Az átlagos irodai dolgozó naponta minimum 25 percet ingázik a munkahelyére az Egyesült Államokban, de gyakoribb, hogy ez szinte akár egy óra is lehet. A z európaiak átlagosan 45 percet pazarolnak el naponta életükből az otthonuk és munkahelyük közötti utazással, ami évente 180 órát, vagyis négy és fél munkahetet jelent.
Nálunk sincs ez másképp, a munkába és hazautazással a nap egy jelentős részét töltjük. Emellé jön még a készülődéssel töltött idő, plusz az az idő, amit az irodába érkezés után eltöltünk ezzel-azzal, de nem a tényleges munkával. Micsoda pazarlás! Egy csomó felesleges időt lehetne megspórolni, és termelékenyebben, költséghatékonyabban beosztani a napi feladatainkat a szakemberek szerint. Emellett rengeteg rejtett költséget, mint például autó karbantartás, bérletvásárlás, stb, megtakaríthatnánk. Ma már számos vállalat és szervezet felismerte, hogy a hagyományos irodai környezet helyett vagy mellett más módszerekre van szükség. Különösen igaz lehet ez a Magyarországon ma komoly problémát jelentő munkaerőhiányos környezetben, ahol ráadásul tragikusan alacsony a munkaerő mobilitási hajlandósága.
Vagyis alapvetően nehéz szakembert találni számos területen, főként egy vidéki vállalkozás esetében pedig külön kihívás az adott településre csábítani a kiszemeltet. Ha mégis jönne, az pedig a költségeket dobhatja meg olyan mértékben, ami egy kkv számára már kigazdálkodhatatlan. De nem is biztos, hogy szükség van rá.
Egy kisebb cégnek például egyáltalán nem feltétlenül van szüksége egy heti 40 órát helyben dolgozó informatikusra, grafikusra vagy éppen marketingesre – de nem is nélkülözheti teljes mértékben az ezen feladatok elvégző szakembereket.
Ilyen típusú munkákra és feladatokra nyújthat megoldást a virtuális munkaerő. Az elmúlt évtizedben az Egyesült Államok cégeinek 44 százaléka keresett virtuális munkaerőt, vagyis olyan kollégát, aki be sem teszi a lábát az irodába. A tengerentúlon kezd látszódni egy új tendencia, a munkaadók kezdik látni a virtuális munkatársak termelékenységének pozitív hatásait. Ám amíg az eredmény jól hangzik, a megvalósítás döcögős.
A munkahelyi kultúra
Az üzleti siker egyik kulcsa a munkahelyi kultúra, az, hogy a munkatársak együtt, azonos értékek mentén működnek. Bár úgy érezhetjük, ez a távoli munkatárs esetében lényegtelen kérdés, muszáj, hogy valamilyen módon bevonjuk ezeket az embereket is például a jutalmazás rendszerébe, illetve, hogy átadjuk a cég vízióját.
Egy virtuális munkahely nem kapcsolódik annyira szorosan a szervezethez a mindennapokban, ezért a távolról dolgozó munkatársak esetében bevállt jutalmazási módszerek (például jobb parkolóhely vagy nagyobb iroda, stb.) számára nem jelentenek semmit. Ha viszont nem kapnak az előnyökből úgy érzik majd, a körön kívül rekedtek. A vállalatnak így arra is figyelnie kell, hogy a hagyományos irodában dolgozókat és a távoli munkatársakat egyaránt ösztönözze és jutalmazza.
Nagyon fontos az is, hogy a távolról dolgozó kolléga is része maradjon a cégben zajló szociális interakcióknak. Az írott kommunikáció is segíthet ebben a spontán kommunikációt lehetővé tevő chat alkalmazásokkal. Egészen más, ha mindenről e-mailt kell írni, mint ha egy gyors fél sorral is meg lehet beszélni valamit. De nagyon fontos az is, hogy az értékelésből ne maradjon ki valaki csak azért, mert nem ül az irodában. A visszajelzés itt (is) nagyon fontos!
Az, hogy mennyire válik a cég részévé a távolról dolgozó kolléga, nem kis részben a vezetőn múlik. Ha ő „outsiderként” tekint rájuk, nem bízik benne, hogy tényleg szívvel-lélekkel végzik a rájuk bízott feladatot, a többi munkatárs sem fogja befogadni őket, ez pedig a kirekesztés negatív spirálját indítja el.
Pontos feladatkörök
A távolról dolgozó kollégák esetében mindenki másnál fontosabb nagyon pontosan lefektetni a feladat- és felelősségi kört és azt, hogy kitől érkeznek a feladatok és kinek kell továbbadni azokat, ha az illető munkatárs végzett a saját részével. Pontosan rögzítsük a kontaktok nevét is – e-mail, telefonszám –, hogy ha valami kérdés felmerül, arra azonnal és könnyedén választ lehessen találni. Így elkerülhetjük, hogy feladatok süllyedjenek el a kívülről és az irodából dolgozó kollégák közötti „résben”. (Amelyekre jó esetben véletlenszerűen fény derül, ha egész nap egymás mellett ülnek a kollégák.)
A munkahelyi szabályokat nyilvánvalóan sokkal könnyebb úgy érvényesíteni, ha valaki fizikailag is jelen van a munkahelyén. De a szabályok megléte és betartatása ugyanilyen fontos egy virtuális munkaerőt tekintve is. Azonban pontosan ugyanazok a módszerek nyilván nem fognak működni. A cél ugye a termelékenység, hatékonyság növelése, ennek megfelelően érdemes átgondolni a szabályokat is. Például nem biztos, hogy a minden percben való rendelkezésre állást kell elsődlegesen fontosnak tekinteni, sokkal inkább az időre elvégzett munkát. Ha viszont mégis azt szeretnénk, hogy pontban 9-kor mindenki bejelentkezzen, érdemes valamilyen csoportos chat alkalmazás használatát bevezetni, ahol minden reggel úgy kezdhető együtt a munka, mintha csak egy térben ülnének a dolgozók. (Persze a dress code sem értelmezhető elvárás, ha valaki otthonról dolgozik, ugyanakkor mégis érdemes otthon sem pizsamában nekiülni a munkának.)
Eszközkiválasztás
Ahhoz, hogy tényleg nagyobb hatékonyságot várhassunk el a távolról dolgozó kollégától nagyon fontos, hogy megfelelő eszközöket biztosítsunk a munkához. Sok szoftver áll már rendelkezésre ahhoz, hogy a virtuális munkatársunk gördülékenyen tudjon kapcsolódni a rendszerünkhöz, hogy könnyedebben tudjuk irányítani, ellenőrizni a munkáját. Információs rendszerek, megosztott meghajtók, felhő alapú rendszerek, mind- mind hasznos és eszközök és érdemes követni az elérhető újdonságokat is. A kínálat óriási, de nem kell megijedni, nem lesz szükség mindenre. Amire viszont igen, hogy pontosan gondoljuk át a munkafolyamatokat, ennek alapján tudjuk majd megítélni, hogy melyek a mi cégünk és kollégáink számára optimális megoldások.
Mielőtt élesben átállítanánk a céget arra, hogy virtuális kollégákkal dolgozunk, próbáljuk ki a folyamatokat! Tulajdonképpen ez a zökkenőmentes működés veleje. Teszteljünk le mindent, ne csak a technikai eszközöket! Munkatársaink egy része dolgozzon úgy, mintha távoli munkatárs lenne, majd értékeljék ki a folyamatokat. Tényleg megfelelően átmegy az információ? Ha először teszt-üzemben, mindent duplán ellenőrizve próbálunk ki, időben kiütköznek a hibák, a hiányosságok. Tehát a teszt, eredmények, a kiértékelés hármasa a megoldás kulcsa arra, hogy a későbbiekben már csak apró simításokra legyen szükség.
