Ha valaki azt állítaná Önnek, hogy az e-mail halott, nevesse ki, de jó hangosan. A huszadik század végének találmánya ugyanis éppen virágkorát éli és egyhamar ez a trend nem is fog megváltozni. Jelenleg naponta mintegy 150 milliárd e-mailt küldözget a globális netes közösség – amíg csak ezt a néhány sort elolvassa, mintegy 20 milliószor kattintanak a küldés gombra – míg 2002-ben „csak” 31 millliárdot.
Ekkora mennyiségű adattömeg azonban már lassan kezd gondot okozni: a küldözgetett anyagok jelentős része ugyanis a fogadónak érdektelen: hirdetések, ajánlatok, vírusokat tartalmazó, csábító küldemények, nem is beszélve az „utaljon ötszáz dollárt Nigéria szegényeinek” című opuszokról. A használhatatlan elektronikus posta pedig mind több és több időnket rabolja el: egy az Egyesült Államokban és Nagy-Britanniában végzett felmérés szerint egy átlagos irodai dolgozó munkaidejének harmadát (!), évente mintegy 111 munkanapot tölt az e-mailek olvasásával, osztályozásával és törölgetésével. (A hatékonyság növelésére van 11 más ötletünk!)
A munkaadók ezért sokszor drasztikus lépéseket fontolgatnak: a francia IT-cég, az Atos például megtiltotta dolgozóinak, hogy egymás közötti kommunikációra az e-mailt használják, míg a Volkswagen konszern azt fontolgatja, hogy meghatározott dolgozói körök csak a munkaidő bizonyos szakaszaiban kapják meg elektronikus postájukat. Csakhogy az ilyen lépések visszaüthetnek a cégekre. Bob Pozen, a Harvard Business School docense szerint bárki megkísérelheti, hogy munkája során kevesebb e-mailt használjon, sikerre azonban ne számítson. „A mai - és főként: a válság utáni, – munkakörnyezetben sokszor szinte lehetetlen egy-egy embert telefonon vagy személyesen elérni, hiszen vagy tárgyal, konferencián van, vagy egy megbeszélésen ücsörög. Ezért az e-mailben folytatott kommunikáció nélkülözhetetlen” – mondta a szakember a Harvard Business Magazinnak.
Válaszoljon azonnal!
Sok cégvezető, vagy menedzser egész olvasatlan e-mailhalmokat görget maga előtt, amelyek nemritkán a több ezret is elérik. A tapasztalat azonban azt mutatja, hogy ha ledolgozzák a levélhalmot, kevesebb e-mailt kapnak. Ugyanis ha azonnal válaszolnak, már nem kell visszakérdezni „megkaptad?” és így a napi posta feldolgozása is kevesebb időbe telik.
Mentsen!
Előfordulhatnak olyan levelek is, amelyekre nem tud azonnal válaszolni, ezeket mentse el! A legtöbb levelezőprogramban több mappát is létrehozhat, tárolja azokat a leveleket amelyekre válaszolni kíván, de éppen akkor nincs rá ideje, az „Elintézendők”, vagy „Fontos”, vagy „Megválaszolandók” mappában. Több böngészőalapú levelezőprogramban is él olyan opció, hogy korlátlan számú levelet nyithat meg új lapon, amelyek a program bezárása és újbóli megnyitása során is kiemelten várják, hogy foglalkozzon velük. Ha ilyen opciója nincs, tehet vörös pipát, vagy csillagot a fontos levelek mellé, ha nem kíván mappákkal bajlódni.
Egy program mind felett!
A lehetőségek szerint használjon csak egy levelezőprogramot a céges levelezésére, és különítse el másik programban személyes levelezését. Ha több e-mailcímet, vagy programot használ üzleti célokra, irányítsa át az összeset arra a fiókjára amelyiket a leggyakrabban használja!
Válaszoljon egyértelműen!
Felejtse el a „talán”, vagy a „erre még visszatérünk” tartalmú e-maileket. Ha a válasza egyértelmű, akkor a kérdezőnek nem kell a tárgyra újra rátérnie órákkal vagy napokkal később. Hasonlóan fontos hogy az esetleges megbízások, feladatkiosztások is legyenek egyértelműek, ez később még akkor is jól jöhet, ha egy kolléga esetleg nem végezné el a rá kiszabott feladatot.
Küldjön kevesebbet!
Ahhoz, hogy kevesebb haszontalan e-mailt kapjon, Önnek is kevesebbet kell küldenie! Kerülje a „Köszönöm!” , vagy hasonló tartalmú egyszavas üzeneteket, ezenkívül érdemes meghúznunk egy határvonalat, melyik témát érdemes e-mailben és melyiket személyesen, vagy telefonon megvitatnunk. Egy fontos, mindenkit érintő stratégiai döntést például inkább egy meeting keretében beszéljünk meg, mert e-mailben csak végtelen ide-oda levelezősdi lesz a végeredmény.
Kerülje a „Válasz mindenkinek” gomb használatát!
Hacsak nem „mindenkire” tartozik, inkább ne használja a „Válasz mindenkinek” opciót. Egy meeting meghívásra például teljesen fölösleges így válaszolnia: elég ha a meetinget összehívó tudja, hogy Ön ott lesz.
Szabályok helyett példamutatás
Mint már korábban említettük, a teljes vállalatra vonatkozó szigorú szabályok keményen visszaüthetnek a vállalatra. Inkább foglalkozzon azzal, hogy a saját levelesládájában rendet tartson és ezt mutassa is meg alkalmazottjainak, kollégáinak, bátorítsa őket, hogy ők is tartsák nullán az olvasatlan levelek számát.
Vegyen ki szünetet!
Minden héten legyen egy-két nap, amikor nem küld és nem is olvas e-maileket és ezt kommunikálja partnerei felé is. Nem létezik olyan fontos dolog szombaton, ami ne várhatna hétfőig, ha pedig mégis, akkor telefonon is elérhetik.
