A tapasztalat azt mutatja, hogy a jól kitalált, adminisztrációs szempontból is átgondolt, informatikai kényelemmel megtámogatott cafeteriarendszer nem jelent többletterhet a HR-nek. Sőt! Az átláthatóbb, tervezhetőbb finanszírozás, a rendszerezettebb dokumentáció, valamint az adóoptimalizálás lehetősége kifejezetten hasznos a cégnek.
Honnan ered az a vélemény, hogy a cafeteria adminisztrációigényes?
Van, aki úgy gondolja, a különböző juttatásokhoz kapcsolódó dolgozói nyilatkozatokra csak akkor van szükség, ha a juttatásokat a munkáltató cafeteriarendszerben adja. Valójában ez nem így van. A megfelelő dokumentumokat akkor is be kell gyűjteni, ha nem a dolgozó igényli a juttatásokat, hanem a munkáltató dönti el, mit és mennyit ad. A dolgozó cafeterianyilatkozatához kapcsolódó dokumentációnak pedig csak a töredéke a választás rögzítése, az igazán sok adminisztrációt a kiegészítő adóügyi nyilatkozat jelenti. Az adózási szabályok viszont, kevés kivételtől eltekintve, teljesen függetlenek attól, hogy cafeteriarendszerben vagy anélkül történik a juttatás.
Egyre gyakrabban fordul elő, hogy a cégeknél a kétféle rendszer párhuzamosan működik. Ilyen esetben a juttatások – a cafeteria- és a cégvezetés döntése szerinti juttatásokat – értékkorlátait összevontan kell vizsgálni, ideértve az 500 ezres korlátot is.
Például
A munkáltató tradicionálisan gondoskodik dolgozói nyugdíj-kiegészítéséről. Ezt havonta a bruttó munkabér valahány százalékában teszi, ami nyilván dolgozónként igen eltérő összeg lehet. Ugyanakkor a cafeteriarendszerben is választható az önkéntes nyugdíjpénztári hozzájárulás, de a két összeg együttesen nem haladhatja meg a kedvezményes mértéket, vagyis a minimálbér 50 százalékát, mivel a munkáltató nem akarja felvállalni a többlet-járulékterhet. Önmagában ezzel a szabállyal viszont nem biztos, hogy megússza, hiszen ott van még az 500 ezres korlát, amibe ugyanúgy beletartozik a cafeterián belül és kívül adott nyugdíjpénztári tagdíj is.
Hogyan lehet elérni azt, hogy ne a bérszámfejtést követően, az adóbevallásnál vagy netán év végén szembesüljünk a plusz fizetendő járulékkal? Erre két módszer kínálkozik: vagy beemeljük a cafeteriarendszerbe a nyugdíjkeretet is, vagy a cafeterianyilatkoztató, -nyilvántartó rendszerünket készítjük fel a külső juttatások kezelésére.
Ugyan messze még az év vége, de ezekre a szabályokra érdemes akkor is emlékezni, amikor az év végi pluszjuttatásokról döntünk, vagy előre hozzuk a jövő évi bérletet.
Tanulság
Az egyes juttatási elemekhez kapcsolódó adóügyi nyilatkozatokat (önkéntes pénztár, SZÉP kártya, iskolakezdési stb.) minden esetben be kell kérnünk a munkavállalóktól, függetlenül attól, hogy cafeteriában vagy anélkül – esetleg azon kívül – adjuk a juttatásokat.
Puskelyné Király Ágnes okleveles adószakértő Top Cafeteria Kft.
