A rugalmas munkavégzés már nem cél vagy választás kérdése, hanem hosszú távú szükségszerűség. A világ vezető kereskedelmi ingatlan- és befektetési vállalata, a CBRE tapasztalatai és nemrégiben publikált tanulmánya alapján kiderül: a jelenlegi járványhelyzet általában kétféle reakciót eredményezett a cégeknél. Egyrészt sokuk tervezi a felhasznált irodaterület csökkentését, másrészt a felmérések szerint az átlagos alkalmazott meglehetősen pozitívan érzi magát az új helyzetben. Így az ingatlanköltség-megtakarítás és az otthonról dolgozó elégedett alkalmazott kettős képe rajzolódik ki.

Azonban az ingatlan valós értékét az jelenti, hogy mi történik a falakon belül, ki és milyen módon dolgozik ott? A vállalatok közösségi tőkéje felbecsülhetetlen értékű. Ennek fejlesztéséhez viszont tér kell, ahol az emberek fizikailag találkoznak, hogy megvitassák a munkát, innovatív ötleteket cseréljenek egymással, válságokat oldjanak meg, kölcsönös érdeklődést mutassanak, történeteket meséljenek, kialakítsák a közös értékeiket. Így akik költségcsökkentési okokból túl sok négyzetmétert adnak fel, idővel lényegesen magasabb árat fognak fizetni a közösség hiánya miatt; az iroda „üres héjjá” válhat.

A közösség fenntartása nem csak a vállalatok érdeke: az odatartozás érzése egy fontos emberi szükséglet. A kutatásokban is azt látjuk, hogy ugyan a munkavállalók értékelik a távmunka lehetőségét, és önálló munkavégzés szempontjából hatékonyabbnak is tartják, az iroda szociális aspektusa pótolhatatlan.

Az új, hibrid munkavégzés hosszútávon is növelheti a hatékonyságot és a dolgozói elégedettséget, de ehhez szükséges a tudatos tervezés és a nyitottság a folyamatos, visszajelzés-alapú fejlődésre. Ez érinti a fizikai teret, legyen az otthon vagy az irodában, és az új munkavégzési forma operatív támogatását a megfelelő technológiákkal és munkaszervezési útmutatással, de a kollégák lelki támogatását is: a hirtelen változás frusztrációval járhat, amelyet megfelelő mentálhigiénés támogatással érdemes ellensúlyozni.

Az otthoni munkavégzés három fő kockázattal jár:

1. A munka és a magánélet egyensúlyának felborulása

A bejárás azért hasznos, mert elválasztja a munkaidőt a magánélettől. Sok alkalmazott már nem érzi az egészséges határvonalat a két világ között.

2. Megnyújtott munkaidő

Az alkalmazottak produktívabbnak érzik magukat, ami nem véletlen, hiszen napi 1,2 órával tovább dolgoznak a szokásosnál. Sokan panaszkodnak azonban kimerültségre.

3. Fokozódó stressz

A feszültség lehet hosszú távon a legkárosabb. Ennek egyik fő kiváltó oka a technikai hibák és a családon belüli frusztrációk. A másik a munkatársi kapcsolatok hiánya, a félelem, hogy elszakadunk az irodában zajló eseményektől, kimaradunk valamiből. Folyamatos bizonyítási kényszerünk keletkezhet, hogy valóban hatékonyak vagyunk-e.

Az otthoni és irodai munka közötti választás helyett ezért összetett, egymásra épülő megoldások kellenek. Nem az számít, ki, mikor és honnan dolgozik, hanem az, hogy mindenki pontosan tudja, hogy mit és mikorra kell elvégeznie. A négyzetméterben mért terület csökkentése is szükséges része lehet a hibrid munkahelyi stratégiának, de az aszinkron és az elosztott együttműködés jelenti az előrelépést.

A tanulmány külön kitér arra, hogy Matt Mullenweg amerikai internetes vállalkozó, a WordPress alapítója közel 1200 alkalmazottat foglalkoztat, mégsem tart fenn irodát. Megalkotott egy 5 lépcsős piramist amelynek a tetején a Nirvána áll, egy olyan vállalati kultúra amely jobban működik on-line, mint bármelyik másik cég a dolgozók személyes jelenlétével. Az alján pedig a „Nem szándékolt távmunka van”, ahol semmi szándékosat nem tett a társaság a távmunka támogatásának érdekében. Mullenweg szerint a legtöbb szervezet hajlamos elakadni a 2. szinten „Az iroda újra alkotása online”, amikor átmenetileg pontosan azt csinálja, amit korábban az irodában, csak éppen az online térben.

Ezt az ötlépcsős piramist figyelembe véve a CBRE a három tengely mentén integrált megközelítés mellett érvel.

1. Terület

A termelékenység és a jólét érdekében egyensúlyt kell kialakítani, felosztani az alkalmazottakat az otthoni és irodai területek között. Szükség esetén választhatunk egy harmadik módszert (hub & spoke, vagy küllő architektúra), egy további munkaterületet a központi iroda és a magánlakás között – ez lehet például egy rugalmasan bérelt iroda.

2. Technika

Az otthoni iroda ma gyakran duplikált iroda, ami fenntarthatatlan állapot a termelékenység, a jólét szempontjából. Bővíteni kell az online jelenlétet, illetve meg kell vizsgálni, hogy az egyes munkavállalók és a szervezet egésze eléggé felkészült-e technikailag.

3. Társas viselkedés

Minden szervezet kialakítja a saját munkamódszerét, ahogy minden ember a saját életmódját. Nem könnyű megváltoztatni a régi, meggyökeresedett szokásokat, munkastílusokat. A változások türelmet és jó útmutatást igényelnek.

„Az új, hibrid munkavégzés hosszútávon is növelheti a hatékonyságot és a dolgozói elégedettséget, de ehhez szükséges a tudatos tervezés és a nyitottság a folyamatos, visszajelzés-alapú fejlődésre. Ez érinti a fizikai teret, legyen az otthon vagy az irodában, és az új munkavégzési forma operatív elősegítését a megfelelő technológiákkal és munkaszervezési útmutatással, de a kollégák lelki egészségét is: a hirtelen változás frusztrációval járhat, amelyet proaktív mentálhigiénés támogatással érdemes ellensúlyozni” – vélekedik Szabó Eszter, a CBRE Magyarország munkakörnyezeti stratégiáért és változásmenedzsmentért felelős tanácsadója.

A fentieknek megfelelően a CBRE az ügyfeleivel együttműködve innovatív megoldásokat talál az irodákkal kapcsolatos közös kihívásokra. Olyan eszközöket, termékeket és szolgáltatásokat fejleszt, amelyek segítenek az alkalmazottaknak, hogy produktívak maradjanak, miközben otthonról dolgoznak. Tanácsot ad a felkészüléshez az irodába való fizikai visszatérésre. Segít felmérni a távoli munkalehetőségek hatását az ingatlanportfólióra. Felkészíti a szervezetet, hogy rugalmas maradjon a jövőre nézve.