltatóknál lehet beszerezni.

A másik lehetőség az e-számla kibocsátására egy elektronikus adatcsere rendszer (EDI) alkalmazása, melyhez előzetesen szerződést kell kötni a számlakibocsátó és termék beszerzője, a szolgáltatás igénybevevője - azaz a számla befogadója - között, az EDI használatáról. Emellett a számlakibocsátó köteles havonta az adott hónapban kibocsátott számlákról papíron kiegészítő jelentést készíteni, s továbbítani azt a számla befogadója felé.

Az E-számla formátuma tekintetében nincs megkötés, de azt az Adóhatóság részére az APEH által meghatározott módon kell átadni. Lehetőség van arra, hogy az E-számlát csak az APEH által elfogadott formátumban, vagy már eleve két formátumban állítsák ki, átkonvertálva a számlákat az APEH által előírt formátumra.  

E-mailben a legegyszerűbb küldeni

Az E-számlák eljuttatására több megoldás kínálkozik, vélhetően az lesz a jellemző, hogy a partner az előre rögzített csatornán kapja meg a számlát, s tájékoztatást kap arról, hogy számlája érkezett, hiszen ennek hiányában a partnerek pro-aktivitására hagyatkozhatunk csupán.

Az E-számla elküldhető e-mail-ben csatolmányként, mely a legegyszerűbb, és legelterjedtebb megoldás, nincs jelentős beruházás igénye, ugyanakkor nagyszámú számlakibocsátás esetén nem menedzselhető, s bizonyítása is problémás. A direkt modellben saját honlap felületen, saját kontroll környezetben kezelhetők a kibocsátott E-számlák, melyről az ügyfél e-mailen vagy sms-ben kap értesítést. Megoldás lehet még a konszolidátor igénybe vétele, ez esetben a számlakibocsátók egy szolgáltatót bíznak meg az e-számla kézbesítésével, s a számlázással kapcsolatos szolgáltatásokat a konszolidátor végzi el. Ily módon az ügyfél a konszolidátor honlapján regisztrálva, az összes számláját egy helyen tekintheti meg és egyenlítheti ki.