Ráadásul az egyik kereskedelmi profilú vállalat ehhez a kedvező helyzethez 40 százalékos árbevétel-kiesés mellett jutott el. Krausz Zoltán felméréséből egyértelműen az is kiderül, hogy az erős kontroll alatt tartott vállalatok többsége már április második felétől arra koncentrált, hogyan kovácsolhat előnyt a folyamatosan változó helyzetből. Már akkor azzal terveztek, hogy a későn reagáló versenytársaikat esetleg felvásárolhatják, s inkább kompetens új kollégákat szereznek a megváltozott munkaerőpiacon.
A felmérésben részt vevő cégek többsége, ahol a vállalati folyamatok nem voltak azonnal átláthatóak, naprakészek, sokkal lassabban, május végére, júniusra jutott el csak oda, hogy pontosan lássa, miként hatott a forgalom visszaesése a likviditási helyzetére. Ekkora különbségre már érdemes odafigyelni, s tanulni belőle. A változásképesség, alkalmazkodás ugyanis egyre erőteljesebben lesz jelen a vállalatok életében. Erre kell felkészülni – állítja Krausz Zoltán vállalatépítési szakértő.
Miért nem magától értetődő a fejlett kontroll egy kkv-nál?
„Egyelőre ritkaságszámba megy, hogy egy hazai kkv az üzleti eredményesség követéséhez előre átgondolt mutatószámokkal és kontrollrendszerrel rendelkezzen."A nagyra nőtt kisvállalkozások legfőbb problémája, hogy a növekedéssel együtt nem fejlesztették a szervezetet, vezetési, döntési mechanizmusukat. Elnapolták a profi szervezetté alakulást, a gyorsan átlátható működéshez szükséges fejlesztéseket. Az egyszemélyes menedzsment tulajdonos-cégvezető a régi módon már nem látja át a folyamatokat, emiatt nem tud gyorsan, hatékonyan dönteni. A kisvállalati reflexek már gátjává váltak a fejlődésnek.
A kisvállalatok vezetői mindig, mindenről tudtak, mindent a kezükbe tartottak. Így működtették a kisméretű vállalkozást. Ezt a reflexet azonban csak akkor tudják elfelejteni, ha kiépítik az információs rendszert, mely mutatószámokon, mérési eredményeken, elemzéseken alapul, melyek által a döntéshez szükséges információk automatikusan, azonnal rendelkezésre állnak. Ezekből minden pillanatban reális képet alkothatnak, jó irányba halad-e a tulajdonukban és irányításuk alatt levő cég.
A „kézműves” adatgyűjtéssel irányított cég döntéshozatalát nem tényadatok támasztják alá, a döntéshozó tippel, feltételez, a megérzésére kell, hogy hagyatkozzon. A jól összerakott tényadatoknak viszont csak egyetlen igazsága létezik. Azonnal látható a cég erőssége, gyengesége, holnapja, holnaputánja. S a krízishelyzet kezeléséhez a döntés gyorsan meghozható, a stratégia ráépíthető. S nem pazarlódik el a vezető drága ideje oknyomozással, az információk beszerzésével.
Mit nyerünk, ha szintet ugrunk?
Időt, pénzt, versenyt nyerünk, ha megugorjuk a vállalkozásból profi vállalattá alakulás szintjét.
Alakítsuk ki az irányíthatóságot és elszámoltathatóságot! Tudni fogjuk minden pillanatban, hogy milyen folyamatok zajlanak a cégben és azért kik a felelősek, akik egyébként transzparensek a munkavállalók számára is. Anélkül, hogy személyesen járnánk az információk után. Adatokra támaszkodjunk, amelyek minden pillanatban a rendelkezésünkre állnak. Már ettől az esetek 80 százalékában jól fognak menni a dolgok, vagy könnyebben láthatóvá válik, mitől, kitől származnak az akadályok, problémák.
A szakirodalom régóta tanítja a vállalatvezetőknek, hogy „a stratégia arról szól, hogy mivel nem foglalkozunk”. Fontos-e, hogy mennyi volt az árbevételünk vagy az üzemi eredményünk? Persze, hogy fontos, de sokkal többet tudunk tenni az érdekében, ha folyamatosan nézzük, hogy az értékesítőink hány szerződést kötöttek, a vevőink mennyi rendelést adtak le, hogyan viszonyul ez az átlagos kosármérethez, vagy egy gyártó cég esetén a termékek hány százaléka készült el elsőre hibátlanul. Ha a problémás működési folyamatokba időben belenyúlunk, eredményesebben befolyásolhatjuk az árbevételt. Alakítsunk ki olyan mutatórendszert, mely előre jelzi az eredményt, a nyereséget, s azonnal láthatjuk az akadozást és annak okát. Az időben beavatkozás, a korrigálás képessége a kontroll alatt működő cégek erőssége.
Sok ideje marad a vállalatvezetőnek a cég fejlődésével, stratégiájával foglalkozni, s lényegesen stresszmentesebben tud dolgozni, ha pontos, megbízható adatokkal rendelkezik arról, milyen irányban mennek a dolgok a cégénél. A mérőszámok alapján akkor is kontrollálni tudja a cégét, ha nincs minden pillanatban jelen. S nem csak az első számú vezető, hanem a menedzsment is megkönnyebbül, hatékonyabban működik és jobban tehermentesíti a döntéshozó tulajdonost a napi ügyektől.
Hogyan alakítsuk ki a kontrollokat?
A mutatószámok meghatározása az első, legfontosabb feladat. A mutatók szerepe, hogy előre jelezzék a cég teljesítményét. Ugyanilyen fontos látni a felelősségi szinteket, az eredményességhez tartozó felelősök döntési problémáit és az abból eredő akadozásokat.
Legalább hetente egyszer tulajdonosként tájékoztatást kell kapjunk a menedzsmenttől, hogy a felelősségi körükbe tartozó vállalásokat teljesítették-e. A számonkérés lényege eleme a kontrollrendszernek. Nem kihagyható!
A kontrollálható működés nem magától jön létre. Komoly tulajdonosi elkötelezettségre van szükség a tényszerű alapokon nyugvó és rendszeres teljesítménykövetés kialakításához.
Ha egy menedzsment csapat nem képes közösen értékelni, nyíltan beszélni arról, hogy a cégtulajdonos által kitűzött célok milyen irányba haladnak, milyen lépéseket tett érte a menedzsment minden tagja egyenként, akkor igen nehézzé válik a kontroll gyakorlata. A kollégák teljesítményének megítélésében a tényszerű adatokra támaszkodás sok szubjektív reakciót szűr ugyanis ki a rendszerből.
Sok vállalkozó ma azért gondolkozik adatalapú kontrollrendszerek bevezetésén, mert már nem akar a napi rutinban felőrlődni, s pontosan szeretné tudni, hogy hogyan teljesít a tulajdonában levő vállalkozás. S szeretne csak a cég fejlődésével, versenyképességével, növekedésével foglalkozni.
Ehhez az első lépést mindenképpen meg kell tenni: meg kell tudni fogalmazni azt a 10-15 mutatószámot, amelyek ezt lehetővé teszik. Azután már sok segítőtárs, technikai, informatikai, szervezési szakember, vállalkozás tud segíteni ennek megvalósításában.” – fejezte be jelentős tapasztalatokra épített tanácsait Krausz Zoltán vállalatépítési szakértő, tanácsadó.
