A vállalkozásoknak és az önkormányzatoknak hiteles, megbízható cégekre van szükségük, amelyekkel partneri kapcsolatokat építenek ki. Az ajánlkozók múltjáról, referenciáiról, profiljáról, szakmai hátteréről, működésük pozitívumairól és negatívumairól rendelkezésre álló információk azonban nem elégségesek a biztonságos választáshoz. Az MKIK és a területi kamarák hosszabb távú célja a pályázatírók egységes, együttműködő, professzionális hálózatba tömörítése, ezért összeállítják a minősített pályázatírók katalogizált névjegyzékét. A névjegyzékből a vállalkozások nyugodtan választhatnak − a regiszterbe felvett pályázatírók/tanácsadók megbízhatók, minőségi szolgáltatásokat nyújtanak elfogadható díjazás ellenében.

A kamarák által végzett minősítés törvényi felhatalmazásra épül, a kamarák tevékenységének garanciáit maga a törvény teremti meg. A kamarai minősítő rendszer ez év augusztusától működik. A minősített pályázatírók/tanácsadók névjegyzékébe (az adatbázisba) pályázati úton, a regisztrációs díj megfizetésével lehet bekerülni (a kamarai tagok kedvezményben részesülnek, a regisztrációs díj 50 százalékát kell megfizetniük). A pályázatot az MKIK írja ki folyamatos beérkezéssel. A névjegyzék frissítésére havonként kerül sor, azaz a tárgyhó 15-ig hiánytalanul beérkező pályázatokról a hónap végéig döntés születik, első ízben szeptember végén. A minősítés egy évre szól, ezt követően egyszerűsített eljárás keretében meg kell ismételni.

A pályázó által benyújtott adatokkal és információkkal jellemzik a pályázó tevékenységét, bemutatják működésének tárgyi és személyi feltételeit, különös tekintettel a munkatársak szakmai felkészültségére, ismertetik a referenciákat, a pályázatírói tevékenység eredményeit. A pályázatokat független szakértő(k) értékeli(k) és javaslatot tesz(nek) a névjegyzékbe való felvételre. A döntést az MKIK elnöke által felkért tagokból álló országos testület hozza meg, amely a Nemzeti Fejlesztési Hivatal, a Gazdasági és Közlekedési Minisztérium, a Pályázatírók és Tanácsadók Országos Szövetsége, az Európai Uniós Pályázati Szakértők Szövetsége, valamint a kamara képviselőiből áll.

A minősítő rendszer működése a pályázatírókat magasabb színvonal elérésére, megbízható, nívós szakmai szolgáltatások nyújtására serkenti. Következésképpen a potenciális ügyfelek, a vállalkozások választásának orientálása mellett mérséklődik a pályázat elutasításának kockázata, a szerződő felek viszonyában természetessé válik az etikai normák, a tisztességes piaci verseny szabályainak érvényesítése. A névjegyzékbe való felvétel rangot ad, ismertséget biztosít, ami érték- és így reklámhordozóként jelenik meg.