Elsősorban a vezetőn múlik a nyugodt nyár?
Mindenkinek szüksége van pihenésre, regenerálódásra, nyaralásra. Azonban egy-egy rosszul időzített szabadsággal, nem átgondolt helyettesítéssel olyan problémák is felmerülhetnek, melyeknek következményei az üzleti teljesítményre is kihathatnak. A felelősség elsősorban a vezetőké, legalábbis így látja Simonyiné Tóth Judit, a Simonyi & Tóth Személyzeti Tanácsadó Iroda vezetője, aki szerint minden cégvezetőnek rendelkeznie kell átgondolt tervvel a kollégák szabadságolásával kapcsolatban.
„A legfontosabb vezetői feladat, hogy legyenek kristálytiszták a szabadságra vonatkozó szabályok, utasítások. Természetesen figyelembe kell venni a Munka törvénykönyve szabályozását is. Vagyis hogy minden dolgozó tudja, mikor, hogyan, kinek kell lejelentenie szabadsági igényét, kivel kell megbeszélnie és megszerveznie a helyettesítést. Ha ebben nem egyértelmű a vezetés, nem világosak a szabályok, könnyen kialakulnak félreértések, nehezen kezelhető helyzetek, amelyek feszültséghez vezetnek, rosszabb esetben veszélyeztetik a működést” – mondta el a HR-szakember.
A munkavállaló felelőssége: aki előre szól, az tájékoztat, aki utólag, az magyarázkodik
A szakember szerint a vezetők felelőssége egyértelmű, de számos esetben a dolgozók is tehetnek arról, ha a nyári időszakban feszültség alakul ki a szabadságok egyeztetése körül. „Van persze olyan vészforgatókönyv, amikor önhibánkon kívül meg kell szakítanunk a szabadságunkat, de nagyon megalapozott indok kell ehhez, és kártérítési kötelezettség is terheli a munkaadót, ha visszahív minket” – mondta el Simonyiné Tóth Judit, aki szerint sokkal gyakoribb eset, amikor a munkavállalón múlik mindez, és a dolgozók csak magukat okolhatják, ha a tengerparton napozva kell fogadni a kollégáik stresszes telefonjait. „Mindezt a leggyakrabban azért, mert rosszul szerveztük meg a helyettesítésünket, nem szóltunk jó előre, hogy mikor megyünk nyaralni, vagy utolsó pillanatra hagytuk a határidős feladatokat.” A szakember szerint a megoldás az, ha mind a vezetők, mind a beosztottak összehangolt csapatmunkában gondoskodnak a helyettesítésről és az irodában maradt kolléga teljes körű felkészítéséről.
Hogyan alakítható ki a szabadságolási stratégia?
- Szabadság tábla: megtervezhetünk egy konkrét szabadságolási folyamatot is például úgy, hogy minden év elején készítünk egy ütemtervet, amelybe minden kolléga beírhatja a tervezett dátumokat, és össze is egyeztetheti azokat a többi kollégával.
- Tegyük egyértelművé az elvárásokat, és készítsünk szabadság-kézikönyvet: egy olyan iránymutatást, amely tartalmazza azt, hogyan állítsuk be a „szabadságra mentem” automatikus válaszüzenetet, a levél kötelező elemeit; egy átadás-átvételi formanyomtatványt a folyó ügyekről státuszjelentéssel, a szükséges elérhetőségekkel, mely területeken ki-kit helyettesíthet, vagy kik azok a kollégák, akik egyszerre nem mehetnek szabadságra.
- Kötelező szabadság: egyszerű, de szigorú megoldás, ha a vezetőként kiadjuk, hogy minden kollégának kötelező például július közepétől augusztus végéig kivennie a nyári szabadságot. Ez nem minden vállalat esetében valósítható meg.
- Határozzuk meg, kik nem mehetnek egyszerre szabadságra: figyeljünk arra, hogy mindig hasonló munkakörben foglalkoztatott alkalmazott végezze el a szabadságon lévő kolléga feladatait.
- Ügyeleti rendszer bevezetése: ha előre tudható, hogy csendesebb időszak elé néz a cég, vagy a szezonalitás lehetővé teszi, akkor az ügyeleti rendszerben való működés is megoldás lehet.
- Hozzunk be ideiglenes plusz kapacitást nyárra: időzítsük a gyakornoki programjainkat nyárra. Ez persze nem oldja meg a gyakorlott kollégák helyettesítését, de számos adminisztratív és egyszerűbb feladatot elvégezhet egy időben felvett és betanított gyakornok is.
- Munkaerő-kölcsönzés: bizonyos pozíciókban helyettesítsünk külső munkaerővel, stratégiaszerűen készüljünk fel előre a nyári munkaerő-kölcsönzésre.
- Gondolkodjunk előre: év közben is tartsunk meetingeket, ahol a kollégák megbeszélhetik, épp min dolgoznak, így mindenki naprakész lesz a másik munkáját illetően.
- Tervezzük meg és kivitelezzük az átadás folyamatát.
