Akármekkora cégről is van szó, a legtöbb helyen olykor szükség van egy kisebb-nagyobb rendezvény összehozására. Van, aki havonta szervez egy találkozót, más évente egy nagyobb partnerpartit, lehet hivatalos találkozó vagy csapatépítő tréning a munkatársaknak, a lényeg, hogy kellemes hangulatú élményt jelentsen és ne menjen rá se a céges költségvetés, se az idegeink.
A rendezvények a marketingkommunikáció elmaradhatatlan részei, amelyek kiváló eszközt jelentenek a vásárlói hűség erősítésére éppúgy, mint arra, hogy fenntartsák a céggel kapcsolatos érdeklődést. A lehetőségek sokfélék, lehet, hogy csak évi egy karácsonyi partit tervezünk, de van, amikor jobb megoldás egy szakkiállítás vagy épp egy szakmai nap megszervezése. (Ezzel például erősíthetjük a rólunk kialakult szakértői képet, ami igazán megéri. )
Ahhoz, hogy sikeresnek minősíthessük a rendezvényeket, a legfontosabb a jól szervezettség. Segítünk, hogy nehogy porszem kerüljön a gépezetbe: megmutatjuk a tipikus hibákat.
Ne felejtsük el, hogy egy tudatosan fejlődő vállalkozás életében egy rendezvény nem a költség kategóriát erősíti, hanem a befektetési oldalt támogatja. Tehát ne akarjunk mindenen görcsösen spórolni, akkor sem, ha alig tudjuk leküzdeni a fájdalmat, ha meglátjuk a beérkező számlát. Inkább legyünk átgondoltan nagyvonalúak, ezt a résztvevők értékelni fogják. Ha valamire nincs pénzünk, inkább mondjunk le róla. Jobb, ha például nem adunk kis ajándékot minden résztvevőnek, mintha valami olyasmit teszünk a csomagba, ami ordítóan olcsó.
Hol?
Az első buktató a megfelelő helyszín. Ha elegáns partit szervezünk, legyen méltó az eseményhez, ilyenkor egy művelődési központ nagyterme nem a legoptimálisabb döntés, bármennyire kedvező az ára.
Ha megvan a helyszín ötlet, gondoljuk végig, hogy a meghívott vendégeink könnyen meg tudják közelíteni? Van elegendő parkolóhely a környéken? Egy gondosan megválasztott helyszín emelheti az esemény fényét, egy rossz döntés tönkreteheti a többheti munkát.
Mikor?
Fontos szempont az esemény időpontja. Tájékozódjunk, hogy az adott időpontban a célcsoportunknak nem hirdettek-e már korábban egy konferenciát, vagy másik találkozót. Kellemetlen lehet, ha a meghívottak fele nem jelenik meg emiatt.
Mit?
A programválasztás a következő buktató. Érdemes átgondolni, hogy milyen korúak a meghívott vendégek, ilyen körben mozognak, hiszen programokból hihetetlen széles skálán mozog a kínálat. De a hastáncbemutató nem minden eseményen tarol, lássuk be. Ha hosszú műsort tervezünk, érdemes tapasztalt emberre bízni az este levezetését, hiszen kínos lehet, ha a ceremóniát vezető kolléga mégsem brillírozik igazán, egy profi műsorvezető gördülékenyebbé, élvezetesebbé teheti az estét.
Hogyan?
Üljünk, vagy álljunk? Illetve nem mi, hanem a vendégek. A svédasztalos kínálatnak az előnye, hogy mindenki az ízlésének megfelelően tud választani, nem kell egy társaságban tölteni az estét, több lehetőség nyílik a nyílt kommunikációra. Hátránya, hogy nehezebben irányítható az esemény. Az ültetős megoldás kétségtelenül elegánsabb megoldás, ám kötöttebb. Jól gondoljuk át, hogy mi az esemény célja, és ez alapján döntsünk.
Bárhogy is döntünk a menü felszolgálása kapcsán, ami biztos, hogy ne spóroljunk, az az étel mennyisége. Ha túl kevés és a vendégek üres asztalok körül keresgélnek az utolsó falatok után, az meglehetősen kínos. Persze nem kell mindent túlrendelni, de ne is spóroljunk a megrendelt mennyiségen ésszerűtlenül. Ha nem akarunk annyit költeni az ételre, inkább ne ebédet vagy vacsorát hirdessünk, hanem kínáljunk csak apróbb falatkákat – ezt viszont érdemes jelezni a meghívóban is.
És végül bárhogy is döntünk, ne felejtsük, a rendezvényünk legyen élményszerű, kellemes emlék a partnereink, munkatársaink számára, hiszen ez cégünk egyik friss befektetése.
