A szállítólevél kiállításának módja és kiváltó oka cégenként változó, függ attól is, hogy az adott cég milyen partnerekkel van üzleti kapcsolatban.
Elvileg a szállítólevél kiállításának csak akkor van jelentősége, ha úgy mozgatunk árut "A" pontból "B" pontba, hogy az áruk mozgását semmilyen más típusú bizonylat (pl. számla) nem igazolja. Ilyen például, amikor a cég bizományosi árukészletet bocsát rendelkezésre a viszonteladó számára, vagy ha úgy szállít terméket a partnernek, hogy arról majd csak később készül számla. Abban az esetben, viszont ha a vásárlásról készült számla, akkor a kiszállítást követően már nincs szükség külön szállítólevél kiállítására azonos tartalommal.
Gyakorlatban azonban vannak kivételek. Egyes cégek olyan struktúrában dolgoznak, hogy akár minden számla mellé megkövetelhetik a szállítólevél kiállítását, melyet a megrendelés teljesítésének igazolására használnak.
Amennyiben teljes értékű szállítólevél funkcióra van szüksége, elsősorban készletnyilvántartó programot válasszon! Az egyszerűbb számlázó programok ugyanis általában nem rendelkeznek szállítólevél funkcióval, mivel az árumozgás hiánya miatt ennek nincs értelme.
Bár a szállítólevél külalakban hasonlít a számlához, nem vonatkoznak rá a számlázásnál alkalmazott szabályok. A számviteli törvény szerint azon nyomtatványok, melyek értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelõ ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadásúnak minősülnek. Tehát lehet olyan helyzet, amikor a szállítólevelet szigorú számadású bizonylatnak célszerű minősíteni. Olyan esetekben, ahol a szállítólevél csak kísérő okmány, a szigorú számadásúként történő nyilvántartásra nincs szükség. Tipikusan ilyen eset, ha számla mellékleteként a számlázással egyidejűleg kerül átadásra a szállítólevél.
Ha elektronikus
A nyomtatvány a törvény szerint nyomdai úton előállított, lapjaiban sorszámozott, szétválaszthatatlanul összefűzött formanyomtatvány. Arra vonatkozóan, hogy az elektronikus formában előállított szállítólevelek közül tartalmilag és formailag, mit fogad el az adóhatóság, nincsenek előírások. Nincs ugyanis definiálva, ez szokásjog alapján alakult ki – hangsúlyozza Popper Ádám, a nyomtatvany.hu-t és az e-szamla.hu-t üzemeltető XSD Informatikai Zrt. tulajdonosa.
A szállítólevél formátuma teljesen kötetlen, bármilyen tartalommal kiállítható. Egy áttekinthető szállítólevél - a azonban minimum az alábbi adatokat tartalmazza:
- szállítólevél bizonylatot kiállító adatai
- partner neve, címe (ahová a termékeket szállítani kell)
- szállítólevél kiállításának dátuma
- megrendelés száma (ha van ilyen)
- számla száma (ha a szállítólevél számla alapján készült)
- szállított termék neve és egyéb adatai (pl. termékkód, cikkszám)
- szállított termék mennyisége és mennyiségi egysége
- kiállító, átvevő aláírása
A szállítólevélen ezen kívül szerepeltethető a termékek ára is, de ez cégenként változó, ugyanis az is előfordul, hogy a szállítólevél ár nélkül kerül kiállításra, nehogy illetéktelen személynek (pl. árut szállító sofőr) rálátása legyen az áru értékére.Tartalmi és formai előírás jelenleg nincs, de ez csak az 1.0-ás állapot, a későbbiekben alakulnak majd ki azok a formulák, amelyek nem a print változatokat másolják, hanem teljesen az online felhasználóknak készülnek (nincs aláírás mező stb). A tárolás az online nyomtatványok esetében online történik. Az elektronikus aláírás és időbélyegzést követően PDF formátumban érhetők el tárgy plusz nyolc évig.
Ha nyomtatott
Más a helyzet, ha a nyomtatványboltban kapható szigorú számadású szállítóleveleket tartalmazó tömbről beszélünk. Ilyenkor ugyanis vannak tartalmi és formai kritériumok, amelyeket ellenőrizni kell a szállítmány átvételekor.
Ha nem egyeznek meg a szállítmány kísérőokmányán szereplőadatok a megrendelésben foglaltakkal, akkor a szállítmányt a megrendelő nem köteles átvenni. Vissza kell utasítani a lerakodást, ha nem rendeltünk terméket a szállítótól, vagy ha az okmányokon nem az üzletünket működtetővállalkozás szerepel vevőként.
