Miért pénztárcabarát egy online konferencia?
Ezen a 2 dolgon rengeteget spórolhatsz, ha a virtuális teret választod!Nincs útiköltség
Sokszor az offline eseményeken résztvevők több száz km-t utaznak ahhoz, hogy egy legfeljebb néhány órás előadást meghallgassanak. Az útiköltség pedig az egyik legfontosabb tényező az eseményen való részvételt illetően. Emellett a konferenciaszervező csapatnak sem szükséges A-ból B-be szállítania a hangosításhoz vagy a vetítéshez használatos berendezéseket.Miért akkora kihívás a logisztika az offline rendezvényszervezésben?
Aki szervezett már kisebb-nagyobb eseményt, pontosan tudja, hogy a tökéletes technikai és kényelmi feltételek biztosítása százféle dolgot igényel. Folyamatosan egyeztetni a beszállítókkal és összehangolni a szállítási időpontokat még a tapasztalt rendezvényszervezőknek is valódi kihívást jelent. Asztalok, székek, ennivaló, üdítők, mikrofon, erősítő, hangfal, projektor - ezen eszközök szállítása mind elengedhetetlen egy sikeres szakmai konferenciához.Nincs bérleti díj
Költségvetést tekintve szintén meghatározó szempont a bérleti díj. Az internet elterjedése előtt a kisebb vállalkozásoknak még nagyon nehéz volt megszólítani a széleskörű célközönséget, hiszen egy több száz fős konferenciaterem vagy akár több tízezer főt befogadó létesítmény bérlése még ma is szinte egy vagyonba kerül. Ezzel szemben az online eseményekhez az éles képet és tiszta hangot adó konferenciatechnikai eszközökön kívül már csak minőségi tartalomra van szükség.Mi az, ami online és offline konferencia esetén is sokba kerülhet?
Technikai eszközök
Legyen szó akár internetes vagy személyes konferenciáról, a mindenki számára érthető kommunikációhoz nélkülözhetetlen a korszerű berendezések biztosítása. Online az előadó részéről létfontosságú a HD webkamera és a minőségi mikrofon használata. Offline eseményeken pedig a célközönség már elvárja, hogy a projektorral nagy felbontású képeket és videókat vetítsenek a hátsó sorokból is jól látható vászonra.A digitális eszközök árát tekintve nem mindegy tehát, hogy egy online angoltanár 2-3 tanulónak tart előadást délutánonként, vagy egy nemzetközi óriásvállalat vezetője 150 fő számára ad instrukciókat a cég jövőjével kapcsolatban.
Marketing
A marketing költségvetésnek mindkét esetben csak a csillagos ég szab határt, és persze a pénztárcánk. Először is érdemes meghatározni, hogy hány résztvevővel számítana sikeresnek az előadásunk vagy konferenciánk. Minél pontosabban kijelöljük a céljainkat és leszűkítjük a célközönségünket, annál hatékonyabbak lesznek a hirdetéseink.Ha a rendezvényszervezők akár több 10.000 fős tömeget szeretnének elérni, garantáltan nagy hangsúlyt kell fordítani a marketingre. Célzott közösségi média hirdetésekkel és egyéb internetes, illetve offline megjelenésekkel azonban sikeresen megszólíthatják a potenciális résztvevőket.
Online rendezvény szervezésekor könnyebb a dolga a marketingeseknek, hiszen logisztikai költséggel és bérleti díjjal sem kell számolniuk. Az így megmaradt költségvetés egészét vagy egy részét marketing kampányokba fektethetik, hogy minél többen részt vegyenek az eseményen.
Egy online konferencia létrehozása alapvetően olcsóbb, mint egy offline rendezvény lebonyolítása. De fontos leszögezni, hogy a résztvevők igényeinek megfelelő konferenciatechnikai eszközök beszerzése az interneten közvetített eseményeknél is költséges lehet.
A szervezők és a résztvevők számára egyaránt költséghatékonyabb online megtartani a céges tárgyalásokat és eseményeket. Amíg a konferenciaszervező csapat 100%-osan a virtuális térre és a marketingre koncentrálhat, addig a résztvevők kényelmesen, utazás nélkül csatlakozhatnak az előadáshoz vagy megbeszéléshez.
