A válaszokat Tüzes Imrével, a Profession.hu üzletfejlesztési vezetőjével, és dr. Szvetelszky Zsuzsa, vállalati kommunikációs szakértővel és szociálpszichológussal keressük.

A Profession.hu 2014-ben és 2019-ben is felmérte a cégvezetők és munkavállalók hozzáállását a home office-hoz: az adatok szerint az évek múlásával egyre népszerűbb volt a gondolat, hogy bevezessék ezt a munkarendet. Tavaly ősszel a megkérdezett cégvezetők körében 65 százalék volt azok aránya, akik törekedtek arra, hogy biztosítsák a távmunka lehetőségét, míg öt évvel korábban még csak valamivel több, mint felük értett egyet azzal, hogy munkatársaik otthonról is elláthatnák feladataikat. Aztán 2020 márciusában ez már nem csak egy elméleti kérdés volt: a hazai cégek – ahol csak meg lehetett oldani – egyik pillanatról a másikra állították át működésüket teljes vállalati szinten távoli munkavégzésre. Most, a fokozatos visszatérés időszakában a vállalatoknak újra kell gondolniuk a szervezeti működésüket, és hosszú távon is állást kell foglalniuk a home office intézményével kapcsolatban.

Évek szervezeti változásai hetek alatt

Ahogyan a fenti számokból is látszik, a most tavasszal, néhány hét alatt lezajlott változások normál esetben évek alatt alakultak volna ki. Most azonban a koronavírus terjedése miatt lépéskényszerbe kerültek a vállalatok.

„Az elmúlt hónapok felgyorsították a munkaerőpiac átalakulásának folyamatát. A lezajlott változások vélhetően organikusan is megtörténtek volna, de most a kényszerpálya hatására sok évet léptünk előre az időben. Számos cég éles környezetben próbálhatta ki a vállalati szintű távoli munkavégzést, tudatosabban használnak online kollaborációs eszközöket és a kultúra részévé vált az új működési modell. Mindez alapjaiban írhatja át a korábbi rutinokat és ezzel együtt megváltoztatja az infrastrukturális igényeket is” – mondta el Tüzes Imre, a Profession.hu üzletfejlesztési vezetője.

Az iroda szerepét költségcsökkentési szempontból is érdemes lehet újra gondolnia a cégeknek. A szakértő szerint előfordulhat, hogy hosszú távon érdemesebb a távoli munkavégzést fejlesztő technológiai beruházások felé fordulnia a vállalatoknak. Így elegendő lehet egy, a korábbinál kisebb irodát bérelni, ahol a fix munkaasztalokat felváltja a helyfoglalási rendszer.

Hibrid szervezetek: iroda és home office felváltva

A távolságtartási szabályok betartása miatt sok vállalat hibrid szervezetté válik: a munkatársak csoportokban, felváltva dolgoznak otthonról és az irodából. Így előfordulhat, hogy bizonyos kollégákkal csak online egyeztetnek további hosszú hónapokon át. Ez a félig online térben, félig személyesen fenntartott kapcsolat új munkaszervezést, a korábbiaktól gyökeresen eltérő működésmódok kialakítását igényli a vállalatoktól.

A dolgozói elégedettség, a közösségi élet fenntartásának kérdése is komoly feladat elé állítja a vezetőket és HR osztályokat, új megoldásokat kell kifejleszteniük, hogy az egymással ritkán találkozó kollégák is egy csapathoz tartozónak érezzék magukat. A vezetőknek „többet kell adnia, jobban kell látszania” – fogalmaz dr. Szvetelszky Zsuzsa, vállalati kommunikációs szakértő és szociálpszichológus.

Nem futunk össze véletlenül egy kávéra

„A digitális tér egyik sajátossága, hogy a véletlen, mint olyan, egyszerűen nem létezik a keretei között: a munkavállalóknak nincs esélyük összefutni a teakonyhában, vagy váltani néhány szót spontán a folyosón. Az informális kapcsolódások eltűntek, hiszen akár telefonhívásról, akár videós megbeszélésről van szó, szándék húzódik mögöttük; úgy is fogalmazhatunk, hogy az informális helyét teljes egészében a formális vette át. A kapcsolatokért tennünk kell, másban nem bízhatunk” – folytatja a vállalati kommunikációs szakértő. Szerinte önmagában már ez a változás is komoly hatást gyakorol a munkahelyi kapcsolatokra: a szoros szorosabb lesz, a laza pedig vélhetően lazább.

Mivel a munkahelyek többségében a home office-ból csak fokozatosan térhetnek vissza a dolgozók a korábbi keretek közé, ezért a vezetőknek érdemes arra is hangsúlyt fektetniük, hogy minél változatosabbá tegyék az online találkozókat: „Ezek lehetnek négyszemközti megbeszélések, triádok vagy csoportmegbeszélések – mindegyik másképp hat, más impulzusokkal szolgál a résztvevők számára. Különösen ajánlott élni ezekkel abban az esetben, ha a munkavállalók egy része már az irodából dolgozik, míg a másik tábor még otthon marad” – egészíti ki a fentieket a szakértő.

És ne feledkezzünk meg arról a közös élményről sem, ami a munkahelyi közösségek kollektív tudatába észrevétlenül épült be: „Hogy hogyan mesélik majd el egymásnak a munkatársak a megéléseiket, hogy a szervezeten belül mit gondol az egyén erről a helyzetről, az nem pusztán érdekes, de árulkodó is lesz. A visszatéréskor a vezetők elsődleges feladata annak feltárása és megértése, hogy a történtek nyomán milyen érzelmi változások zajlottak le a munkavállalókban, aszerint ugyanis, hogy hova is vitte el őket ez a tapasztalás, új vezetői stratégia kialakítására is szükség lehet. Az igazán jó vezetők ennek alapozását már most, az átmeneti időszakban megkezdhetik” – tanácsolja a vállalati kommunikációs szakértő.