Az ún. EDI (Electronic Data Interchange) alapú számlázás papír nélküli ügyvitelt tesz lehetővé, azaz egyaránt kíméli a cégek költségvetését (komoly megtakarításokat hozva), a munkaerőt és a környezetet. Balogh Ferenc, az ECR Magyarország főtitkára ahhoz hasonlította az e-számla jelentőségét, ahogyan az e-mail évekkel ezelőtt megváltoztatta, gyorsabbá, olcsóbbá és hatékonyabbá tette az ügyintézést a világban. Óriási jelentőséggel bír a küszöbön álló technológiai átállás, hiszen egyes becslések szerint egyedül Európában mintegy 30 milliárd számlát állítanak ki évente - mindmáig jelentős részét papíron, sok-sok milliárdos megtakarítási lehetőséget kínálva ezzel.
Tény, hogy az elektronikus számlák jóval olcsóbbak - számlánként akár 200 forint is megtakarítható (de egyes cégek és szakértők 20 euróval is számolnak számlánként), hiszen egyebek mellett nincs többé szükség nyomtatásra és postázásra sem, gyorsabb a pénzáramlás, és a készletek forgási sebessége. Dániában például mintegy 135 millió eurós megtakarítást értek el azáltal, hogy a közigazgatásban bevezették az elektronikus számlázást. „Ezt a példát alapul véve hazánkban becslések szerint mintegy 60 milliárd forintot lehetne spórolni az átállással" egyedül a közigazgatásban, tette hozzá Balogh Ferenc. A megtakarításon túl számos praktikus előnnyel jár még az elektronikus számla: csökkenti az adminisztrációs terheket és a hibalehetőségeket, ezzel felgyorsítja a folyamatokat, ami végső soron a vevők magasabb szintű kiszolgálását eredményezheti. Emellett persze fontos előny az is, hogy a beszállítók felé meggyorsítja a kifizetéseket és minimalizálja a hiba lehetőségét. Ritter Imre adószakértő arra mutatott rá, hogy ma már szinte mindent el lehet intézni elektronikusan, az adóbevallástól kezdve a beszámolókig, de a számlázást sokan még mindig papír alapon végzik.
Biztonságos és könnyű bevezetni
Sokan azért idegenkednek az EDI alapú számlázásra való átállástól, mert attól tartanak, hogy bonyolult, hosszadalmas a bevezetés folyamata. Az EDI szolgáltatók megnyugtatták a hallgatóságot, hogy már elérhetőek olyan web alapú alkalmazások, melyeket akár 3 nap alatt üzembe lehet helyezni. Ezek a webes platformon működő alkalmazások elsősorban kisebb cégek számára nyújtanak ideális megoldást, de nagyobb cégek számára is néhány hónap elég lehet a bevezetéshez.
Czöndör Szabolcs, az APEH osztályvezetője és szakértője arról beszélt, hogy az új EDI elektronikus számlázási rendszer teljes mértékben elfogadható az APEH oldaláról is, hiszen jogi oldalról ugyanúgy problémamentesen kezelhető, mint a jelenleg megszokott papír alapú rendszer. Érintette továbbá, hogy milyen lépéseket tett és tesz a hivatal azért, hogy partnerként segíthesse az új rendszer terjedését.
Az előadásokat követő kerekasztal-beszélgetésen szóba került az adatbiztonság kérdése is az elektronikus számlákkal kapcsolatban. A beszélgetésen résztvevő szakértők egybehangzó véleménye szerint az e-számlázás teljes mértékben biztonságos. Elmondták, hogy a cégek többsége külső szolgáltatóval archiváltatja a számlákat, hiszen ez jóval olcsóbb, mint a házon belüli megoldás, ugyanakkor a szakszerűséghez sem férhet kétség.
